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表格填写规范教程

制作时间：1

2018年03月22

日

表单规范填写

目录

◆目的

◆适用范围

◆职责

◆过程要求

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目的：

1、 规范质量记录的标识、收集、编目、借阅、归档、存贮和处理。

2、 确保质量记录的有效性和完整性

3、 提供产品质量可追溯性，以证实产品与归档要求的符合性以及质量体系运行的有效性。

适用范围：

所有使用的点检，保养、检验记录以及报表表单。

职责：

1、质量部制定质量记录管理程序，监督各部门记录管理状态，以保证质量活动的可追溯性。

2、各部门文档管理员负责监督各职能部门的质量记录的使用、传递、归档和保管。 3、各部门负责人负责确定并策划本部门质量记录的产生、收集。使用与保管；审核质量记录的真实性、审核质量记录的有效性和完整性。

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4、记录人员应保证记录的真实性、准确性和规范性，并及时按规定程序传递。

5、文档员负责质量记录的归集、分类、编目、保管，对采用计算机贮存的记录应予备份。

过程要求： 1、 字体颜色

a） 在正常填写表单时（含签名）仅允许使用黑色签字笔或黑色圆珠笔。

b） 在凸显异常时仅允许使用蓝色签字笔或蓝色圆珠笔。

2、 日期格式

a） 表单上设置好的日期栏必须填写日期，不可空置。

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b） 表单上未明确设置日期栏时，在签名后须填写日期。

3、 日期统一格式：年-月-日。年份要写完整。例如：2013年11月3日应写为

签名、字符、符合的格式

a） 表单需要签名时，主管级及主管以下级员工须以正楷格式填写中午全称，易于辨识。

b） 表单内填写的文字，数字，字母等，须工整易于辨识。

c） 表单需填写符合（“√”“×”）时，必须按照表单的备注规定要求填写，符合必须工整规，不可擅自填写和创造非规定的符合。且必须填写在栏目居中处，不能超出表单格式框线。

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