办公自动化的发展对文秘工作的影响

论办公自动化的发展对文秘工作中的影响

摘要：办公自动化是有效的利用计算机网络功能与现代办公相结合推陈出新的办公方式。最大程度实

现文秘工作的效率化、成本化以及智能化。但是，在享受一种新型办公方式的同时又会给文秘工作环节带来哪些我们没注意到的正负影响。本文着力探究办公自动化的发展对秘书工作的正负影响，首先要了解办公自动化以及其特点；在与实际相结合阐述办公自动化的发展给文秘工作带来的冲击。

关键词：办公自动化；文秘工作；正负影响；方法

引 言

随着计算机普及和网络的发展进步,各个领域工作中处理的信息量大增,市场经济正不断向集约化、现代化、网络化迈进,在这种背景下,传统文秘工作因存在许多弊端而无法满足现代办公的需求。办公自动化作为一种可以有效提高工作效率和质量的科学应运而生，在当今的文秘工作中发挥了巨大作用。

当代秘书工作越来越趋向于办公自动化。随着信息技术的发展与整个国家经济信息化

[7]的深入发展,计算机及网络等现代信息技术越来越广泛地应用于各行各业。秘书是以收集

资料、研究政策、反映情况、提供咨询及草拟文件等方式开展工作的。 办公自动化的出现使秘书工作发生了前所未有的变化。 对文秘工作而言，办公自动化的内涵是办公室文秘人员利用先进的计算机技术、通信技术、信息技术和软科学技术，通过各种办公设备和人机信息系统来完成领导交办的任务和职能部门与教学部门之间的联系工作。 它的实现使高校办公室秘书人员的工作流程规范化、标准化，提高了工作效率，促进管理工作的改革，但同时它的消极影响也值得我们关注。

1.办公自动化基本内容及发展趋势

1.1办公自动化基本内容

办公自动化（简称OA即Office Automation）是一门综合性技术；它能不断使人们的部分办公业务活动物化与人以外的各种设备，并由这些设备与办公人员构成服务与某种目标的人机信息系统。

（1）[4]文字处理。包括文件的输入、编辑、修改、合并、生成、存储、打印、复制和印刷等。通常由文字处理机、智能复印机和电子照排轻印刷设备等来完成这项任务。

（2）文件管理。包括文件的登记、存档、分类、检索、保密、制表等，一般通过建立公用的或专用的分布式关系数据库系统来实现。

（3）行政管理。包括图表生成、日程安排、工作计划、人事管理、财务管理和物资管理等，主要依靠计算机的图形系统、数据库和各种应用软件来实现。

（4）信息交流。OA系统主要是通过电子邮件和电子会议等方式交流信息，已从采用电话网、用户电报网、计算机网发展到采用综合业务数字网。

（5）决策支持。OA系统可配置决策支持系统(DSS)和群体决策支持系统(GDSS)。 （6）图像处理。包括用光学字符阅读器直接将印刷体字母和数字输入计算机，用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机。有的OA系统配置图像处理系统，它具有图像识别、增强、压缩和复原等功能。因此，办公自动化在现代文秘工作中有密不可分的联系

1.2办公自动化发展趋势

[9]

根据全国办公自动化规划会议的安排，我国办公自动化要分三个阶段进行：第一阶

段（准备阶段）：同行试点，探讨我国办公自动化的基本模式；第二阶段（开创模式）：简历一批高水平的办公自动化系统，做好标准化工作；第三阶段（走向成熟阶段）：建立自上而下的办公自动化网络系统。

（1）工作环境网络化。政府、机关内部、企事业单位等办公室要四通八达，且要与办公设备构成局域网，办公室与世界各地连成广域网，使其成为纵横南北，连贯东西的自动化网络系统，形成一个地球村，共享形形色色的资料信息。

（2）信息载体无纸化。高新技术应用于办公用品制造，产生大量磁盘、光盘、u盘等新型信息载体，储存量大，轻便小巧，可随意放大缩小，便于阅读和复制，逐步减少或取代办公用纸，实现信息载体无纸化。

（3）办公室无人化。办公室自动化发展的方向，是尽量用自动化设备取代手工操作。不仅文件的撰写、印制、储存、检索、收发、传输等，可全部交给办公自动化设备处理，甚至统计、财务、协调管理等工作，都可通过办公自动化系统来调节。当然，办公室的无人化是未来发展的趋势，现在的办公室只能达到半自动化，在工作实践中逐步实现。

（4）设备机件智能化。设备智能化实现办公自动化的关键。设备智能化，是指办公室的机器能模拟人脑思考的功能，安排和处理各种公务活动。

2.办公自动化发展对文秘工作的正面影响

不同时代不同统治者都需要通过某种方式让被统治者了解自己想法，逐渐的积累形成文化，一个国家的法律、方针、政策。工作载体也随之改变，由原来的原始社会的打结记事转变为文字记事，也由原来的甲骨文、竹简、布变为纸张一直到现在的虚拟文字。办公自动化将繁杂、纠结的事物变得简单，只需手指轻轻一点一切尽在掌控之中，劳动力大大减少，效率提高，操作简单。

2.1提高文秘工作效率

[1]

文秘工作是以为领导决策及其实施和领导机关工作运转服务为宗旨，通过办文、办

会、办事等工作为领导者提供参谋、铺助性服务的活动。文秘工作的主要内容：撰拟公文、办理公文、办理会务、调查研究、信息工作、督察工作、协调工作、信访工作、公务接洽。其工作对象具有复杂性和多变性的特点，办公室要收到各种不同的文件，这些文件需要文秘人员及时、准确无误地传给领导批阅，并根据领导指示向下发至各个部门及时落实文件内容或是精神。 在传统的方法中，步骤繁多，一些文件到了领导手中已经过期。 而采用办公自动化，秘书人员可以在扫描上网后，利用特定的办公软件发送给领导。 这样，即使领导离开办公室，也可以在异地对文件进行浏览、批示，不会造成时间的延误，极大地提高了工作效率， 同时秘书人员可以对文件进行规范化的管理，方便查阅和最终的电子归档，提高了秘书人员的工作质量。

科学技术的迅速发展为办公管理现代化创造了物质条件，秘书可以借助各种先进的设备和技术（计算机、复印机、传真机、扫描仪、数据传输网络等）开展工作，传统的纸笔起草、修改、抄写、打字、校对、修改等繁琐的过程被键盘操作、屏幕编辑和自动打印等现代化手段取代，拥有这些现代化机器的帮助文秘人员主观能动得到提高，自然工作的效率必然提高。

2.2增加存储优化管理

文秘工作是机关工作中各种信息的主要集散地，上下左右，四面八方的信息都在这聚拢，拥有[3]“信息库”和“资料库”的美称。信息的大量集聚单单靠手工操作，远远无法达到信息的更新速度，而且各类文件的[2]立卷归档，以手工编制检索，步骤繁琐且易丢易出错，查找也不方便。计算机虚拟内存，其微小的空间能高密度记录数以万计信息，根据你所需信息的关键字轻易检索。你可以根据自己的需求将不同种类、性质的信息分别放置于相应的硬盘中，优化信息的管理节约时间、空间。秘书也可以方便快捷地利用这些手段搜索到大量的有效信息,深入开展调查研究,协助做好工作活动中的分析、判断、预测,高节奏、高效率地为领导提供服务,更好地发挥助手作用。

另一方面，档案保管工作强度也将减轻。档案信息的载体主要是纸张，字迹是采用黑色墨水，但不适的温湿度，光照，灰尘，水，虫，鼠等都会造成档案的损害，纸张都用自己的使用寿命无法满足社会各方面对档案信息长远利益的需要。电脑中虚拟内存存储量大而且可以使用光盘、硬盘、u盘等移动存储产品导出所需信息放置库房中，存放空间小，保管方便无需繁琐的注意事项，减轻管理强度。

2.3促进办公室改革

办公室的改革分为硬件，软件两方面。硬件是指我们所能看的办公设备，用电脑、键盘、传真机、投影等逐渐取代笔纸以及距离带来的不便。[8]办公室不在拘泥于狭小的空间，办公自动化支持移动办公和异地办公，让工作人员从桌面解放出来，不受时间和空间的限制；软件则是运用网络和计算机，铺助文秘工作尽善尽美，推进办公室管理的现代化、决策的科学化、和业务的标准化，还能节约纸张节省经费。

实现办公自动化的过程，也就是促进办公室管理工作改革的过程。 实现办公自动化后，可以实现时间管理自动化。 员工的考勤不必要浪费时间签到、点到，利用指模轻轻一点就能清楚了解每天考勤情况，方便管理且不能投机取巧。电子日程表和电子备忘录可以在两三分钟之内安排好一个会议，还会巧妙地解决同一段时间中多人参加的多种会议，轻易地应对大量会议改期或撤消等情况；能及时地发出信号，提醒人们不要错过会议或迟到；还能科学地调配会议室、交通工具和其他服务设施。

2.4文秘人员素质和思维的转变

当前社会最需要的人才是能力型非学习型。文秘人员做好相应工作，不再是打打电话，抄抄写写就能办到的，智力方面的增多，新增加的内容对文秘人员的综合素质和业务素质有着新的要求。服务性行业是发展最快也是覆盖地区最广的行业。随着办公自动化信息技术的发展，文秘人员的服务方式也变得多种多样，本着三服务的精神尽心尽责的服务领导