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后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6.案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第十四条 公司要建立健全各项档案管理制度，列入公司的经济责任制体系，并制定严格的奖惩办法。
第十五条 各部门保管文件的档案范围及相关规定
1.各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档，其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件，原件交由公司档案室存档管理。
2.各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理，不设置专职岗位。需各部门的档案管理自行安排。
a）部门存档文件的范围：
1.部门例会纪要、业务函件、往来文件。 2.客户业务信息、资料、销售报表。 3.公司及各部门的规章管理细则。
4.原始财务资料、会计凭证、账册、财务报表、月度年度财务报表、薪酬发放、不动产所有权及其它债权凭证等涉及公司财务方面的文件档案由财务部保管。
b）文件档案分类整理保存 第十六条 档案分类
行政部负责文件档案要的分类、归档、整理、编写检索（清单）、保存、调阅使用。
1.根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制公司文件档案分类编号方法
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2.分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。 3.常用的分类方法有：（1）按工程项目分类；（2）按专业性质分类；（3）按组织机构分类；（4）按时间分类。可按文书的性质分类，可分为橱窗大类别，再从大类别下分到小类别，再从小类别细分种类、年份等。
4.文件档案要根据内容及重要性分为“普通”与“加密”两大级别。“加密”还分为绝密、秘密和机密三类。不能随便以个人名义或是部门名义查阅及调阅的文件属于加密的文件，其重要性归档文件时自行确认。
第十七条 档案编目：要编制档案总目录、档案分类目录。 第十八条 档案管理人员职责
1.按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2.按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3.工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 第十九条 档案保管
1.接收档案必须认真验收，并办理接交手续。
2.存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。 3.要定期进行档案室的清理核对工作，做到目录、文档相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，档案室的档案因移交，作废、遗失等注销时，要查明原因，保存依据。
文件档案保存期限：
①永久保存：(1)公司章程；(2)股东名册；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权及其它债权凭证；(8)工程设计图、建筑档案、设计档案、技术图纸；(9)其它经核定须永久保存的文书。
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②10 年保存：(1)预算、决算书类；(2) 人事档案、会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其它经核定须保存10 年的文书。
③在目前公司文件档案建制初期，不涉及文件档案的清理销毁，相关规定另行规定
第二十条 人事档案的归档 一、内部人事基础档案的建立
在员工入职一周内建立统一的基础档案，基础档案包括： 1.应聘申请表，要求各项已填写完整（含一寸免冠彩色照片）； 2.面试评价表；
3.体检结果或身体健康等证明； 4.身份证查询记录； 5.身份证复印件； 6.学历查询录；
7.学位、学历证书复印件； 8.职称查询记录； 9.职称证书复印件；
10.专业技术等该岗位所需要的相关证书复印件； 11.个人简历； 12.薪酬福利确认书； 13.离职证明。
达到上述要求的人员资料方可归档，建立内部人事基础档案，形成内部人事档案袋。
二、内部人事后续档案的归档
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在员工的内部基础档案建立之后，根据个人的异动（调动、转正、调薪、离职等）、绩效管理、培训、职业生涯规划和满意度调查及奖惩等分别由各专业模块负责人建立内部人事后续档案，并在规定的时间集中移交给人事档案指定管理人人事专员。
（一）异动
当调动、转正、调薪、离职等异动发生时，人事专员于各项手续办理完毕的当日把相关手续归档，装入员工内部人事档案袋，并做好目录的填写。
异动档案包括：
1.调动：员工异动审批表、异动手续汇签表、任命通知、管理人员任命试用期转正审批表、管理人员任命试用期考核评定表；
2.转正：转正申请书、管理人员试用期考核评定表、管理人员转正审批表、员工试用期考核评定表、员工转正审批表、面谈记录；
3.调薪：员工薪酬调整审批表；
4.离职：离职申请表、面谈记录、工作交接记录、离职手续汇签表。 （二）绩效管理
依据公司的绩效管理制度，目前的绩效考核周期为周度、月度、季度和年度。因此，人力资源部绩效管理负责人应按照月度、季度和年度及时收集各部门员工的绩效考核评价表，并结合人力资源的相关分析和总结一起归档，形成绩效管理档案。并于年末集中移交给人事专员，分别装入员工内部人事档案袋，形成员工的绩效管理档案。
绩效管理档案包括：
1.周度、月度、季度、年度绩效考核评定表 2.其他
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（三）培训
外训及内部的公司级培训、行业线培训和跨部门培训由人力资源部培训负责人负责收集、整理培训记录及相关总结，形成公司培训档案并于年末集中移交给人事专员，其中员工培训记录（包括培训项目、培训学时、培训费用、培训协议等记录）装入员工内部人事档案袋，形成员工培训档案。
部门内的培训由部门培训接口人负责收集整理和归档，形成部门培训档案，并于年末集中移交给人力资源部培训负责人由其移交给人事专员。人力资源部培训负责人定期稽核检查部门培训档案。
第二十一条
（一）公司培训档案包括： 1.培训签到表； 2.员工培训课前调查表； 3.培训效果调查问卷； 4.培训总结；
5.部门培训档案管理工作稽核检查记录； 6.内部讲师推荐表； 7.内部讲师资格评审表； 8.内部讲师半年考核表。 （二）部门培训档案包括： 1.培训签到表； 2.培训效果调查问卷； 3.培训总结。
（三）员工培训档案包括：
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