秘书资格常识知识：秘书的事务处理艺术文档

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General knowledge of secretary qualification: Secretary's transaction art document

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职业培训教育网为了帮助广大考生有效的备考秘书资格考试，更快捷的查找到秘书资格考试复习资料，特整理了秘书资格复习资料：秘书的事务处理艺术，希望对大家有所帮助。

某大公司人力资源总监张先生说：老板对某些秘书在工

作中的拖沓、松懈、低效作风确实感到难以容忍。他们需要的是工作井井有条，在办公室一呼即应的秘书;是在工作紧张时能自愿加班而毫无怨言的秘书;是用脑多于用手、善于管理时间，而不是整天忙忙碌碌、穷于应付而毫无成就的秘书。

（一）加强纵横两方面的密切联系 （二）把握事务处理的先后次序 1.事务工作系统分析法

2.用\法来检查现行事务处理系统的的合理性。 这\法的含义为：

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（1）why（为什么）--这是探求现行办法必要性的起点。就个别事务而言，要考察其处理方法是否合乎领导要求与企业目标，就整体事务而言，要分析这一系统是否合理，科学。

（2）what（做什么）--这是研究现行工作的每一具体内

容，重点分析这些内容与目标间的联系。

（3）where（何地做）--这是研究现行事务处理的空间

位置及相互关联性问题。

（4）when（何时做）--这是指对工作时间的分析，一是

时机上是否合适，二是时间长度是否合理。 题。

（6）how（如何做）--这是指方法分析。如何做最好?有（5）who（何人做）-一这是指事务处理中的人员定位问

何注意事项?有无更好的做法等等。

3.用\分析法\来理顺事务处理的先后顺序。

\分析法\是重点分析法的一种，它强调对一切事务应

有根据其价值的不同而有不同的努力程度，以合乎经济原则的观念。\法\又叫\主次因素排列图\或\巴雷特图\法，它有两个纵坐标、一个横坐标、几个矩形图和一条曲线组成。左边

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的纵坐标表示频数（具体数量），右边的纵坐标表示频率（以百分比表示），横坐标表示各种要素，主次因素图的习惯用法是把累计百分数分为三类：0-80%为a类，80-90%为b类，90一100%为c类。

试以某公司秘书事务处理系统进行分析：我们将该秘书

所处理的事务概括为五大类：文书，会务，接待交际、临时交办、常规工作（办公室布置与整理、通讯、领导日程管理，档案管理等）。经统计，一月之中，该秘书所处理的各类工作时间为：文书3800，会务2180，交际接侍1020，临时交办1900，常规工作1870，总计10790分钟。各类工作占全部工作时间的比重为;文书35.4%，会务20.2%，交际接待9.45%，临时交办17.6%，常规工作17.35%，累计100%。

画出前述坐标图，将各类工作按比重从多到少，顺序在

坐标上画出矩形图，然后，再标出各类工作时间的累积数，最后将累积数的坐标点连接起来，就得到了累积频率（百分比）的折线.

（三）妥善管理工作时间

1.确立时间的资源观与效率观。 2.学会时间诊断和制作计划。

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