采购订单管理标准

采购订单管理标准

1 目的和适应范围

为规范采购行为管理，加强采购过程控制，确保物料、半成品适时适量的供应生产，特制定本标准。

本标准适用于《采购订单》的管理。 2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

Q/XXX JZ001 订单模板及报料单编制办法A00 Q/XXX WG001 生产计划单审核及收发制度

Q/XXX GG007 标准化文件编制、发放、实施、修订标准 Q/XXX GG010 标准化稽核、考核办法 工作责任追究管理规定 3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。 3.1 采购订单（附录A）

《采购订单》是指公司依据产品的用料计划和实际能力以及相关因素，制定切实可行的采购计划，并以《订单订单》方式下达至供应商执行，在执行过程中对《采购订单》进行跟催，确保适时适量为生产部门（含生产部、注塑部）输送合格的物料、半成品。 3.2 下单

下单是指选择合适的供应商，以核定的最终采购价格，在系统中开具形成《采购订单》。 3.3 跟催

跟催是指依据系统中已开具形成的《采购订单》，通过日常提醒与催促，确保供应商依据《采购订单》内容或要求落实执行。 3.4 变更

变更是指对系统中已开具形成的《采购订单》的内容或要求执行变动和更新。 3.5 结案

结案是指对系统中已完成的《采购订单》或变更的《采购订单》进行结束或终止。 4 权责

4.1 技术部技术员负责依据《外销生产计划单》（见“Q/XXX WG001”中表单）要求编制产品《报料单》（见“Q/XXX JZ001”中表单）。

4.2 采购部采购员负责依据《报料单》在系统中开具形成《采购订单》。

4.3 采购部采购员负责依据《采购订单》跟催供应商物料、半成品生产进度和交货情况。 4.4 采购部采购员负责在需要时执行系统中《采购订单》的变更或更新。

4.5 采购部采购员负责超过交货日期1个月仍未交货的《采购订单》在系统中的结案。 4.6 采购部经理（副经理）负责监督《采购订单》的下单、跟催、变更和结案等管理过程。 5 工作流程 5.1 下单

5.1.1 采购部采购员在系统中开具形成《采购订单》的前提条件：

a） 能够提供所需物料、半成品的列入《合格供应商名录》的合格供应商； b） 核定的最终采购价格；

c） 接收核准的纸质《外销生产计划单》和系统中核准的《报料单》；

d） 切实可行采购计划，包括通用物料、半成品下单量和专用物料、半成品的备损量。 5.1.2 采购部采购员在获取上述条件后，应在系统中输入采购需求数据，开具形成《采购订单》，并将《采购订单》和《外销生产计划单》、《报料单》核对无误后，存入系统中提报采购部经理（副经理）审核。

5.1.3 采购部经理（副经理）应对系统中《采购订单》的正确性、完整性进行审核，审核无误后点击“审核”，系统中的《采购订单》将直接在页面上显示“审核”字样，表示《采购订单》已通过采购部经理（副经理）审核。

5.1.4 采购部采购员应将系统中显示“审核”字样的《采购订单》通过传真等方式提供给供应商，并在传真当日联络供应商确认接收情况和要求供应商回签《采购订单》。若供应商不确认回签，则原则上视同供应商默认《采购订单》。

5.1.5 下单物料、半成品涉及样品订单时，采购部采购员应依据技术部技术员提供的样品单需求落实上述操作；下单物料、半成品涉及环保要求时，采购部采购员应在《采购订单》中确认商品编码“-R”要求；下单物料、半成品涉及特别要求时，采购部采购员应在《采购订单》中备注相关细节。

5.1.6 采购部采购员应依据《下单进度表》（附录B）确保《外销生产计划单》涉及的所有《采购订单》100%完全在系统中输入生成，并经采购部经理（副经理）审核后发放给供应商生产。