** – QESC-17 版次: A/1
档案管理规定
2019-12-20 发布
2019-12-25 实施
**-QESC-17 档案管理规定 版次:A/1
1. 目的
对技术质量处和计划处的技术文件进行控制，确保及时进行整理归档保存，以便随时查阅；便于内部的档案资料的管理，实现产品档案资料的规范化和制度化。 2. 适用范围
本管理制度适用于设计院、EPC项目的产品、设备仪器、经营管理、生产技术文件、标准、产品过程控制中产生的质量文件、质量记录、产品验收阶段形成的资料归档工作。
2.1 产品类档案是指产品在设计、加工制作、安装、验收、采购等过程中形成的具有保存价值的工艺技术文件及相关资料。项目技术文件：技术图纸、顾客或设计单位提供的更改变更文件、来往函件、传真、技术协议、相关定额、工艺文件、会议纪要、技术交底形成的技术文件、生产过程中用于改进产品质量而编制的技术方案、依据技术图纸编制的转化图、竣工资料及公共资料等。 2.2 产品设计阶段形成的文件及资料：技术图纸、施工图纸、顾客或设计单位提供的更改变更文件、来往函件、传真、技术协议、产品工艺方案、工艺卡、构件图、零构件清单、会议纪要、技术交底形成的技术文件、生产过程中用于改进产品质量而编制的技术方案、工装图纸等。
2.3 产品加工制作阶段形成的质量文件及记录资料：原材料主材板质量证明书、原材料理化检验报告、主要控制点的质量检验原始记录等。
2.4 验收阶段形成的文件资料：过程安装检验记录、工程验收报告、产品出厂合格证、发货清单、第三方监理放行单。
2.5 设备仪器类档案：形成固定资产的设备仪器的工艺技术文件及相关资料。 2.5.1 设备仪器购置阶段：可行性研究报告、购置申请审批表、会议纪要、技术协议、合同、来往信函、到货开箱检查记录、验收单、随机文件资料(出厂合格证、装箱单、说明书及工艺装备图纸等）验收移交报告等 2.5.2 安装调试阶段：安装调试记录、试运行记录、验收报告等。
2.5.3 运行阶段：设备仪器安全操作规程、操作作业指导书、维修记录、事故记录等。 3. 引用标准
3.1技术质量处的项目负责人对本项目技术文件负责并及时存档。
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3.2项目负责人负责整理项目技术文件并及时归档。 4. 文件资料的收集及归档：
4.1 要确保每顶工程的产品档案竣工资料完整、技术文件齐全、标准、统一，处于受控状态，满足国家有关标准规定及客户或合同要求。
4.2 技术质量处负责每天收集生产过程中的质量检验记录，填写要规整，字迹清楚，并于每天下班前按照工程整理好后交到资料员处存档。归档的文件、资料必须正确、完整、清晰。每个工程的材料要单独存放，有一个专用的柜子。 4.3 图纸存放要扎边平放，并按照四号图纸大小折叠。
4.4 文件存档后要进行统一编号，并建立存档清单，以方便查找。
4.5 每年应对保存的资料档案进行整理，应有防虫、防潮等措施，并定期查看档案保管情况，确保其未受损。
4.6 职员因工作需要查阅档案资料，必须办理借阅手续，借阅时间不得超过一个月，外来人员不得查阅。
4.7 图纸的更改需由技术质量处的人员持“文件更改记录”与更改后的图、卡来进行相应的更换。
4.8 所有文件的保存时间应不少于25年，期满后由档案室报请技术负责人采取处置措施。 5. 归档文件分类 5.1 纸质版文件归档
建立纸质版文件归档目录，项目负责人归档时认真填写，文件归档时与资料一起移交档案保管员并要求档案保管员予以签字确认。
5.1.1 将外来文件（包含项目蓝图、设计单位提供技术规范、会议纪要、联络单等）设为一类文件统一存放在一个或者多个档案盒内，编号为“项目名称+项目编号+内容”，并将项目目前状态也存放在此类文件中，项目目前状态要求书面形式描述清楚。
对于项目目前状态书面形式描述的要求规定如下： 5.1.1.1 完毕已完全竣工的项目
项目目前状态描述为：项目发货完毕已完全竣工，并将此项目生产过程中出现的问题及注意事项详细描述。 5.1.1.2 一部分项目停工
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