文件归档管理规范 

文件归档管理规范

一、目的

为进一步规范公司文件管理，完善公司文件档案管理制度，确保公司文件具有统一编码，便于文件的识别、查询和控制，保证公司文件管理体系的有效运转以及确保文件资料的完整性，特编制本规范。 二、使用范围

适用于公司各部门归档文件资料 三、文件归档管理要素 1、文件夹统一分类编码 1.1文件夹编码格式：

HH/ X XX - XX - X

保密级别

文件明细码（如有） 文件类别码 部门代码 企业代码（禾合）

1.2文件夹编码参照表（如有更新需根据实际情况添加） 1.2.1 部门代码

部门 行政部 销售部 技术部 财务部 代码 A B C D 1.2.2文件类别码 A:行政部（待补充）

类别 （各部门）制度管理文件 人员管理文件 会议纪要 通知文件 其它管理文件 代码 01 02 03 04 05 B:销售部

类别 市场信息管理文件 出差管理文件 资质报告管理文件 招投标管理文件 项目管理文件 代码 01 02 03 04 Z

C:技术部（待补充）

类别 产品资料 培训资料 参会资料 代码 01 02 03

D:财务部（待补充）

类别 预算表 费用分析表 工资表 分月费用表（行政、销售） 月流水 代码 01 1.2.3 文件明细码 行政部：

类别 明细 员工考勤 培训相关 员工档案 02 周报、月报、年终总结 绩效考评 招聘简历 02 03 04 代码 01 销售部：

类别 明细 产品报价信息 市场调研信息 01 竞争对手信息 相关表格 出差申请 出差登记 02 出差报告 报销明细 项目费用报表 03 04 01 02 03 04 05 代码 01 02 相关表格 企业资质文件 收发文件登记 报告样本（标定报告等） 03 技术协议 合同样本 产品资料 其它 类别 明细 投标审批 标书购买材料 招标文件 04 投标文件 投标结果 保证金返还手续 调研报告 立项报告 出差报告 Z 技术协议 商务谈判、技术交流报告 采购合同 其它文件 06 01 02 03 04 05 06 07 代码 01 02 03 04 05 06 项目流水号+A 项目流水号+B 项目流水号+C 项目流水号+D 项目流水号+E 项目流水号+F 项目流水号+G 注：项目文件独立编码（Z）

2、文件名称格式统一

2.1出差申请：XXXX(年) - XX（月）- XXX（流水号）- X（类别码）

类别 市场调研 项目出差 招投标 节日拜访 参加会议 其它 代码 A B C D E F 需提交的出差报告 调研报告 出差报告 招投标结果反馈报告 拜访明细 会议报告 出差总结报告 注：出差申请与出差报告编码一致 2.2报销明细：报销人姓名+报销日期 2.3招投标：XXXX(年)XX(月)XX(月流水号)

注：每一个招投标编码是招投标项目所有分项的唯一编码 2.4周报、月总结、技术考题：提交人姓名+提交日期

3、文件保密级别

保密级别 绝密 机密 秘密 公开 代码 A B C 无 说明 需部门领导授权查看 文件处理过程中相关人员知悉 公司内部员工知悉 可对外公开