2.替换
如果在编辑文档的过程中，需要将文中所有的“Word”替换为“Word 2003”，一个一个地手动改写不但浪费时间，而且容易遗漏。Word 2003为我们提供了“替换”功能，可以轻松地解决这个问题。在文档中替换字符串的操作步骤如下：
(1)单击“编辑”菜单中的“替换”命令，或使用Ctrl+H快捷键，弹出“查找和替换”对话框。
(2)在“查找内容”文本框中输入“Word”，在“替换为”文本框中输入“Word 2003”，如图3-14左图所示，然后单击“全部替换”按钮，就可以将文档中的全部“Word”替换为“Word 2003”；如果使用“查找下一处”按钮，可以有选择地替换其中的一部分。全部替换完成后，Word 2003会提示你已经完成了多少处替换。 在“查找和替换”对话框中可以使用“高级”按钮对查找或替换的内容进行格式和特殊字符的设置，高级的查找与替换将在实验教程中加以介绍。
单击“定位”选项卡，如图3-14右图所示，在对话框中输入页号，单击“定位”按钮可以快速跳转到要浏览的页面。双击状态栏显示页码处，也会弹出“查找和替换”对话框的“定位”选项卡来快速定位文档。 3.3.7撤销与恢复 在输入和编辑文档的过程中，Word 2003会自动记录下最新的击键和刚执行过的命令。这种存储使我们有机会改正错误的操作。如果你不小心删除了需要的文本，Word 2003提供的“撤消与恢复”功能可以轻松复原文档。 1.撤销 如果你后悔了刚才的操作，可使用以下方法之一来撤消刚才的操作： (1)单击“编辑”菜单中的“撤消键人”命令。 (2)单击“常用”工具栏上的“撇消键人”按钮。 (3)使用Ctrl+Z组合键。 2.恢复 在经过撤消操作后，“撤消”按钮右边的“恢复”按钮将被置亮。恢复是对撤消的否定，如果认为不应该撤消刚才的操作，可以通过下列方法之一来恢复： (1)单击“编辑”菜单中的“恢复键入”命令。 (2)单击“常用”工具栏上的“恢复键人”按钮。 (3)使用Ctrl+Y组合键。
单击工具栏上的“撤消键入”或“恢复键人”按钮右边的下拉箭头，系统将显示最近执行的可撤消或可恢复操作的列表，撤消某项操作的同时，也将撤消列表中该项操作之上的所有操作。
3.3.8拼写和语法检查 Word 2003提供了拼写和语法检查功能，能进行中、英文的拼写和语法检查，大大降低文本输入的错误率，使单词；词语和语法的拼写准确性得到提高。
拼写和语法检查功能开启需要进行设置，设置的方法是：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在“拼写和语法”选项卡（图3-15）中分别进行拼写检查和语法检查的设置。将“键人时检查拼写”和“键人时检查语法”前的复选框选中后，单击“确定”按钮即可。
图3-15 “拼写和语法”选项卡 图3-16 “拼写和语法”对话框
当Word 2003检查到拼写和语法错误时，就会用红色波浪线标出拼写错误，用绿色波浪线标出语法错误。这些标出的波浪线不影响文档的打印，属于非打印字符。当然，有些特殊写法，如“ctrl+N”也会被、Word 2003认为是错误的，可以不用理会。
单击“工具”菜单的“拼写和语法”命令或单击工具栏上的“拼写和语法”按钮或者按F7键，均可以打开“拼写和语法”对话框，如图3-16所示，会标出系统认为错误的地方并提出修改建议。可以选择需要更改的地方单击“更改”按钮进行更改或者单击“忽略”按钮跳过此次检查。
如果单击“添加到词典”按钮，则将当前拼写检查中系统认为错误而你认为正确的信息加入到词典中，以后检查到这些内容时，Word会将其视为正确的，不再出现错误提示。
3.3.9自动更正
我们在录入文本过程中，经常会敲错一些单词或成语。Word 2003提供的“自动更正”功能可以自动改正用户键人文本时的错误。例如：当你错误地输入单词“teh”、“cna”时，会奇妙地自动更正为“the”、“can”；当你错误地把成语写成“顶顶大名”、“振耳欲聋”时，会自动更正为“鼎鼎大名”、“震耳欲聋”。“自动更正”功能可以大大提高工作效率。
1.设置“自动更正”功能选项 (1)单击“工具”菜单中的“自动更正选项”命令，打开图3-17所示的“自动更正”对话框：
(2)根据需要选定“自动更正”选项卡下的选项。 2.创建自动更正词条
在输入字符时，经常需要输A-些又长又容易出错的单词或者词组，如果将这些词条定义为自动更正词条，则在输入时省时省力叉不容易出错。系统中已经设定了上千条自动替换词条，下面我们就创建自己需要的自定义词条。
在图3-17所示的“自动更正”对话框的“自动更正”选项卡中创建自动更正词条。在“替换”文本框中输入“威职地址”，在“替换为”文本框中输入“威海科技新城初村北海威海职业学院邮编264210”，单击“添加”按钮完成创建。当你在文档中输入“威职地址”时，系统就会自动替换为“威海科技新城初村北海威海职业学院邮编264210”。
3.修改和删除自动更正词条
如果需要对原有的自动更正词条进行重新定义，可以对原有词条进行修改。方法如下： 打开“自动更正”对话框，并选择“自动更正”选项卡，在“替换”下选择需要修改的词条，在“替换为”文本框中输入自动更正词条名，此时，“添加”按钮变成“替换”按钮，如图3-18所示。单击“替换”按钮，即成功替换成新的自动更正词条名。
对于不再需要的词条，选中该词条后，单击“删除”按钮即可。 4.设置自动更正的例外项 如果有例外项不需要更正，如某些字母需要句首小写，有些单词术语需要前两个字母连续大写，希望Word能够予以辨认和忽略，则单击“例外项”按钮，在弹出的“自动更正例外项”对话框中输入不需要更正的词条，单击“添加”按钮即可。 3.3.10文档的查看方式 所谓视图，是指文档在Word应用程序窗口中的显示方式。Word 2003为用户提供了多种视图方式，以便于在文档编辑过程中，能够从不同的侧面、不同的角度查看所编辑的文档。视图方式的改变不会对文档本身做任何修改。 可以通过下列方式选择不同的视图方式：
(1)单击“视图”菜单，选择“普通”、“Web版式”、“页面”、“阅读版式”、“大纲”、“文档结构图”或“缩略图”等不同的视图方式。
(2)在Word应用程序窗口左下角有五个控制按钮，单击这五个按钮也可以快速实现不同视图之间的切换。
1.普通视图
普通视图是适合文本录入和编辑的视图方式，占用计算机内存少、处理速度快。页与页之间用一条虚线（分页符）分隔，节与节之间用双行虚线分隔，虚线中间注明分节符的类型，在这种视图方式下不显示页边距、百眉和页脚、背景等信息。
2.页面视图
在页面视图下，文档的显示效果与打印机打印输出的结果完全一样，在这种视图方式下，页与页之间足不相连的，可以看到文档在纸上的确切位置。页面视图可以正确显示页眉和页脚、分栏、批注等多种信息及位置，是Word默认的视图方式，也是使用最多的视图方式。
3.Web版式视图
在Web版式视图中，可以创建能显示在屏幕上的Web页或文档，可以看到背景和为适应窗口大小而自动换行显示的文本，且图形位置与在Web浏览器中的位置一致，即模拟该文档在Web浏览器上浏览的效果。
4.大纲视图
编辑几十页乃至儿卣页的长文档是一件很令人头疼的事情，而在大纲视图下，编辑长文档就变得轻松简单了。大纲视图中增加了“大纲”工具栏，可以利用工具按钮方便地编辑和查看文档的大纲，也可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织大纲。大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、分页和背景等文档信息，如图3-19所示。
5.阅读版式视图
单击“常用”工具栏上的“阅读”按钮或在任意视图下按Alt+B组合键，就可以切换到阅读版式视图下。阅读版式视图是新增的视图方式，隐藏了除“阅读版式”和“审阅”工
具栏以外的所有工具栏，使文档窗口变得简洁明朗，优化了阅读体验，如图3-20所示。
阅读版式视图中的文本采用Microsoft Clear Type技术自动显示，可以方便地增大或减小文本显示区域的尺寸，而不会影响文档中实际字体的大小。阅读版式视图中显示的页面设计是为适合用户的屏幕，并不代表在打印文档时所看到的页面。
要停止阅读文档时，单击“阅读版式”工具栏上的“关闭”按钮或按Esc键，均可以从阅读版式视图切换回来。
6.文档结构图
单击“视图”菜单中的“文档结构图”命令，可以显示出该文档的组织结构。
文档结构图分为左、右两栏，左栏显示文档的大钢结构，右栏显示文挡的内容。当单击左栏中的某个大纲标题时右栏中自动显示出该标题性的内容。在右栏中修改文章的段落结构，左栏中会马上进行大纲的调整。使用该功能，可以快速浏览、编辑长文档。需要说明的是：在文档结构图的左栏中只能显示文档大纲，不能进行编辑，要编辑文档大纲必须切换到大纲视图下。
7.缩略图
单击“视图”菜单中的“缩略图”命令，进入缩略图视图方式。在这种视图方式下，文档分为左、右两栏，左栏显示文档的缩略图，右栏显示文档的具体内容。当单击左栏中的某缩略图页面时，右栏中自动显示出该页的内容，为查看长文档提供了极大的便利。
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