外贸信函的写作方法及 

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外贸信函的写作方法及

1.外贸信函的概念

商贸英文书信在我国又称为外贸书信，它是指外贸公司(企业)及其人员在对外贸易活动中，与涉外企业及其人员之间相互往来的以商贸交往为内容的各种英文信件。广义上的商贸英文书信还包括电报、电传、明信片以及各种商务报告书、广告词等。商贸英文书信是外贸交往的重要工具，外贸人员不仅要懂得外贸英语，而且必须善于运用外贸英文与贸易伙伴进行书信交流。

与普通信件相比，商贸英文书信有其特殊的格式、固定的商业术语和特定的商业习惯用语。由于东西方文化的差异，它与中文书信在形式和内容上也都有很大的不同。因此，要写好商贸英文书信，除了要求撰写人精通英语，具有较高的商贸专业水平和政策、法律水平以外，还必须认真研究商贸英文书信的写作特点和技巧，即信封的写法和信内的信头、收信人名址、称呼、正文、结尾、签名等几大部分。 2.外贸信函的分类

外贸信函从功能、用途上可分为：建立商贸关系、寻求代理、查询信用、推销产品、询问报价、订购货物等数种。 3.外贸信函的结构

(1)信封。信封一定要写得准确、整洁，是写信封的基本要求。但英语和汉语在地址的写法上是截然不同的。

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英文信封的基本格式是(美国式)： THE TENTH NATIONAL BANK，Stamp 101 Wall Street， NEW YORK 5.N.Y.， U. S. via air mail Mr.Liming，

No 363，Renmin Road， Chong Qing，630000 China

这是英文信封的通常写法。按照中文习惯，则是这样的： 630000

中国重庆人民路363号： 贴 邮票 李 明 先生 收

美国纽约市第5邮区·华尔街101号第10国民银行寄

由上例可见，英文和中文信封写法的最明显的区别，是收寄信人的先后排列不同。英文信封是先在左上角写上寄信人的名址(这是美国式写法，英国式写法往往将寄信人名址写在信封的左下角。)，在信封正中写上收信人名址。在名址的排列顺序上，是先写收(寄)信人的姓名(名称)，第二行写住址的门牌号、街名，第三行写城镇名称及所在地区的邮政区码，第四行写州名、国家名称。我们所熟悉的汉语信封写法和这就大不一样了。需要注意的是，我国由国内发往国外的信件，邮电部门规定有统一的外函信封。其要求是，信封的正面写收信

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人名址，背面写寄信人名址。收信人名址应用英文书写，寄信人名址除国名用英文书写外，均用中文书写。

(2)信头。商贸英文书信与中文书信不同的一个特点是，在信纸的开头必须首先写上信头，即寄信人的名址和写信日期。而在中文信件中，这一部分是放在书信的末尾的。这是英文书信的固定格式。通常，信头写在信纸的右上角，先写寄信人名址(与信封上写法一样)，再写写信日期。但也有写在信纸正上方和左上角的。如： 例一：

150 Kensington Road

Brooklyn，New York 12②，N.Y.③

党组织负责同志：

         您好！          现有我单位职工        同志在思想上、政治上积极要求进步，并通过一年的入党积极分子培养，经支委会研究决定，拟于     年   月发展为中共预备党员。该同志与贵单位     

同

志

为

      关系，现请贵单位党组织将        同志政治审查材料

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及现实表现情况，以书面形式告知我单位。（证明材料格式附后）           谢

谢！

                                                                ××××党(总)支部

                                    年     月      日

诚致诸位教授先生：

本人教导高○○高二、高三的化学，他是84学年度数理资优甄试保送进入雄中。他在化学领域中有不断求知的精神与毅力。他学习态度积极主动，反应灵活快速，且能举一反三，具创造力。他的表达能力

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条理分明，课余时间亦能涉猎课外书籍以开拓视野。他上课十分专注，考试成绩十分优异，在校内外化学竞赛中也履传佳绩，例如：获得87学年度全国高中化学科能力决赛第二等奖。另外他在班上担任班长工作认真、服务热忱、颇富领导能力。

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他参加过台大医学营及北医医学营，对医学方面有浓厚兴趣，由於他志在从医，所以特别重视有机化学的部分，在课程进度尚未达到之前，就已经完全凭著自修的方式研读完高三下的有机化学，其求知的精神可见一斑。相信他在未来的学习过程之中，必能发挥出更大的潜力。故本人在此诚挚地向各位教授先生推荐高承楷，希望你们能给他这个机会，好让他一展抱负及长才。 敬颂

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