国际合作学院档案管理知识培训讲义

国际合作学院档案管理知识培训讲义

范文春

各位老师：大家好！

很荣幸今天能有机会与大家共同学习、共同探讨高校案管理工作。我今天想跟大家谈以下几个问题：

一、高等学校档案的定义、分类 二、档案工作的基本内容

三、行政、外事（含党群、教学）档案的归档范围及归档要求 四、学生类档案的归档范围及归档要求 五、声像档案的归档范围及归档要求 六、归档时间

一、高等学校档案的定义和分类 （一）高等学校档案的定义

高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

从这个定义可以看出以下几点：

1.档案来源和内容的广泛性。招生、教学、科研、管理等各方面。 2.档案是由文件材料有条件地转化而来的。 转化条件有三点：

（1）办理完毕的文件才能成为档案。从这个角度来说，“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。

（2）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。从这个角度来说，“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。不是“有文必档”。

（3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。从这个角度来说，“文件是档案的因素，档案是文件的组合。”

3.档案的形式是多种多样的：文字、图表、声像等不同形式、不同载体。 （二）高等学校档案的分类

《办法》把高校档案分成十一大类：即党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类。

《办法》还指出，归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。也就是说高校档案是由多种载体组成的十一个大类。

《办法》中没有提实物这种档案载体。但实物又确确实实是档案的重要的组成部分。大家都去过我校的校史博物馆吧。它是以器物、著作、照片、手稿、模型、雕塑、影像等来反映学校的历史底蕴和现实活力。那里有叶利钦的笔——它体现了我校的发绣外交史；三元券——反映了社会各界共同捐资建设温州大学的历史；苏步青院士给温州大学亲笔信——体现出苏老对温州大学发展建设的殷切关怀。这些实物是温州大学从无到有、从小到大逐步

发展壮大的历史见证。

由于声像、实物等载体需要不同的保管条件，要分别存放，于是为了便于保管，人们都习惯地不太严格地称为声像档案、实物档案、电子档案，并分别编号、保存。用参见号与11大类联系起来。

二、档案工作的基本内容

包括以下八项：档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计。每一项都包含很多的内涵。就拿保管来说，做好防虫、防盗、防潮、防水、防高温、防霉等“六防”或“八防”，对破损档案及时修补等，这还不是保管的全部内容。我们说保管，不仅要保证档案载体的完整，延长档案的使用寿命，而且还要保证档案内容的安全，也就是保密工作。

例如每年都有职称评审，通过的教师，其职称评审表肯定存档，没有通过的人员的职称评审表，如何处理？尽管它不是归档范围，但也不能随意乱放或丢弃，应该用碎纸机粉碎或焚烧或送造纸厂当场监督制作纸浆等方法进行销毁。

11月末，我刚在北京参加一个全国高校档案管理培训班。给我们讲课的老师是北京市教委办公室副主任王薇，她给我们讲了这样一件事。

在北京近郊的某个教育部门的清扫工在打扫卫生时，在一堆废纸中无意发现了他当年参加高考的成绩册，更巧合的是，在其中还找到了他本人的名字及成绩。

结果他发现他的成绩已进了当年中专录取线。当时的中专生这意味着什

么？国家干部。他的身份也不是农民了，户口也是城市户口了。于是他就拿着这份材料上告北京市教委，提出四点诉讼请求：还我青春、还我城市户口、还我干部身份、还我工作，同时还附带经济赔偿。但这事不归北京市教委管，因没被录取的学生档案是没投到北京市教委的，归考生所在地的教育部门管。于是就转到当时负责招生的地方教育主管部门。但由于事隔多年，当时负责招生的同志已不在人世，事情的经过也说不清楚了。为了应诉，当地的教育部门就开始查找该考生的有关资料。一天，王薇老师到该考生的教育部门办事，见负责应诉的老师正在一个大仓库里翻着堆得象山一样的废纸堆。这位老师痛苦地说，让我还他青春，我怎么还呀？我得找依据呀！这时王薇老师给他出个主意，说你还是换个角度想想，去档案室，调阅一下当时的招生文件，看能有什么线索。后来真就查出结果了。怎么回事？原来，刚恢复高考时，外语分数不是百分制，而是折算成50%计入总成绩。这样，这名考生成绩就不够了。

可见，档案的价值有多大，档案管理工作有多么重要，而且档案与我们每个人息息相关。

三、行政、外事（含党群、教学）档案的归档范围及归档要求 （一）归档范围

1.本学院党总支、院长办公会的会议记录、纪要。

2.本学院党政工作的计划、总结（包括经验总结），报告（包括调查报告），大事记，请示、批复，统计报表等。

3.本学院宣传简报，学院网站新闻及社会媒体对本学院的报道等等的纸质及电子文件材料。

4.本学院党代会、职代会、工代会、团代会、学代会等有关文件材料。 5.本学院党、政、团、学发文。

6.本学院工作职责、岗位责任制等各项规章制度。

7.本学院与国内外单位联合办学或开展教学科研协作活动的协议、合同、项目纪要、备忘录、合作项目成果等文件材料。

8.本学院开展各种学术活动、承办国内外重要会议和比赛等重大活动的文件材料。

9.本学院学生社会调查、社会实践等的计划、总结及有关的文件材料。 10.本学院授予外籍人员名誉称号的材料。

11.上级机关有关教学、招生、就业、学科设置、专业设置、学籍管理、学位管理等方面的计划、规定、重要通知。

12.本学院关于教学、招生、就业工作的请示、报告及上级的批复、意见。 13.本学院学生名册、学生人数统计表

14.本学院关于专业设置调整的申报材料与上级批复。 15.本学院关于专业论证、评估材料。

16.本学院各专业招生简章、专业介绍及专业目录汇编。 17.本院编报的招生计划、重要报告与上级批复。 18.本学院本学院录取新生名册毕业生名册