3.3 所有监理文件资料经资料员统一收、发，送总监审阅，核发监理人员传阅后，由资料员按文件种类统一编号、登记、分类存放，具体按《项目监理机构文件资料编号分类表》执行： 3.3.1 项目监理机构现场资料分“大类”、“分类”、“小类”三级目录；
3.3.2 各“大类”、“分类”需做好文件目录；“小类”可根据实际情况考虑是否编制小类文件目录； 3.3.3 “小类”的文件编号应按自然数由小到大排列，并保留3位（如001、002?）； 3.3.4 文件资料的编号按如下方式：
“大类号．分类号．小类号 — 单位工程编号 — 专业或专项编号 — 文件编号”
其中，“单位工程编号”、“专业或专项编号”属于小类文件分目录编号，要求按自然数由小到大排列，并保留2位（如01、02?），小类文件分目录划分内容可根据实际情况自行确定；小类文件无分目录的，分目录编号一栏删除不填；小类文件有分目录、但监理项目不需要划分单位工程的，小类文件分目录中的“单位工程编号”一栏删除不填。 例如：
“B.4.1-005”代表B大类第4分类第1小类下的第5号文件；
“C.5.2-02-03-028”代表C大类第5分类第2小类第2个单位工程的第3个专业或专项的第28号文件； “C.5.2-03-028”代表C大类第5分类第2小类的第3个专业或专项的第28号文件；
3.4 工程监理资料存放应标准化，资料一律使用A4纸，由资料员分类设文件夹，卷夹上贴标签，将编号后的文件对号入座，分门别类存放。
3.5 工程监理资料借阅应办理借阅手续，并按时归还。
4、 工程竣工监理档案资料的归档、移交要求
4.1 竣工监理档案资料的归档内容原则上包含《项目监理机构文件资料编号分类表》内6大类的所有内容。
4.2 项目竣工后由各项目监理机构总监（项目负责人）负责审阅本项目的竣工监理档案资料，审核无误后交管理部审核，审核通过后在档案管理员的指导下按公司要求进行装订。
4.3 归档资料应符合《工程监理档案资料管理办法》规定，移交公司时需填写《江苏外建竣工档案交付记录》。
4.4 编制竣工档案资料时，如不足A4纸的，应贴在A4纸上，大于A4纸的应叠成A4纸大小，装订时应统一使用《科技档案》封面、封底。
4.5 归档的档案资料需认真核对：资料复印件必须清晰、完整，文件种类、份数、页数应逐件核对，不得漏缺；卷内文件要排列有序，装订成册的资料应符合“下平右齐”的要求。
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二、项目监理机构文件资料编号分类表
大类号 大类名称 分类号 1 分类名称 项目监理机构应备文件 小类号 1 2 3 1 2 3 4 1 2 3 1 2 1 2 3 4 5 6 1 1 2 1 1 2 1 1 1 2 1 1 2 3 1 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 1 2 小类名称 中标通知书 委托监理合同 企业资质 项目监理机构组织形式 人员名单 人员证书 考勤表 技术文件及使用台账 检测设备及使用台账 办公设施 监理规划 监理实施细则 工程勘测资料、施工图纸及设计变更 建设文件 图纸会审与设计交底 业主来文 监测及试验文件 其他文件 施工组织设计（方案）报审表 质量保证体系报审表 安全保证体系报审表 分包单位资质报审表 测量人员及设备审核记录 控制点复核资料 工程开工报审表 第一次工地会议纪要 现场检测机构审核记录 现场实验室（或养护室）检查记录 工程进度计划报审表 设备进场核查 设备启用核查 使用期监管 材料设备台账 材料设备报验单 巡视监理记录 旁站监理记录 监理工程师联系单 监理工程师通知单 监理工程师备忘录 向有关主管部门质量安全报告单 工地例会 专题会议 内部会议 其他监控资料 工程质量验收范围的划分 检验批（分项工程）验收 分部（子分部）工程验收 其他工作验收 工程量与签证 工程款支付审核 设分目录 设分目录 设分目录 设分目录 3 备注 A 项目监理机构 前期筹备工作 2 组织机构 3 监理设施与设备 4 监理规划与实施细则 1 建设文件收集与图纸会审、设计交底 2 B 施工准备阶段 监理工作 3 4 5 6 7 8 1 2 施工组织设计与专项施工方案审核 施工单位质量、安全保证体系审核 分包单位资质审核 测量放线控制成果检查 开工报审 第一次工地会议 现场检测机构 工程进度控制 施工大型（起重）机械（设施）核查 工程材料、构配件、设备进场审核 3 C 工程施工阶段 监理工作 4 施工过程监控 5 工序验收 6
造价控制 大类号 大类名称 分类号 1 分类名称 竣工预验收 小类号 1 1 2 3 4 1 2 1 1 1 2 3 4 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 2 1 1 2 3 1 2 1 2 3 4 5 6 小类名称 单位工程竣工报验 竣工验收计划 专项验收报告 初验报告 竣工验收报告 监理工作总结 工程音像资料 工程监理资料移交单 保修期资料 监理业务手册 竣工验收备案 监理合同履约 监理工作评价 承包合同 合同履约情况核查 工程暂停令及复工报审 工程变更单 工程费用索赔报审表 延长工期报审表 竣工结算资料 管理制度 分类存放管理 监理机构自查 公司检查评价 监理日记 监理月报 对主管部门的月报表 对建设单位的月（周）报表 监理资料归档制度 竣工档案交付记录 收、发文登记 质监、安监交底记录 上级来文 项目相关论文 项目表彰 监理合理化建议 备注 2 协助竣工验收工作 D 工程竣工验收 阶段监理工作 3 4 5 监理工作总结 资料检查移交 监理服务期质量缺陷处理 6 结束期工作 E 施工合同管理 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 施工承包合同 合同履约情况 工程暂停及复工 工程变更管理 费用索赔处理 工程延期处理 竣工结算 监理资料信息管理 监理机构工作检查评价 监理日记 监理月报 F 监理资料的 管理工作 5 监理资料归档管理 6 其他 注：小类文件目录可按单位工程、专业类别划分，增加建立小类文件分目录。
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第二章 项目监理机构文件资料过程管理
基本说明：
1. 项目监理机构现场资料分“大类”、“分类”、“小类”三级目录，其中“大类”要求建立专门档案盒并做好标识（详参考《大类号标签》）； 2. 各“大类”、“分类”需做好文件目录；“小类”可根据实际情况考虑是否编制小类文件目录（参考“工作要求”）；目录按《项目监理机构 文件目录》表式； 3. “小类”的文件编号应按自然数由小到大排列，并保留3位（如001、002?）； 4. 文件复印件应具备复印件的三要素：红章、原件存放处、复印人及复印时间； 5. 项目监理机构文件需统一使用《江苏省建设工程施工阶段监理现场用表》（第四版）；资料归档需符合公司《工程监理档案资料管理办法》的规定。 大大 分 类 类类 名号 号 称 小类号 1 责配任合人 人 分类名称 小类名称 中标通知书 收集资料内容（参考） 工作要求 检查内容 中标通知书（复印件）。 1.收集中标通知书复印件（招标项目）。 1.收集监理合同、合作监理合同、补充协议、监理合同备案书复印件； 2.监理合同需采用《建设工程委托监理合同》示范文本（外资项目可除外）； 3.监理合同中服务内容及工程范围要明确，无背离招标文件实质性内容的合同条款或其他协议； 4.监理合同取费符合国家收费标准。 1.收集监理单位资质证书、营业执照复印件。 1.编制项目监理机构组织机构图（职位、人员明确），要求项目机构形式和职责分工明确，符合监理规划的规定。 1.填写《项目监理机构人员名单》表格，成员有增加、变动的要及时更新； 2.项目人员变更要及时与建设方沟通好，并做好书面变更手续； 3.人员数量配置需符合投标文件及监理规划； 4.人员专业配套、持证上岗。 1.按《项目监理机构人员名单》顺序收集证书复印件； 2.收集总监任命书、总代授权书； 3.收集监理人员的证书复印件（包括见证员）。 1.检查项目监理机构组织机构图的完整性、符合性； 2.检查职责分工的合理性、完整性。 1.检查《项目监理机构人员名单》填写的及时性、完整性； 2.检查项目变更人员手续； 3.检查人员配置的合理性、数量、持证上岗及专业对口情况； 4.检查总监任命书、总代授权书； 5.检查总监到位率、工作认知； 6.检查总代有无超越职责范围行使职权。 1.检查复印件的齐全性、完整性； 2.检查合同文本形式、合同内容的符合性； 资总3.检查资质文件的时效性、完整性。 料监 4.非项目监理机构原因造成的不符合项检员 查时应予以说明（下同）。 1 项目监理机构应备文件 2 委托监理合同 监理合同、合作监理合同、补充协议、监理合同备案书（复印件）。 A 项目监理机构前期筹备2 工作 3 1 企业资质 项目监理机构组织形式 监理单位营业执照、资质证书（复印件）。 监理机构组织机构图。 2 组织机构 人员名单 《项目监理机构人员名单》； 项目人员变更手续。 资总料监 员 3 人员证书 总监任命书、总代授权书、证书复印件。 《项目监理机构考勤表》。 《项目监理机构技术文件目录》； 《项目监理机构技术文件使用台账》。 4 监理设施与设备 考勤表 技术文件及使用台账 3 1 1.检查《项目监理机构考勤表》的及时性、1.填写《项目监理机构考勤表》，考勤表格式按公司标准。 真实性和完整性； 2.抽查旁站工序、节假日人员在岗情况。 1.填写《项目监理机构技术文件目录》，并根据目录配备相1.检查标准规范配备的合理性、真实性、应的图集、标准、规范及相关法律法规； 有效性； 2.填写《项目监理机构技术文件使用台账》 2.抽查标准规范的使用情况。 5
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