贵州省湖北商会成立庆典活动策划方案
（二）筹备工作领导小组职责：
1、全面负责商会成立庆典活动的组织、策划、准备和实施工作； 2、全面负责庆典活动的总体指挥工作；
3、全面负责庆典活动与政府部门、社会团体等的协调工作； 4、负责督促各工作组按本方案实施并完成本职工作； 5、及时对工作组的请示做出指导性意见。
（三）筹备工作领导小组下设机构：
A、事务组：（组长：柳其典 成员：龚学良、吴元涛、尚华 ） 1、负责广告媒体（报纸、电视台、电台、广告制作公司）的选择（合同）； 2、负责庆典活动广告宣传的制作和发布（可与广告公司合作）；
3、负责成立庆典的各个活动区域的场景布置（场外的地毯、塔台、横幅、彩旗、拱门、空飘等；场内的主席台、舞台布景、横幅、植物盆景、发言席鲜花等，可与广告或礼仪公司合作），制作出布置程控表，配以文字资料，与相关具体执行人进行技术交底，并强调重点注意事项；
4、负责成立庆典的各个活动区域的音响、音像和麦克风（调试）、道具等的准备； 5、负责按社交礼仪规范排好主席台座位，并摆放好两边均有名字的席卡； 6、各个活动区域布置完毕后，派专人随时维护、检查现场布置的相关情况； 7、负责提前催场；
8、按议程需要落实好相关人员（主持人、民政厅和商务厅宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等），并按议程需要提前做好沟通协调工作； 9、负责安排礼仪小姐做好领导发言等活动的引导工作；
10、负责安排礼仪小姐按议程准备物件，并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等，并做好展示后的保管收存工作；
11、根据需要负责请庆典专门人才和队伍（主持人、演艺公司、军乐队、威风锣
鼓队等），并做好协调工作；
12、协助宣传组做好庆典活动的集体合影工作（地方、前排座次及名字提示、准
备工作的人员安排）； 13、负责庆典后的清场收拾工作
B、宣传组：（组长：曹壮均 成员：汤昌奎、董金黄 ） 1、负责向民政厅和商务厅提供尚需补充的备案资料。
2、负责庆典活动策划方案（执行计划）的拟订、明确各部门及成员的工作职责；
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3、负责庆典活动广告宣传的定位和设计审定；
4、负责庆典活动宣传资料的编辑、整理、印刷及派发； 5、视情况需要制作各项易拉宝、展板、模型等；
6、负责庆典活动所需的稿件（议程、发言稿等文字资料）； 7、负责商会会刊（创刊号）的编辑、出版； 8、负责对参加庆典活动的媒体的邀请和协调；
9、负责庆典活动的摄像、摄影（新闻摄影，集体合影：地方、前排座次及名字提示、准备工作的人员安排）；
10、负责领导题词的准备工作（庆典之前、庆典当日） 11、负责庆典活动专题采访的整个策划和安排； 11、负责会议记录；
C、联络接待组：（组长：赵钦华 成员：赵光辉、吴美玲、金若秋、周婷婷 ） 1、根据领导小组拟定的名单负责邀请领导和嘉宾及通知会员（到场的时间不同）； 2、将出席庆典的人员情况分门别类进行统计并及时报告。尤其是对领导和贵宾的情况要随时提醒领导小组和其他工作组；
3、对领导和贵宾制订专门的接待方案（含日程安排及落实贵宾休息室等），专人负责与领导和贵宾的联系。并做好迎送、休息、食宿等接待工作； 4、负责与酒店等服务承接单位的工作衔接；
5、负责报到区（签到簿、笔、胸花、记者采访证、庆典出席证、礼品券、庆典资料包、矿泉水等）、住宿区、会员代表大会区、成立庆典区、宴会区、文艺联欢区、礼品区等的接待服务工作。分别作出接待服务细则。尤其要做好各区域的人员安排；
6、做好庆典礼品的接收、保管和派发工作，并做好文字记录（商会顾问的礼品由赵组长安排奉赠）；
7、根据需要向礼仪庆典公司遴选公关小姐，并对其进行必要的培训和工作安排； 8、负责来宾礼品的登记和存放。
9、协助宣传组做好庆典活动的集体合影工作（地方、前排座次及名字提示、准
备工作的人员安排）； 10、负责庆典后的清场收拾工作。
D、财务组：（组长：谢强 成员：高扬 ） 1、负责收存参加庆典的会员临时缴纳的会费； 2、负责收存参加庆典的有关人士和组织捐赠的款项； 3、负责成立庆典所需开支经费的支付；
4、负责庆典专请人员（主持人、民政厅和商务厅宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等）的礼物（含红包及其礼金）跟随专门负责接待的领
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导由其奉赠；
5、及时以报表形式向领导小组汇报资金使用情况
E、安全保卫组：（组长：刘国东 成员：李汉青 ） 1、负责成立庆典安全方案的制订和报批；
2、负责与公安（交际处的交警岗、北京路派出所）等政府有关安防部门进行协调，争取得到其最大的支持； 3、负责成立庆典的现场消防安全检查； 4、负责成立庆典的每项活动现场的秩序维护； 5、负责来宾车辆的指引和调度； 6、保证展示品、来宾礼品的安全；
7、负责处理突发事件，是处理突发事件的直接执行者。 8、负责庆典后的清场收拾工作。
F、后勤组：（组长：宋晓飞 成员：郭彪、郭学龙 ）
1、根据各工作组的请购计划负责庆典物资（含用品、设备等）的购置和保管（制物资进出表）。对应备物资实行核查制。按计划请购清单逐一细致检查物资的准备情况，以保证各类庆典用品及时到位；
2、负责庆典场地、酒店以及停车场的落实（以合同形式）并与接待组对接； 3、负责成立庆典晚宴用品的准备和摆设（烟酒专人负责打开并派发）； 4、与贵州饭店餐饮部等部门接洽，保证餐饮卫生安全；
5、与贵州饭店工程部等部门接洽，保证庆典时正常的供水（洗手间）、供电； 6、负责成立庆典各工作组人员的餐饮（包含工作期间的饮水等）； 7、负责庆典后的清场收拾工作。
G、协调组：（组长：王新江 成员：各工作组负责人）
1、明确领导小组对本次活动的绝对领导，听从领导小组的统一指挥； 2、在各工作组之间，在各工作组与领导小组之间建立良好的沟通桥梁； 3、以“先执行、后申诉”为原则。以集中指令为主，以民主建议为辅；
4、积极协调各工作组之间、各工作组与领导小组之间的工作衔接。确保活动有条不紊地进行。
5、各司其职，互相提醒，团结协作，共享辉煌。
H、突发事件处理组：（组长：王新江 成员：各组负责人） 1、拟订突发事件处理办法，以便临场调节；
2、保证通讯通畅，随时保持联系，了解现场的每一个细节；
3、坚持“以人为本，及时报告，群策群力，冷静处理”为原则处理突发事件； 4、督促安全保卫组作好现场秩序的维护；
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5、现场出现突发事件时，现场工作人员须保持清醒的头脑。如能处理，则当机立断进行处理；如不能处理，须第一时间报告领导小组（时间、地点、事件发展状态、拟采取什么措施、需要哪些支持）。并按指令全力以赴处理事件。
八、成立庆典区域分布：
为让本次成立庆典达到科学分工、合理布局、高效执行的目的，保证本次活动顺利进行及圆满成功，在执行过程当中领导小组把庆典场所分为几个功能区域，具体内容如下：
（一）报到区
1、地点：贵州饭店大堂；
2、功能：来宾登记处，资料领取处，
3、配备：礼仪小姐、接待人员、签到用具、会议宣传资料、摄影摄像、接待烟
茶、礼品票据。（军乐队、威风锣鼓队等）
（二）住宿区
1、地点：贵州饭店 楼； 2、功能：合理安排，来宾称心
3、配备：酒店服务人员、接待人员、嘉宾住宿房号登记簿。
（三）外景区
1、地点：贵州饭店大门外、国际会议中心周边 2、功能：利于宣传、营造庆典的热烈气氛
3、配备：拱门、空飘、横幅、保安、军乐队、威风锣鼓队等
（四）第一次会员代表大会区
地点：贵州省国际会议中心 *新闻发布厅； A、主席台：
1、功能：有主持席；发言席；贵宾席（民政厅领导，商务厅领导，商会顾问等），
利于会员代表大会选举和讨论文件；
2、配备：音响设备、鲜花、饮料、相关文件、服务人员。
B、代表席：
1、功能：利于会员代表大会选举和讨论文件； 2、配备：服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件
C、现场总控台：
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