办公自动化规划方案
信 息 化 建 设
办公自动化
单 位 规 划 方 案
二○○六年三月十六日
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办公自动化规划方案
1 综述.......................................................................................................................... 3 1.1. 网络办公系统的发展及其必要性.................................................................. 3 1.2. 办公自动化产品应具备的系统特色 .............................................................. 4 方案概要................................................................................................................... 5 2.1 办公产品系统功能结构图 ............................................................................ 5 功能.......................................................................................................................... 5 3.1 我的办公桌 ................................................................................................. 5
3.1.1
3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.1.8 3.1.9
日程安排.............................................................................................. 6 消息通知.............................................................................................. 6 提醒管理.............................................................................................. 6 个人文件柜 .......................................................................................... 6 文件传送.............................................................................................. 6 代办人设置 .......................................................................................... 6 主页快捷键 .......................................................................................... 7 通讯录 ................................................................................................. 7 工作计划.............................................................................................. 7
2 3
3.1.10 电子邮件.............................................................................................. 7 3.1.11 文件协商交互....................................................................................... 7 3.2 公文管理..................................................................................................... 7
3.2.1
3.2.2 3.3 3.4 3.5
发文..................................................................................................... 8 收文..................................................................................................... 9
档案管理................................................................................................... 10 下属机构工作管理......................................................................................11 事务填报....................................................................................................11 3.5.1 请款....................................................................................................11 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6
请假....................................................................................................11 用印................................................................................................... 12 会议室 ............................................................................................... 12 会议纪要............................................................................................ 12 例会纪要............................................................................................ 12
3.5.7 车辆................................................................................................... 12 3.6 事务管理................................................................................................... 13
3.6.1
3.6.2 3.6.3 3.6.4 3.6.5
请款管理............................................................................................ 13 请假管理............................................................................................ 13 用印管理............................................................................................ 13 会议管理............................................................................................ 13 会议纪要管理..................................................................................... 14
3.6.6 车辆管理............................................................................................ 14 3.7 部门主页................................................................................................... 14 3.8
单位资料................................................................................................... 14
3.8.1 知识产权............................................................................................ 14
3.8.2 单位文件............................................................................................ 14 3.8.3 单位大事记 ........................................................................................ 15 3.9 交流.......................................................................................................... 15
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1 综述
1.1. 网络办公系统的发展及其必要性
现阶段，国家大力倡导单位启用及发展信息化，提高单位自身的运作效益，增强在地区及国际中竞争力。
而国家单位信息化研究中心曾经提出“单位信息化，从OA开始” 何谓OA？所谓OA，即办公自动化（Office Automation），是办公工作处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。使人从传统的纸质化办公中脱离出来，从而达到统一的信息化管理。 要选择一套适合于单位自身发展的办公自动化产品，这对单位的信息化发展尤为重要。而选择产品的根本首先得了解办公自动化的发展过程。
办公自动化的产品发展大体上分为四个过程：
? 第一阶段：文件型OA（1980年～1999年）
我们对OA的初步认识实际上从上个世纪80年代开始。1985年全国召开了第一次办公自动化（OA）规划会议。那时计算机还是一个稀罕物，初步的办公自动化实际上从单机版的办公应用软件开始，例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等软件，当时许多人把OA称为“无纸化办公”。该阶段主要关注个体的工作行为，主要提供文档电子化等服务，所以我们可以将该阶段称之为“文件型办公自动化的产品”
? 第二阶段：流程性办公自动化的产品（2000年～2005年）
该阶段从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型办公自动化
的产品， 到目前正在成为应用主流的流程性办公自动化的产品，它以工作流为中心，实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。
? 第三阶段：知识型办公自动化的产品（2005年～2010年）
以“知识管理”为思想、以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段，整
合组织内的信息和资源发展出来的办公自动化系统，即我们通常所说的“知识型办公自动化的产品”。可以让员工合适的场景下，合适的时间里获取合适的知识，沉淀组织的最佳实践并传递到整个组织，进行合理管理 ? 第四阶段：智能型办公自动化的产品（2010年～）
随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，最终办
公自动化的系统将会脱胎换骨，全新的“智能型办公自动化的产品”成为未来的发展方向，该阶段办公自动化的产品更关注组织的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。
结合办公自动化的产品的发展历程能够总结出，单位所需的办公自动化产品应
该为人性化的产品，能够通过产品做到友好的人机信息交互。软件产品应赋予了用户前所未有的自主性，在保证强大功能的前提下，巧妙的化解了用户之间的差异性。提供了
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流程的用户自定义，让您在使用时更加方便、灵活、易用。还提供了远程办公模式，不管您在任何地方，同样可以及时得到最新的信息，同样可以批阅文件、填写批示意见。
1.2. 办公自动化产品应具备的系统特色
提高团队工作效率
? ? ? ?
确保随时随地访问重要文件 自动管理文档的团队更新版本 随时随地与团队成员交流 共享联系人和日程安排
节约开支
? ?
瘦客户端，低维护成本
完全基于浏览器，简单易用，节约培训费用
? 减少昂贵的会议、电话和交通开支 强大的工作流，提升单位办事效率
? ?
工作流生成器，简单易用，功能强大，适用性强 路由选择、流程跳转、重定位、委托功能
保护机密数据
? ? ? ? ?
机密数据集中保护，集中备份
多层的安全控制机制确保只有经过授权的用户才能访问系统资源 详细的系统安全日志和程序日志详细的记录了所有访问系统的用户
IP地址屏蔽、非工作日拒绝访问、非工作时间拒绝访问、最大登录失败次数的等安全选项
密码加密传输、限制登录失败次数、设定密码最短长度
? 如果用户在预定的时间内未做任何操作，自动注销用户；直接输入无权访问的URL，
自动注销该用户 实现一步到位的办公自动化
? ? ? ? ?
在同一个应用中，保存您的工作计划、日常公文处理、通讯录、文档、日程安排、项目的所有信息
工作流生成器，简单易用，适用性强，可由客户随意定制 提供二次开发工具，帮助单位将现有应用迁移到网络平台
内置帮助引擎。您在使用时遇到任何问题，都可以随时点击帮助(?)按钮获得详细帮助信息
推出无线办公功能
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