操作流程（软件系统管理）
一、［ 采购流程 ］
[采购流程]
流程说明：
1． 采购订单应包括如下信息：
供应商编号/名称、订单有效期、商品编号/名称、规格、数量、单价、交货日期。 2． 采购订单在系统中有3种状态：未完成 ；完成 ；取消
为防止缺货情况发生，采购人员须定期查看未完成订单的情况，敦促供应商在交货日期前送货。供应商的供货是否及时，应作为对其考核的一项重要指标。 完成状态：说明供应商在有效期内送货，DC完成入库。 取消状态：说明供应商未在有效期内送货，订单失效。
系统根据安全库存自动生成采购订单 遇促销等特殊原因采购人员手工创建采购订单 采购负责人审批，订单生效 采购人员打印订单，传真至供应商 如系统功能允许，可由电脑直接传至供应商，并电话确认 供应商签字确认，回传 采购人员定期查看未完成订单情况，敦促供应商在订单有效期内完成送货 物流部管理制度
二、［ 收货流程 ］
[收货流程]
商品到达，系统操作员调出相 应采购订单，与供应商送货单核对商品品名、价格 订单上没有的商品拒收 价格不符或送货数量大于采购数量 通知采购，确认价格/数量 采购以书面形式确认实际收货数量/价格 供应商 流程说明：
收货员仔细清点商品，在《预检单》上 填写实际收货数量及生产日期。 对于超过保质期1/5的商品拒绝收货 粉联 系统操作员录入实际收货数量及批号（生产日期），打印《收货单》一式3联，供应商签字确认后，在粉联盖收货章 每周《收货单》篮联及供应商送货单底联 财务 白联 收货员在外包装箱上贴好《货品信息标签》，填好相关信息，将商品放入指定仓位 系统操作员将《收货单》白联、《预检单》及供应商送货单底联存档 1． 《收货单》的单号必须连续，且按顺序整理归档。物流部负责人每月检查文件归档情
况；
2． 操作员应留存供应商的《送货单》两联，一联交给财务，一联存档；
3． 操作员做入库操作时要注意核对价格，如供应商送货单价格与系统采购订单价格不符，
应及时联系采购人员；
4． 《货品信息标签》包括：商品编号/名称、规格、起始数量、生产日期，请见《附件2》； 5． 当订单是取消状态时，无法完成入库操作，须通知采购补订单，或拒收货品； 6． 关于系统入库数量错误需修改的情况：
系统操作员每日需核对当日收货单据，发现错误及时更改，并让采购通知供应商。 每周与财务交接完单据后，收货数量将无法修改。入库数量少于实收数量，通知采购补订单；入库数量大于实收数量，系统内做退回供应商处理。
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三、［ 发货流程 ］
［ 发货流程 ］
经销商通过网络或电话订货 业务部录入《销售订单》。部门负责人审批，订单生效 数据传输至DC 对于预付货款业务，需再经过财务审批，订单生效
系统操作员调出销售订单并打印，交予发货人员 发货人员按照订单上的批号拣选商 备货完毕后签品，并放至待发货区。字确认，交予操作员 操作员按实际发货数量打印《销售单》，一式三联 白、蓝联 每周将粉联 财务 备货人员打好包装，并确保外包装箱的安全性 北京市内送货
数量不符 填写《差异统计表》，与 送货司机双方签字 与司机共同清点货物件数，填制运单，双方签字，装车、发运 白、蓝联交给司机 经销商/门店收到货时，首先检查外包装情况，并与送货司机当场共同清点商品数量 数量无误 在《销售单》、运单上签收，留存蓝联 《差异统计表》、白联、运单 操作员《销售单》白联与对应的《销售订单》归档，运单统一归档，并对 送货差异进行统计 2 物流部管理制度
外地送货 与司机共同清点货物件数，填制运单，双方签字，装车、发运， 蓝联放入包装箱中 白联 与对应的《销售订单》一起归档 经销商/门店收到货时，仔细清点货物件数、检查外包装是否完好 按照《收货须知》中的步骤处理 流程说明：
1．《销售单》单号须连续、按顺序归档；
2．操作员要注意核对《销售单》与《销售订单》实际发货的金额，订单完成后将不能修改；
3．备货人员打包装时要确保包装安全，准确抄写收货人的姓名、地址、电话及货品件数； 4．备货时要先拣取散箱中的商品；
5．运输专员要及时完成《运输统计表》及《运输差异统计表》； 6．《收货须知》 ―― 《附件1》 《运输差异统计表》―― 《附件3》 《运输统计表》 ―― 《附件4》
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四、[退货流程] ［ 退货流程 ］经销商退货 通知业务部与经销商联系 业务部受理经销商退货申请，创建《销售退货单》部门负责人审批，订单生效 提货 物流部 送货上门 检查外包装 破损/污染 破损/污染 检查外包装 完好 有差异 物流公司出具破损证明 完好 清点货物 无差异 经销商不认可 客户认可 签收 拒收，退回客户 物流部填写《退货验收单》 QC检查产品质量 系统操作员打印《销售退货单》，交予库管 白、蓝联 每周蓝联 财务 库管将商品放入相应仓位，并签字 白、蓝联 操作员 《退货验收单》与《销售 退货单》一并归档 流程说明： 1． 《销售退货单》的单号必须连续，并按顺序归档；
2． 对于无法正常销售的商品，在系统中要退入残次品仓库，物理库存库管上也要分开，
留待退回供应商，再加工或报废。
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