酒店会议安排一览表

酒店会议安排一览表

１、出席人数 会议预计出席总人数 ２、日期

□ 团队到会日期 □ 团队离会日期 □ 最后订客数目确定期限 ３、住宿

□ 大约所需客房数、包括单人间、双人间、套房 □ 与会者的客房入住价格

□ 客房预订确认：与会代表房间、团队主席或主办机构秘书房间 □ 客房预订复印文件 ４、免费设施与套房 □ 会议接待室－价格

□ 酒吧、小吃部等的开放时间及日期 □ 预订会议接待室客人的姓名、地址及xx □ 检查房间、小费 ５、宾客

□ 是否已邀请地方要人并收到回函 □ 随邀请函赠送入场券

□ 安排发言者及当地要人的交通往返 □ 是否提醒每位发言人做好发言准备

□ 安排迎接贵宾入场 ６、设备及设施

□ 置于贵宾席上的专用便笺 □ 饭店提供的设备名单及使用价格

□ 登记处、会议接待室、“非会议代表请勿入内”、旅行社、接待处等的标志 □ 照明设备－聚光灯、泛光灯、操作人员 □ 舞台－面积大小 □ 黑板、法兰绒板、磁板 □ 图表架及板架

□ 有照明演讲台、演讲提示机、小木槌、响板 □ 扩音设备－麦克风，其型号及数量 □ 录音设备、操作人员

□ 幻灯设备、灯光控制、操作人员 □ 特殊花卉及植物

□ （已调好音调的）钢琴、风琴 □ 电唱机、唱片 □ 打印服务 □ 表演者化妆室 □ 停车及修车设施

□ 装饰品－检验其是否符合消防要求 □ 特殊设备

□ 额外服务的总体价格协议书 □ xx □ 摄影师 □ 速记员

□ 旗帜、横幅、标语

□ 广播及电视 □ 实况转播及操作费用 □ 闭路电视 ７、会议

（会议前检查事项） □ 提供会场平面示意图 □ 每次会议的正确日期和时间 □ 每一次的会议室：其租金数额 □ 会务筹委会总部

□ 每次会议的座位总数、座次安排以及演讲桌

□ 错开会议的时间安排，保证交通、包括电梯服务的顺畅 □ 演讲台－大小

□ 每次会议所需的设备（按照设备与设施列表核对） □ 其他特殊要求（即将开会前核对以下事项） □ 确保会议室已开放并配备了工作人员 □ 座位已按要求摆放 □ 会场座位充足

□ 制冷、加热糸统运转正常 □ 扩音设备正常运转、话筒齐备 □ 录音设备正常运转 □ 麦克风－数量、类型齐备 □ 演讲台就绪、照明设施良好 □ 小木槌、模具 □ 讲台上水瓶、水、水杯 □ 与会者用水瓶、水、水杯 □ 入口处警卫执勤

□ 烟灰缸、衣架、火柴

□ 投影仪、屏幕、支架就绪、放映员待命 □ 演讲提示机正常运转 □ 铅笔、笔记本、纸页

□ 图表支架、板架、黑板及相关设施就绪 □ 钢琴、风琴 □ 标记、旗帜、横幅 □ 照明设施齐备 □ 特殊花卉、植物齐备 □ 其他特殊设施

□ （若会议室不易找寻）指向标记齐备 □ （若临时更改会议室）通知已在显要位置张贴 □ 速记员到会 □ 摄影师到会

（会议结束后、立即分配人员办理以下事项） □ 移走主办单位设施 □ 检查是否有被遗忘财物 ８、展览信息

□ 展览数目及平面示意图 □ 展览开放时间 □ 开展日期 □ 闭展日期 □ 展览地点 □ 参展商名称 □ 日租金 □ 指向标记