档案管理制度培训课件.doc

新版 档案管理制度

一 总则

第一条 目的：规范集团档案管理，便于档案更好地查找利用，同时做好公司各项档案、文件、资料、公司经营工作等内容的保密工作，特制定本制度。

第二条 适用范围：公司内部资料、公司人事档案、各种客户档案与信息、各种业务报表与财务报表、公司办公设备资料、公司文件、公司财务档案等。

二 管理职责

第三条 集团总经办与各实体综合部为集团档案管理与监督责任部门，设专职或兼职管理员做好档案管理工作，集团总经办主任承担集团档案管理工作的管理责任。 第四条 各部门负责本部门档案资料的管理与保管工作，并按照总经办或综合部的要求定期整理归档。

第五条 集团人力资源部对集团所有人力资源相关档案的管理保存归档工作负责。 第六条 集团财务部对集团所有财务档案的管理保存归档工作负责。 第七条 集团市场部对集团所有客户档案信息资料的管理保存归档工作负责。 第八条 集团审计部对集团审计工作产生的各类档案资料的管理保存与归档负责。

三 岗位责任制

第九条 集团总经办主任职责：

一．定期检查档案工作，及时协调解决档案工作中的问题，确保相关制度的贯彻执行和工作的有序开展。

二．组织贯彻执行国家、省市、行业与集团有关档案工作的法律法规和业务标准。 三．负责督促和进行企业档案工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作。 四．对档案管理人员的工作情况进行检查指导、组织业务培训，并对文件资料归档工作进行监督检查。

五．对公司保密工作进行监督与考核。 第十条 集团档案管理人员职责：

一．贯彻执行国家、省市、行业与集团有关档案工作的法律法规和业务标准，在分管

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新版 领导指导下开展工作。

二．具体进行企业档案工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作。 三．及时总结企业档案工作情况，向分管领导汇报，并提出工作建议和意见。 四．负责档案的收集、整理、统计、鉴定、保管及利用工作。

五．根据管理职责分工范围做好对各部门及所属实体的档案管理工作的监督与指导。 六．监督相关部门加强有关文件资料的前期控制，保证齐全完整、系统、准确。 七．采取有效措施，确保档案的安全管理，最大限度的延长档案使用寿命。 八．树立为公司、为员工服务的意识，及时准确的做好档案利用与信息传递与反馈工作。

九．做好保密工作。

第十一条 各部门、各实体兼职档案管理人员职责：

一．认真执行国家、省市、行业与集团有关档案工作的法律法规和业务标准，在集团档案管理人员指导下开展工作。

二．负责本部门本单位各类文件资料的积累、立卷和归档工作，做到归档文件完整、准确、及时、规范。

三．参加集团组织的业务培训及其他相关档案工作的各项活动等。 四．完成档案管理人员交办的相关其他工作。 五．做好保密工作。

四 档案管理细则

第十二条 档案管理要求

一．各个层次的各类档案资料必须保证原件保存完整、安全。

二．各类档案资料应定期由各职能部门、业务部门和各实体根据集团档案管理人员的要求向集团总经办或集团档案管理职责部门移交，须填写接收清单（一式两份），一份由集团档案管理人员保存；一份由传交人保存。原则上各部门业务档案由部门经理或内勤收齐后传交给集团档案管理人员，各实体由综合部收齐后传交给集团档案人员，不同类别的档案资料如人力、财务、审计及业务资料等应根据管理职责由不同职责部门负责收集保管，最终根据工作需要传交集团档案管理人员。

三．收集的档案、资料，必须定期整理、分类、移交；合同、协议，人事档案应每月

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新版 整理；内部报表、客户资料应每季整理。原则上不常用的档案可每半年集中整理一次，一年上交一次。 四．档案的分级管理

AAA级――――公司的初建资料；营业执照，法人经营许可证等公司证件；公司财务报表，工商报表；公司重要客户资料；公司人事档案、财务档案。

AA级――――公司对外合同协议；办公设备资料；公司文件；一般客户资料等。 A级――――公司管理制度；公司下发的通知；员工总结、计划；公司内部报表等。

五．档案管理工作中使用的表格原则上采用青岛市档案局统一印制的表格。 第十三条 档案保存期限与鉴定销毁：

一．公司AAA级档案资料原则上为永久保存（直到公司歇业），财务档案根据国家规定；AA级档案资料保存期原则上不得少于十年，A级及其它档案视情况而定，一般为五年以上。 二．档案的鉴定：

1．档案的鉴定一般5年一次，采取逐卷审查的直接鉴定法。

2．由总经办牵头成立档案鉴定小组，根据国家、省市和集团有关规定确定鉴定标准开展鉴定工作。

3．对失去保存价值需要销毁的档案登记编制档案销毁清册，附档案鉴定报告报各个相关领导审核批准。 三．档案的销毁：

1．销毁档案时应由两名人员在场，对需要销毁的档案根据销毁清册认真核对，销毁后销毁人应在清册上签字。

2．任何部门与个人不得将需销毁的档案资料做其他用途及当废纸出售。 3．销毁过程产生的各种文字记录资料应立卷存档。 第十四条 档案资料的利用、借阅与索取：

一．公司内部人员利用一般档案资料，需经所在部门负责人批准，并填写《查阅档案登记薄》；外单位查阅者，需持有所在单位介绍信，经本公司经理助理级以上领导批准方可查阅。

二．利用档案一般只限在档案管理部门视线区域内查阅，未经允许不得摘抄、复制档案，如需要复制需经过档案管理部门经理、分管经理以及公司主要领导批准。

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