前者揭示对象的属性，后者揭示量的变化。
4.纵向观察与横向观察
前者观察对象的历史发展，目前状况与发展方向，后者观察对象与周围同类事物的联系与同异。
5.上向观察与下向观察
前者观察决策者意图或上级领导和机关的部署，后者观察决策具体实施者的行为动态和反应。
6.正向观察与反向观察
前者观察决策实施中的经验和成果，后者观察决策实施中反映出来的教训、缺陷和失误。
7.直接观察与间接观察
前者秘书人员亲自对对象进行观察，后者是利用下级机关和有关对象的资料、报表、录像等媒介进行观察。
8.受命观察与主动观察
前者观察领导指定的对象，后者观察领导未指定而又与秘书工作有关的对象。
9.长期观察与短期观察
前者是对对象进行系统的连续观察，后者是对对象进行临时的短暂观察。
上述这些观察方法，要求秘书根据观察目的的需要，有选择地、灵活地交替运用，切忌生搬硬套。
第三节 具体服务工作要求
一、下乡外出时的服务
1.做好准备工作
首先在接受领导交给的任务之后，要了解领导同志外出时的任务、意图、时间、方向和地点，然后根据任务做必要的学习和研究，协助领导考虑完成任务的措施。
要做好各种具体的准备，选带有关的文件、学习材料、参考资料、地图和所去单位主要领导的名单等；要安排好车辆，提醒司机做好应有的准备。如不带车，就要提前购买好车、机、船票，熟记发车(机、船)时间，座位号数，是否有送行人员，是否有接站人员，旅行中领导的饮食安排，下车后第一站去向等等，均要提前检点。同时还要注意在临行前一、两天，将领导的出发时间，所乘车(机、船)次、座号，一行人数(包括司机)，所到地点和所需了解情况或准备解决什么问题等基本情况及时通知给对方领导或单位。外出即将结束返回，要提前告知本单位，以使本单位做好必要的接应准备。
2.外出期间
(1)对领导的活动日程(如听取汇报、调查研究、座谈走访、看望人员、参观及行动路线)进行周密细致的安排。在征得领导的同意后，通知有关单位的领导，并告有关单位做好应有的组织和准备工作。活动中要根据领导同志的习惯，及时提供有关资料，如所去单位领导的姓名及主要情况等。
(2)根据领导的意图，围绕外出的任务，搞好调查研究，掌握第一手材料，为编写专题调查报告和综合汇报材料打好基础。如果有单位要求领导讲话，要根据领导的授意或与领导沟通意见，认真准备好讲话提纲。
二、参观学习的服务
1.做好准备工作
出发前的准备，包括思想准备、资料准备和后勤物质准备。
(1)思想准备
秘书要对即将开始的参观学习目的，所走的路线，到些什么地方和单位，需要多长时间，要领会领导的意图，避免盲目、被动。
(2)资料准备
对参观学习地区、单位的主要经验、主要特点要有所了解；对该地区、单位领导成员、姓名，主要负责人爱好等也应有所了解；对该地区、该单位的生产形势、规模、技术设备条件，历年来主要经济技术指标，对该地自然环境、风土人情、历史、现状、物产资源方面的情况等，均应寻找基本的情况和资料并力求熟悉。同时也要根据领导的目的有针对性地索取一些本地、本单位这些方面的基本情况，以便在领导参观学习过程中分析比较，使学习更有针对性。同时还需要掌握近年来上级有关会议的精神、指示、文件等方面的资料。有的要尽可能烂熟于胸，有的则必须作为资料携带。
(3)后勤物质准备
除了准备好领导的办公用具、生活用具、必备药物外，还要预支足够的经费。如果带专车，还应关照司机提前检修好车辆，并准备好所需要的备用器材。
2.参观学习期间
在参观学习中，秘书要注意眼明、多思、善于分析情况。在参观学习现场，秘书要眼看心想，灵活敏捷，善于观察并尽可能进行较深层次的思考，从现象中捕捉具有典型意义的经验。对领导提出的问题和对方的解释要及时记录，现场解答不了或解答得不完全而又比较重要的情况，事后要找有关人员了解。
在听取经验介绍时，一方面要做好记录，另一方面注意索要对方有关的文字材料，发现情况有矛盾的地方，要进行核实。在个别走访时，秘书免不了与他人接触，言谈要朴实、态度要谦虚和蔼。有时对方也打听本地、本单位的情况，要如实介绍，不要故弄玄虚或言不及义。
参观学习返回后，认真做好总结。总结有时不一定秘书本人动手，也可交给随行的其他人员去搞，但总结材料呈送领导之前，秘书一定要认真阅读，看总结是否讲清楚，如有关参观学习所在地区、单位的基本情况、主要经验。及在参观学习中的主要感受，有无提出学习的主要措施和意见等内容，如果不尽如意，秘书要补充完善。及时结算各种账目。
三、视察工作时的服务
领导经常就自己所分管的工作的某方面进行视察，秘书跟随领导视察就成为一项经常性的工作，做好领导视察时的服务工作，是秘书工作中的一项重要任务，这方面的工作经验和方法是：
1.视察前
问清视察的内容和指导思想、视察的对象和重点、视察的程序和时间安排、参加视察的陪同人员、要求被视察的单位提供什么情况、视察前需要查阅什么文件资料、或是需要召开什么预备会议等等。
掌握视察的要点和情况之后，要安排随行有关人员或自己动手针对不同的视察内容和要求拟定出不同的视察方案，提请领导审查确定。
方案批准后，可安排视察前的小型预备会议，印发视察方案和日程安排。如果需要分组，可根据陪同人员的具体情况和领导的意见，分成几个小组，并确定小组带队人员，明确各组的视察范围、重点和程序。提前通知被视察单位安排有关事宜，检点配备各组的视察记录人、联络人，及食宿交通等问题。
2.视察中
视察中，要注意分别将视察程序、时间通知各被视察单位。视察过程中，领导可能做出临时性的安排，甚至改变原有的日程，并有可能提出更新一步的安排。秘书要及时将这些变化中的细致的情况通知各小组或陪同人员。必要时组织临时碰头会做一个安排；检查落实被视察单位的准备情况，及被访人员的动向和联络办法。做好记录和有关主要资料的收集，并注意随时掌握各视察组的进度，不要失掉联系，并及时向领导汇报。
3.视察后
视察后应做到：指定专人及时汇集各陪伺人员或各视察小组的情况小结；及时审查其整理写好的视察报告初稿，并提交领导审定；安排印发视察报告；及时了解视察报告所提问题的解决落实情况。
这类视察活动有时以一名领导为主，有时有多位领导同时进行(但也有一名为主的领导)，为主领导的秘书还要注意加强与其他各位领导的秘书的联络与协调，并将为主领导的意图特别是变化中的意图、思路和想法首先通知到其他各位领导。
管 理 工 具 1
秘书工作条例
第一章 秘书的任务
第一条 秘书的任务是代替公司经理处理那些可以由其他人完成的工作和为经理的工作做好准备。这些工作不论大小，都应看做是经理的重要工作来接受。
为使经理的工作得以顺利进行，对经理的工作进行计划和准备是秘书的主要职责。 第二条 本公司秘书的工作有很多项内容，简单地表示如下： 1.传达 2.运转 3.助手
4.书籍、文件整理 5.室内整理 6.代行事务 7.会计事务 8.调查 9.记录 10.接待
第三条 以上工作的内容以及分量根据经理的意图和各项工作的具体内容决定。
第二章 秘书的工作内容
第四条 传达事务
传达事务的工作内容具体如下： 1.接待来访
来访者形形色色，既有政府官员、大公司的经理，也有普通的职员，另外还有预约会见的申请人，报纸杂志的记者等。他们有的是有要紧的事情，有的是递交文件，也有的仅仅是问候。秘书要有区别对待来访者的能力。
与对方会见时，在未充分了解以往交际关系的情况下，听取了姓名和所要求后，通常是请对方稍候，而不直接说经理在或不在、见还是不见。对应该会见的人，应直接转达对方的意图，并引其进入会客室或经理办公室，不论对方要求见面还是仅仅预约。对不宜会见的人，在请示经理后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由，拒绝对方，或是将个人意见报经理后接受答复。
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