活动执行流程详细表 

福建省质协品牌发展中心活动执行流程详细表

一、活动策划执行流程图

（一）接洽流程 ................................................................................................... 2 （二）策划流程 ................................................................................................... 3 （三）管控流程 ................................................................................................... 3 （四）标准管控工具：甘特图表 ..................................................................................... 4

二、活动策划执行详细方案

（一）前期准备 .................................................................................................. 4

（1）前期准备的宣传类 .................................................................................................................................................................................... 5 （2）前期准备的物品类 .................................................................................................................................................................................... 6 （3）前期准备的其他 .................................................................................................................................................................................................................. 6 （二）活动现场 .................................................................................................. 8

三、后期工作总结流程

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一、活动策划执行流程图

人员分组 项目接洽 项目接洽流程策划方案 项目策划流程项目筹备 物料准备 现场台本 活动策划宣传策划预算物料申请、审核流程 开拓、整合资源 规范、专业执行 构建、完善模式 现场照片 项目执行 执行管控流程 执行总结 媒体剪报 客户评价 执行人员评估

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（一）接洽流程 任务分工 准备工作 主要工作要求及内容说明、洽谈重点 参与人员 联系方式 完成时间 备注 ★ 了解项目规模、场地及其可操作性； ★ 了解合作方关键人物、组织机构，★公司宣传册及相关资料 合作意向，资金条件； ★本公司自有优势资源、活动经验； ★ 了解对方的想法和建议； ★ 讨论策划案，获取客户对活动的具★自有资源、案例介绍PPT文档 ★项目初步策划案框架（包括：活动主题、体要求及意见； 形式、主要内容建议；执行流程安排；大体★ 获知项目的着重点及难点； ★ 客户的倾向性。 预算） ★根据客户意见修改后的策划案(包含策划执行方案、宣传策划案；详细预算) ★准备汇报用投影仪、手提电脑、方案PPT★ 项目汇报； ★ 合同条款认定 文档； ★策划文案打印、装订成册； ★汇报流程安排：开场人员，主要讲述人员，答疑人员。 初步接触： 1、细节洽谈（多次） 2、项目汇报

二、活动策划具体执行详细方案

二、活动现场 1、现场停车位安排 2、贵宾室 如若活动是比较大型的，我们还要与保卫处取得联系，准备好停车场地，安排好停 车引导人员。 校园相对简单，但许多时候，领导来早了，总要有地方让他先休息一下吧，这就是 3

贵宾室。我们的布置不一定很高档，但水、水果、纸巾、讲究卫生等还是少不了的。 3、现场全程拍摄 为了做好后期工作的宣传和总结我们要安排人员全程拍摄。 4、签到、礼仪迎接领导嘉当领导和嘉宾到来时我们要让礼仪进行迎接、献花，如果有需要我们还要合影留作 宾及合影 纪念。然后礼仪引导领导及嘉宾入席。 5、司掌员 为了保证现场的气氛我们最好先前安排好司掌员。 为了保持整场活动的秩序，我们要让负责安全人员在现场维持秩序，最主要的是确6、维持现场秩序（安全员） 保在突发情况下，现场不慌乱。一般情况下，安全员主要负责不要让观众在领导前 面不停的走动。所有人员均从后排走动，包括拍照、摄像，要适可而止。 7、现场话筒传递 8、观众的调整 9、记者接待 10、活动的开始 11、领导介绍 12、场内纪律 13、标明洗手间的位置 当到了互动环节需要观众发言时，我们要事先安排好礼仪专门传递话筒。 如果活动开始前观众还没坐满，就要迅速将后面几排的观众调整至前面，保证活动 场面。 要保证记者的座位、行动的自由等。 一定要由总负责人说的算，不是一定要按照原计划的时间开始的，可能会根据现场 的实际情况提前或者推后。 许多领导不是提前可以确定的，经常是直到活动开始前几分钟才到来，出于尊重， 我们一定要介绍他，所以这个环节也比较紧张。 有几种情况要制止，如吃东西、大声聊天，随意出入等。 许多来宾是第一次来，这点很细节。 三、后期工作（总结） 1、整理会场和物料 2、财务结算： 一场活动结束了，但是我们的工作并还没有真正完成，首先整理余剩的水和节目单；拆卸幕布、条幅等宣传物料；其次整理归还租借的物品；最后还要清理现场的卫生 等。 1、尾款催收。 2、演员劳务结算。 3、制作尾款结算。 4、项目费用结算。 4

3、整理文件材料，存档 1、合同。 2、方案策划、执行台本。 3、宣传（网络、电视、报媒、杂志 等）资料收集 4、现场照片、录像。 5、物料设计稿、照片 最后我们要将所有的活动材料进行整理、存档，便于以后的工作和学习。 4、和媒体沟通确认是否报现场整理完了我们回头还要立刻和媒体沟通确认我们的活动是否被报导。 导 为了加大活动的宣传我们还要进行活动照片的整理，做好公司刊物的报道。摄影的5、整理照片、录像、新闻录像还应当及时刻成光盘，视屏上传到公司网络，这样方能更大力度的宣传我们的 报道 活动。 67、汇报工作 活动结束后我们应该及时的向相关老师和领导汇报我们活动的工作情况，请上级指 出我们的不足之处。 同时我们要及时的召开活动总结大会，点明不足的地方，讨论如何改进，这样才能7、工作总结：召开总结大 取得今后更大的进步。 会 1、对内、对外等总结报告 2、参与人员评估与奖惩

说明：结合具体活动实际，对活动项目进行调整。

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