会议营销现场操作流程控制要点

会议营销现场操作流程控制要点

在会议营销整体操作流程之中，会议现场是整个流程中的中间一环，也是至关重要的临门一脚，会前工作是决定消费者是否购买，而会中则是解决消费者购买多少的问题，会议现场销售成功的关键则在于会议现场销售氛围营造的成功与否。

销售氛围的成功营造则依赖于各个环节的顺畅配合和现场团队所有成员的团体力量的组合，笔者以为会议销售的精髓在于各个操作环节的精细化，任何一个环节都必须认真对待，各个环节亦没有主次之分，在每场会议之前都要认真检查各个环节相关工作的准备情况，决不能流于形式。以下是笔者在实际操作过程中针对现场操作流程控制的一些实战总结，具体如下： 一、到场时间和服装要求

7：20全体参会人员准时到达活动现场要求，按照公司统一着装保持衣服整洁，深色西裤、上身着公司统一衬衫，并将胸卡照片朝外，置于衬衫的左上胸与从上往下第三钮扣平行的中心位置，理好头发到签到台，签到、注明到场时间。 签到负责人：1名 二、会前准备工作和资料检查

7：30由会务总监统一点名，记录考核。会议营销各部门负责人带领各部门相关人员进行各项准备工作和相关资料的检查，具体检查内容如下：

? 顾客回访表、健康自查表、来宾登记表，产品专利证书、优惠政策方案表、

订货单、两支以上的笔、名片；

? 主持人检查必带物品（音像光盘、专家嘉宾名单、参会老顾客名单、串词

稿、程序安排表、有奖知识竞答题、笔游戏道具是否齐全）； ? 咨询医师检查笔、工作证、白大褂到位；

? 财务人员检查必带的笔、票据、计算器、复写纸、散钱是否到位； ? 讲师检查演讲稿、指光灯；

? 财务人员负责联络和配合连锁公司的配货工作，督促对方作好相关准备工

作。

准备工作检查负责人：1名 三、会场布置

7：35全体工作人员按照前一天，会前会分工内容，到会务用品区领取各自所负责的用品，开始布置会场，由会务总监统一监控、协调；

? 负责横幅的工作人员，将会标置于前台正上方，保持会标平整、醒目、感

观效果好，确保牢靠，将其后横幅挂在台侧正上方，版面平整、醒目、两侧横幅高度统一，对称效果好（宗旨：横幅会标悬挂因地置宜，以便调节整体感观）；

? 负责展板的工作人员，根据会场空间，选择摆放区，按照公司简介，产品

权威认证证书资料，产品介绍先后顺序摆放，位置醒目，便于客人系统地有序地进行了解；

? 负责易拉宝的工作人员，将易拉宝组装好置于会场前中后两侧及咨询区和

签到处各一只，位置适当，感观效果佳；

? 负责展示盒的工作人员，将展示盒置于舞台前方两侧摆放（要求：有层次

感、立体感，高度1.5米左右，刺激感观效果）；

? 负责投影仪的工作人员，将投影仪配置好并试机，将投影幕布调整好，达

到清晰、屏幕大小适中，前方无阻碍物，将地线调整好，不绊脚、安全； ? 负责礼品的工作人员，根据礼品、奖品形状大小精心设计摆放，放在舞台

左侧，力求达到大方、美观、有吸引力；

? 负责货区的工作人员，保持货区整洁，预先将产品按各疗程分类装好，便

于提货，提高效率（安全达到刺激顾客购买欲望）；

? 负责咨询的工作人员，按照专家人数，备好桌椅放于后场右侧，桌面铺白

色桌布，正中间放上“咨询台”指示卡，及各专家医师的姓名卡，放于各医师的正前方，达到整齐、清爽，便于顾客与专家医师咨询；

? 负责签到台的工作人员，将签到台置于门口右侧，并铺好宾馆统一桌布，

放上“签到台”指示卡和抽奖箱，三到四个凳子便于签到人员整齐就座； ? 负责会场桌椅摆放的工作人员，由会务总监统一调控，设计，每桌8-10

个凳子，长方形桌子竖摆，铺好桌布，放上桌号，达到全场座位整齐、美观、空间距离适当，便于人员流通，互动游戏等，同时将主讲台，放在舞台右侧，检查小台灯，立式话筒，是否良好；

? 负责发放资料的工作人员，将宣传资料包括：公司宣传报、产品宣传册，

产品宣传彩页，每桌各4-5份，整齐地放于桌面中间位置；

? 负责灯光音响的工作人员，检查开关，试灯，并按程序中要求，相应进行

试调，并与宾馆音控师协调，试放音乐，调整音量，并将两只无线主话筒试音，确保音质音量良好，检查话筒电池、电量是否充足；

? 负责其它准备的工作人员，将照相机、抽奖箱、气球等相应物品准备到位。 会场布置负责人：1名

备注：第二项和第三项会议流程在前期市场部工作人员操作会议营销不够熟练的情况下，尽量要求在活动头天下午能够全部准备完毕，待所有人员操作熟练的情况下，就可以按照以上程序进行。 四、战前动员

7：50全体工作人员在舞台前集中，由会务总监做现场会前动员，会务总监依次向工作人员落实，会务用品布置情况，再次强调会议重点注意情况等，并集体调整团队势气，准备引宾入场；

战前动员：会务总监 五、迎宾流程和要求

楼下大厅2名，戴好礼仪授带，保持良好的精神面貌，面带微笑，见到客人来时，先致欢迎词上前一步，统一话语（叔叔或阿姨您好！请问是来参加XX公司的联谊会吗？回答“不是的”则表示真诚歉意“对不起！打扰了”；若客人回答“是的”则表示热诚的欢迎“欢迎光临，请上×××楼”同时引导客人至电梯口，按好电梯等顾客进入电梯后，方可离开，放回原位；

楼上电梯口1-2名礼仪，戴好礼仪授带，电梯门一开，马上热情招呼：（叔叔或阿姨您好！这边请）引导客人到签到处，同时签到处两侧的迎宾队列以整齐、热情的掌声，表示欢迎，并集体整齐、响亮、清晰、齐喊“欢迎光临”礼仪人员提醒客人，出示邀请函，签到，交将邀请函上的抽奖券撕下，投入抽奖箱，签到人员做好登记，并唱名，该客人是由谁邀请的，及相应的桌号，由其中一名签到人员引导客人进场入座，并引荐此时相关邀请人，立即进场接位，引介词：“邀请人姓名×××叔叔或阿姨来了”邀请人接话“叔叔或阿姨，您好！”引介词：“叔叔或阿姨，这位就是给您打电话的×××，邀请人立即接过话题，热情招呼就座，安排填写来宾登记表，健康自查表，引导顾客浏览公司资料和他交流，尽可能拉近感情，了解客人情况；顾客入座后，引荐人及时通知服务生倒茶水后，邀请人立即归位。

以上迎宾工作循环进行到9：00，楼下和楼上各留1名迎宾人员，等待到10：00左右，对后来人员进行及时礼貌的接待和引导，迅速安排到会场交给相关健康代表。在全部迎宾人员撤出迎宾区之后，所有迎宾物料要全部撤掉。

迎宾负责人：1名