OFFICEWord编辑中中使用excel的数据之邮件合并 - 图文

OFFICEWord编辑中中使用excel的数据之邮件合并

使用的邮件合并功能可以完成很多重复项目的劳动。不知道大家是否意识到，我们最熟悉的准考证也是使用这个完成的。当然，我们不否认很多专业化的考证制作工具已经完全把这项任务承担了，但是作为Word中实用又很重要的功能，邮件合并在日常工作中还是有重要的应用。我们以制作一张高考的准考证为例，把整个过程展示给大家，希望您能在每个步骤中学到有用的东西。需要说明的是，本实例仅仅为熟悉Word操作而撰写，请勿用于非法用途。 1.准备数据库，定立制作思路

（图1）

首先找一个准考证的实例。

从例子中学习知识是很有效的。在着手制作之前分析一下文稿的特点，制定相应的策略，可以使你在后面的过程中事半功倍，正所谓“磨刀不误砍柴工”。

就本例而言，准考证是一个独立的页面，需要完成页面设置(尺寸，页边距等等)、证件名称、具体信息和备注等等。还有一些特殊格式设置，比如边框、下划线等。准考证跟一般文档的不同在于它是在固定的内容，也就是母版上填充不同的数据，如考生姓名。当我们有打印要求时，每

一张证件是都不同的，依据的就是数据库中一个个记录。这就是Word邮件合并的用处所在了。首先应该打好模板，也就是将页面不变的部分整理好，留出需要填充的空格，再将它们 与数据库联系起来，最后完成输出。我们从页面的基本设置开始做起。 2.母版的制作

根据准考证的规格，首先要把打开Word时默认的纸张改变成需要的格式。这里采取了一个近似的大小，设置窗口长宽为15×12cm。关于页面的设置都被放在了Word“页面设置”选项卡中，因为这是特殊的格式，所以要选择“自定义大小”来完成。

（图2）

页面设置好之后，就要将模板中的各个部分输入并定位了。这个时候您应该想到使用表格。朋友们或许有疑问，为什么要插入表格?要知道，我们完全可以采用添加空格的方法来对页面的内容进行定位，这是很多Word初学者理所当然想到的。但我们很不提倡使用这样的方法。Word页面的格式定位最理想的方法就是使用表格，这跟我们制作网页时候的思路是一样的。尤其是面

对复杂的各式需要更是如此，朋友们一定要通过例子熟悉起来。从实例的照片可以看出。按照行列数从多的原则，插入一个3×10的表格。

（图3）

下面就是按照位置进行填充内容，这可是一项基本功，所设计到的基本操作有：合并单元格、移动表格边线位置。表格对齐方式以及对表格中的字体格式进行设置等等。大家要在实践中慢慢摸索，熟练掌握，制作完成后如图(因为照片的引用稍有复杂，我们暂时插入一张图片示意，实现方法在文后另附)。

（图4）

表格的边线是不需要的。文字部分完成之后，要做的就是在视觉上转变的重要一步了。这就是去除这些多余的表格线。当然，并不是真正的删除，只不过是把不必要的框线去掉或者隐藏，将需要的框线改成需要的格式，比如本例中的双下划线。

设置框线显示与否首先要选中单元格。请注意，选中单元格和选中单元格中的文字是不同的。朋友们会发现如果单元格中没有数据，选择起来会比较困难，那么您只要往其中输入一个空格就可以了。选中单元格后，在“段落”工具组中可以使用下拉菜单直接选择需要的框线，您也可以右键“单元格格式”中进行设置。准考证外围的大框线框粗细和颜色都有不同，由于涉及到的部分比较多，请大家务必细心。我们在此仅展示最后的效果。