《档案管理制度》

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有限公司

[2018] 005号

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档案管理制度

第一条第二条第三条第四条第五条第六条第七条第八条第九条第一章 总 则

为加强档案的规范化管理，维护档案的完整与安全，充分发挥档案的信

息作用，使之更好地为公司的发展服务，根据《中华人民共和国档案法》的规定，结合公司的具体情况制定本制度。 公司档案指公司自筹建以来，在各项工作和活动中形成的有保存价值的

各种形式的记录材料。

公司档案的构成包括行政档案、会计档案、业务档案和人事档案四大类。

档案工作是公司管理工作的组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是公司进行日常工作、总结经验、业务研究的依据，是维护公

司历史真实面貌的一项重要工作。因此，公司员工都有保护档案的义务。

为确保档案完整、准确、系统、安全和有效利用，公司档案实行由行政财务部集中统一管理，不得分散保存。 公司业务档案，按照公司制定的《投资管理业务决策程序》归档、管理。 公司会计档案，按照财政部《会计档案管理办法》归档、管理。 公司人事档案，按照《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规

定》归档、管理。 档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业

务能力。

第二章 归档范围

为了完整系统地保存公司在各项工作和活动中形成的各种门类和各种

载体的档案，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和公司各项工作的需要，制定公司档案的归案范围。

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第十条 公司文件材料的归档范围：

凡公司各项工作和活动中形成的具有保存价值的文件材料，都属于归档范围。 具体包括：

1．上级机关（各级党政部门、行政主管部门、行业管理部门）颁发的文件材料： （1） 上级部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； （2） 上级机关颁发的属公司主管业务并要执行的文件，以及普发的、

非公司主管业务但需要贯彻执行的法规性文件； （3） 上级领导参加公司重大活动的影像、图片等记录材料（如光盘、

录音带、录像带等）；

（4） 上级机关部门领导对公司工作所作的指示、讲话以及专题会议形成的会议纪要等。 2．本公司的文件材料：

（1） 公司股东大会、董事会、监事会会议材料；

（2） 公司内部会议材料，公司召开的工作会议，专业会议文件材料； （3） 公司制发的 (包括转发、联合制发)的各种正式文件；

（4） 公司的请示与上级机关的批复文件，所属机构的请示与公司的批

复文件； （5） 公司领导公务活动形成的重要信件、传真，从外单位带回的与公

司有关的未经文书登记处理的文件材料； （6） 公司成立、改制、合并、分立、撤销、各项变更登记等原始决策

性、法律性文件和工商登记材料； （7） 公司制定的章程、制度等文件材料；

（8） 公司重要活动及内部活动形成的工作计划、总结、报告、统计报

表、统计分析、影像、图片等记录材料（如光盘、录音带、录像带等）；

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（9） 公司形成的财务报告及报表（如主管部门临时通知编报的主要财

务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告）、会计凭证（如外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记帐凭证、记帐凭证汇总表，包括银行存款对帐单及余额调节表等）、会计账簿（包括总帐、明细帐、日记帐、各种辅助登记簿等）、其它会计核算资料（与会计核算紧密相关的，由财务部门负责办理的有参考价值的数据、增值税专用发票和普通发票）等材料； （10）公司员工职务任免、员工教育和培训、职称评聘、党、团、员工

名册、报表、以及员工录用、转正、定级、调资、退职、退休等

工作及员工奖惩等文件材料；

（11）公司办理的员工转移工资、行政、党、团等组织关系介绍信及存

根； （12）公司购买房地产、车辆、大型固定资产的文件材料正本、附件，

财产交接凭证、清册、报表； （13）公司签订的各种合同、协议的正本及补充材料等；

（14）公司所参与的各类投资项目文件材料（包括但不限于：项目开发、

项目投资及管理过程中形成的各种报告、申请、法律文件和会议

决议等。如与投资项目单位签署的保密协议、立项申请、尽职调查、投资意向书和备忘录、主要投资条款、投资建议书、投资管理报告、团队内部决议、公司及投资企业董事会决议、投资合同、项目公司章程、法律意见书、专家评审〈或访谈〉意见、会计事务所出具的项目公司审计报告、公司投资付款手续和相关凭证、出验资报告、工商注资变更登记、公司所持的股权证、项目股东会和董事会决议、项目季度/年度投资管理及评估报告、项目重大事项特别报告、项目处置建议书和备忘录、公司和项目公司董事会对该项目退出的审查与批准文件、项目处置实施情况、处置后资金分配和清算的文件材料、项目处置总结报告等）；

（15）公司所发生的各类民事诉讼（包括诉讼、仲裁及调解案件）材料； （16）其他对公司有保存价值的文件材料。

第十一条 档案的归档要求

公司按照文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，

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