基于文档一体化的高校档案信息化管理研究

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基于文档一体化的高校档案信息化管理研究

作者：金芳

来源：《中国管理信息化》2016年第17期

[摘 要] “文档一体化”是高校档案管理的基础工作，是在网络信息环境下提高文档工作效率、满足一对多用户信息需求、实现全方位统一管理的重要举措。计算机网络技术的广泛应用为高校实行“文档一体化”管理提供了技术支持，本文从档案信息化管理的视角对高校档案“文档一体化”管理进行分析研究。

[关键词] 档案管理；文档一体化；信息化建设 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 17. 107

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）17- 0189- 01 1 高校档案信息化建设的科学内涵

随着网络信息化技术的不断发展，实施高校档案管理的“文档一体化”是建设高校档案信息化的必然要求，是体现现代化档案管理理念的必要手段。对于高校档案管理而言，高校档案信息化建设是指运用信息技术开发档案信息资源，并充分发挥信息化网络的特点和优势，借助信息技术做好档案管理，保护档案资料，进而提高档案利用率。随着高校档案信息化建设的不断发展，高校档案管理机构的职能与工作体制也随之发生变化，高校档案也呈现更多样化的形式，比如电子档案、数字文件、虚拟网络资料等，这给高校档案信息化管理提出了越来越高的要求。

2 “文档一体化”的理论基础及实践现状 2.1 理论基础

“文档一体化”在高校档案信息化建设中实施需要具备一定的理论基础作为支撑，使其在实践运用中具有切实的可行性。从文件生命周期理论来看，高校档案数量的繁杂突出了文件生命周期的阶段性特征，而阶段性又是建立在文件整体性的基础上的，整体性与阶段性共同构成了文件的运动生命周期，且文件运动的整体性对电子文件的影响巨大，而阶段性则对纸质文件的影响巨大，这使得“文档一体化”具有了实施的理论基础。从文件连续性理论来看，连贯一致的管理方式、价值的连续都需要实现“文档一体化”。此外，档案与文件管理的继承性，也是高校档案管理实现“文档一体化”的理论基础。 2.2 实践现状分析