东莞市住宅小区成立业主大会及组建业主委员会办事程序（修订版）
东莞市住宅小区成立业主大会及组建业主委员会
办事程序（修订版）
制订依据：
1、《物权法》20XX年10月1日起施行；
2、《物业管理条例》20XX年9月1日起施行，20XX年8月26日修改并于20XX年10月1日起施行； 3、《业主大会规程》建住房[20XX]131号（其中与《物权法》、《物业管理条例》有冲突的条款应按《物权法》及《物业管理条例》的有关规定执行）。 详细说明及办事指南： 一、 总则
业主代表及建设单位组织成立业主大会筹备组，开展业主大会筹备组织活动，及召开首届业主大会会议选举业主委员会成员等活动，由市房管局（或授权市物业管理协会）、各街道办事处、各镇人民政府进行监督指导。
二、 业主大会筹备组
业主大会是一个物业管理区域内代表和维护物业管理区域内全体业主在物业管理活动中合法权益的组织，成立业主大会应当由业主代表及建设单位共同组成业主大会筹备组。
组成业主大会筹备组的业主代表应当是一个物业管理区域内热心公益事业、责任心强、具有一定组织能力的业主。筹备组中业主代表的推选可由热心业主自荐、部分业主推荐等方式产生，人数不宜过多。建设单位应当依法积极配合协助派出代表1至2人参与筹备组工作。根据我市实际情况，筹备组组成后，需将有关材料提交市物业管理协会向市房管局汇报存档。
筹备组成立后应提交的材料包括：筹备组成立证明书；筹备组成员名册（包括各成员的姓名、性别、年龄、所拥有物业的房号、联系电话、简历等）；业主代表身份证复印件及产权证书（或购房合同、二手房交易证明材料）复印件，提交至物协时应同时携带原件，核对后退回；建设单位代表的身份证明文件。 筹备组资料经市房管局存档并发出回执后，应在小区内及时公告筹备组成员名单，并开展有关筹备工作：（一）确定首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容；（二）参照市物业管理协会的参考样本（可上网查询），拟定《业主大会议事规则》（草案）和《管理规约》（草案）；（三）确认业主身份，确定业主人数及业主在首次业主大会会议上的投票权数；（四）确定业主委员会委员候选人产生办法及名单；（五）做好召开首次业主大会会议的其他准备工作。其中（一）、（二）、（三）、（四）项的内容应当在首次业主大会会议召开15日前以书面形式在物业管理区域内公告，小区现有物业服务企业应积极协助筹备组的各项工作。
业主委员会委员候选人产生办法可采取业主自荐、10人以上业主推荐、分栋（区）推选等方式确定，并结合小区户数控制候选人名额，采用差额选举或等额选举的方式均可。 三、 业主大会
筹备组应当自组成之日起30日内在市房管局或市物业管理协会、各街道办事处、各镇人民政府的指导下，组织业主召开首次业主大会会议，并选举产生业主委员会。
业主大会会议可以采用集体讨论的形式，也可以采用书面征求意见的形式；但应当有物业管理区域内专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主参加。
选票的制作可考虑编号、回收等问题，保证投票的公正、公开及科学性。业主在业主大会会议上的投票权数按每平方米为一个投票权确定，不足一平方米的按四舍五入计，数额以产权证书或购房合同记载的面积为准。未售出房屋其投票权由建设单位行使，业主人数计为一人。
通过业主大会会议选举或更换业主委员会成员及作出其他决定必须经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意；筹集和使用专项维修资金，改建、重建建筑物及其附属设施，必
须经专有部分占建筑物总面积2/3以上的业主且占总人数2/3以上的业主同意。首次业主大会会议应投票选举出业主委员会成员，投票确定《业主大会议事规则》、《管理规约》。
业主大会履行以下职责：（一）制定、修改业主大会议事规则和管理公约；（二）选举、更换业主委员会委员，监督业主委员会的工作；（三）选聘、解聘物业服务企业；（四）决定专项维修资金使用、续筹方案，并监督实施；（五）制定、修改物业管理区域内物业共用部位和共用设施设备的使用、公共秩序和环境卫生的维护等方面的规章制度；（六）法律、法规或者业主大会议事规则规定的其他有关物业管理的职责。
四、 业主委员会
业主委员会是业主大会的执行机构。业主委员会应当自选举产生之日起3日内召开首次业主委员会会议，推选产生业主委员会主任1人，副主任1－2人。
业主委员会应当自选举产生之日起30日内，将业主大会的成立情况、业主大会议事规则、管理规约及业主委员会委员名单等材料提交至市物业管理协会转市房管局备案。业主委员会备案的有关事项发生变更的，依照上述规定重新备案。
业主委员会履行以下职责：（一）召集业主大会会议，报告物业管理的实施情况；（二）代表业主与业主大会选聘的物业服务企业签订物业服务合同；（三）及时了解业主、物业使用人的意见和建议，监督和协助物业服务企业履行物业服务合同；（四）监督管理规约的实施；（五）业主大会赋予的其他职责。 附件：简易程序表
东莞市住宅小区成立业主大会及组建业主委员会
办事程序（试行）
业主代表、建设单位共同组成业主大会筹备组 市房管局提供行政指导及监督，相关物业公司提供协助 ↓
筹备组提交资料至东莞市物业管理协会转市房管局存档 ↓
筹备组成立后，应在该物业管理区域公告至少15天，并自成立之日起30日内组织召开首届业主大会会议 ↓
召开首次业主大会会议选举产生业主委员会（5—19人单数）投票表决《业主大会议事规则（草案）》、《管理规约（草案）》 ↓
业主委员会应自选举产生之日起30日内报市物业管理协会转房管局备案 备注：
（一）筹备组成立应提交的材料包括：
1、 筹备组成立证明书（由业主代表签名、建设单位盖章）； 2、 建设单位盖章的证明文件及代表的身份证复印件；
3、 业主代表名册，包括姓名、性别、年龄、所拥有物业的房号、联系电话、简历等；
4、 业主代表身份证复印件及产权证书（或购房合同）复印件，提交至物业协会时应同时携带原件，核对后退回；
5、 《管理规约》草案及《业主大会议事规则》草案。 （二）筹备组公告事项：
1、 筹备组成员名单；
2、 首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容； 3、 《管理规约》草案及《业主大会议事规则》草案；
4、 确认业主身份，确定业主在首次业主大会会议上的业主人数和投票权数（以每平方米为一个投票权，不足一平方米按四舍五入计）；
5、 业主委员会委员候选人产生办法及名册。 （三）业主委员会备案提交的材料包括：
1、 业主委员会备案申请书，由当选业主委员会成员签名； 2、 首次业主大会会议记录，由主要参加人员签名；
3、 业主委员会成员名册，包括职务及姓名、性别、年龄、所拥有物业的房号、联系电话、简历等； 4、 选举投票统计表，要求列明总票数、业主总人数、同意票数、否决票数、弃权票数及同意率； 5、 投票通过的《管理规约》、《业主大会议事规则》。 6、 首次业主大会会议现场相片若干。
东莞市住宅小区业主委员会换届选举备案办事程序（试行）
上一届业主委员会组成筹备组 市房管局提供行政指导及监督，相关物业公司提供协助 ↓
筹备组成立后应告知主管部门，并在该物业管理区域公告至少15天 ↓
筹备组组成之日起30日内组织召开换届选举业主大会会议 ↓
业主大会会议选举产生业主委员会（3—19人单数） ↓
业主委员会应自选举产生之日起30日内报市物业管理协会转房管局备案 ↓
经市房管局正式备案后，即完成整个程序
备注：
（一）筹备组告知方式：
向市物业管理协会提交上一届业主委员会成立后的工作总结、筹备组成员名单、换届选举的情况说明、业主大会会议召开议程。 （二）筹备组公告事项： 1、筹备组成员名单；
2、首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容； 3、《管理规约》草案及《业主大会议事规则》草案；
4、确认业主身份，确定业主在首次业主大会会议上的业主人数和投票权数（以每平方米为一个投票权，不足一平方米按四舍五入计）；
5、业主委员会委员候选人产生办法及名册。 （三）业主委员会备案提交的材料包括：
1、业主委员会备案申请书，加盖业主委员会公章； 2、上一届业主委员会备案通知书复印件；
3、换届选举业主大会会议记录，必须由记录人、筹备组成员、监票人等主要参加人员签名； 4、业主委员会成员名册，并提供业主委员会成员的业主身份证明文件；
5、选举投票统计表，要求列明总票数、业主总人数、同意票数、否决票数、弃权票数及同意率； 6、《管理规约》、《业主大会议事规则》（注：上一届业主委员会已备案、且无变更的无需提供）； 7、业主大会会议现场相片若干。
注：市房管局备案于材料提交齐全后20个工作日内完成。
一、业主大会筹备组成立提交资料样本
附件1：
东莞市 镇（区） 住宅小区首届业主大会筹备组
成立证明书（参考样本）
东莞市房管局：
我小区由 公司（建设单位）于 年 月投资开发，现已交楼。小区坐落于 ，总建筑面积 平方米，业主总人数为 人。本小区自 年 月开始入住，现入住率已达 %。为更好的搞好小区的物业管理，配合物业服务企业加强小区物业管理，决定成立小区业主大会筹备组，筹备选举产生业主委员会。为此，特向贵局提交筹备组成立的有关资料。 此致
敬礼！
建设单位名称（公章） 业主代表签名 年 月 日
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