（5）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申购部门必须作出书面说明。
（6）申购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
第七条 申购单的接收及分发规定 1、申购的接收要点
（1）采购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查申购单是否经过公司领导审批；
（2）接收申购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图片或详细参数资料不全不采购，库房有一定存储量的物资不采购的原则；
（3）对于不符合规定和撤销的申购物资应及时通知申购部门。 2、申购单的分发规定
（1）对于申购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；
（2）对于紧急申购项目应优先处理；
（3）无法于申购部门需求日期办妥的应通知申购部门； （4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。 第八条 申购审批程序 1、生产经营材料申购程序
生产车间主管填写申购单 库房主管核对申购物资，确保库房无库存或库存不足后签字确认 厂长审核并签字确认 总经理审批并签字确认 采购部经理接收并签字确认 采购部
经理派单给采购执行人员，采购执行人员签字确认并执行采购。
2、生产劳保物资申购程序
库房主管根据库存情况填填写申购单 厂长结合实际生产需求审核并签字确认 总经理审批并签字确认 采购部经理接收并签字确认 采购部经理派单给采购执行人员，采购执行人员签字确认并执行采购。
3、办公物资申购程序
行政人事部填写申购单 部门负责人审核并签字确认 总经理审批并签字确认 采购部经理接收并签字确认 采购部经理派单给采购执行人员，采购执行人员签字确认并执行采购。 4、非常用材料申购程序
物资使用人填写申购单 部门负责人审核并签字确认 总经理审批并签字确认 采购部经理接收并签字确认 采购部经理派单给采购执行人员，采购执行人员签字确认并执行采购。
第三章 物资采购及其规定
第九条 询价、比价、议价
1、经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。
2、凡是最低采购量超过申购量的，采购经办人员在议价后，应在申购单中注明，经主管签字确认后上报。
3、采购经办人员接到“申购单”后应依采购材料使用时间的缓急，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。
4、采购部门接到申购部门以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，按一般采购程序优先办理。 第十条 供应商的选择和审计
1、原辅材料的供应商必须证照齐全，具有生产产品的合法证件。变更原辅材料的供应商必须经过送样检验、小试、中试，征得需求部门或分公司同意，并报有相关部门批准备案。
2、对于大宗和经常使用的商品或服务，采购时应较全面地了解掌握供应商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好业务记录，会同相关部门对供应商定期进行评估和审计。
3、固定资产及零星物资采购在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。 4、为保证原、辅、包材质量的稳定，供应商也应相对稳定。 5、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于生产运营所必需的商品，应有两家或两家以上供应商作为后备 供应商或在其间进行交互采购。大宗商品应同时由两家以上供应商供货，以保证货源、质量和价格合理。
第十一条 采供作业方式：
1、重要性物资采供：对于重要性物资设备的采供，可由总经理及采供部经理与供应商议价。必要时，由总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
2、长期性报价采供：凡经常性使用，且使用量较大宗的物资，采供
部门应事先选定供应商，议定长期供应价格，呈报批准后通知各申购部门依需提出申购。
3、突发性报价采供：根据突发的重要程度，采供部门可先进行满足使用部门需要的采供。然后与使用部门确定突发性物资需求的需求程度，寻找并确定供应商。
第十二条 订购
1、采购经办人员接到经审批通过的“申购单”后，方可通知供应商 供货。
2、在采供合同上或电话、传真上确定所采购物资的名称、规格、数 量、付款、开票、售后事宜。
3、若属于分批交货的，应在“申购单”上予以说明。
4、采购经办人员需要及时跟进供应商的交货进度，避免延期。 5、采供经办人未能按既定进度完成作业时，应第一时间向库房说明，由库房通知申购部门。
第十三条 付款、报销
1、现款采购：采购员必须凭有项目经理/总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持货品、购货发票或收据到库房办理入库手续；由库管员验收并开入库单，（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途）。入库单必须通过采购员、库管员、会计签字后，随同购货发票或收据经项目经理/总经理签字后，方可到财务部办理报销手续。
2、订单采购：供应商货到后，由采购员到库房办理入库手续，由库房库管员验收并开入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，
数量、单价、金额、用途）。入库单必须通过采购员、库管员签字，并将第二联传递会计作往来帐。供应商需要结款时，应凭入库单，随同购货发票或收据由项目经理/总经理签字后，方可到财务部办理结算手续。 3、财务部根据实际入库的数量进行付款。一般的付款方式必须是银行转账，并要求开具正式发票。
4、采购柴油的款项，必须每付一笔后开具本笔款的正式发票。
第十四条 退货、换货或索赔：
采供部接到库房或直接使用部门（人员）的物资验收或使用不合格报告后，根据实际情况，立即和供应商联系退货、换货事宜。如果因为这些物资影响了正常的生产，给公司造成了经济损失的，必须要求供应商进行赔偿。
第四章 合同的签订及其规定
第十五条 合同正文应包含的要素 1、合同名称、编号、签订时间；
2、采购物品、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技 术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；
3、合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明； 4、付款方式； 5、物资交付周期； 6、质量保证期； 7、质量要求及规范；
8、违约责任和解决纠纷的办法； 9、双方的公司信息；
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