恒昌涂料（浙江）有限公司检测实验室
恒昌涂料（浙江）有限公司 主题：检测报告管理程序 检测实验室 程序文件 文件编号 制定 1．目的： 为保证实验室出具的检测报告完整、准确，并能真实的反映样品及其检测结果的全部信息，特制订本程序。 HCL-COP-028 刘运鹏 版本 生效日期 B 2011年01月01日 版次 页次 01 1/4 2. 范围： 本程序适用于本检测实验室检测报告的编制、核验、签发、保存及备份、修改及对可疑结果的处 理等； 3. 职责： 3.1 授权签字人：负责检测报告的批准。 3.2 技术主管：负责检测报告修改/补充单的审核、并负责组织对可疑结果进行处理。 3.3质量主管：负责检测报告质量的监督抽查。 3.4检测员：负责检测报告存档管理和检测报告的拟制、发放以及修改。 3.5 文件管理员：负责检测报告的发行与归档管理。 4. 定义 无 5. 工作内容 5.1检测报告的编制 5.1.1检测报告的报告编号应按以下规则编号： 5.1.1.1原材料检测报告编号：英文字母ZP+年的简写（如2009简写为09）+月份+××××（流 水号）例如：2009年1月的原材料检测报告编号是ZP09010001 □□ □□ □□ □□□□ 四位数字为月流水号 申请检验月份 申请检验年份 检测类别识别码 R 文件修订原因 编制 审核 批准 刘运鹏 编制栏原刘运鹏修订为张新虹，审核栏原刘运鹏修订为修订 张新虹。 记录 体系换版 张燚 张燚
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文件编号 HCL-COP-028 文件名 检测报告程序 页次 2/4 5.1.1.2半成品检测报告编号：英文字母ZB+年的简写（如2009简写为09）+月+日+×××（流水号）例如：2009年1月5号的半成品检测报告编号是ZB090105001 5.1.1.3公司其它内部客户的样品检测报告编号：英文字母ZL+年的简写（如2009简写为09）+月+日+×××（流水号）例如：2009年1月5号的其它内部客户的检测报告编号是ZL090105001 5.1.1.4 外部客户的检测报告编号：文字母ZTL+年的简写（如2009简写为09）+月+日+×××（流水号）例如：2009年1月5号的外部客户检测报告编号是ZTL090105001 5.1.2检测报告的内容应包括以下部分： a. 检测报告的标题:恒昌涂料（浙江）有限公司检测报告。 b. 实验室名称、地址和电话传真。 c. 报告编号、页码标识、结束标识。 d. 委托人的名称和地址。 e. 测试方法。 f. 测试样品的名称及描述。 g. 接收日期和检测日期。 h. 测试结果（带有测量单位）。 i. 测试人和授权签字人姓名、签字。 j. 测试只对样品负责及未经允许，不得复制检测报告等声明。 k. 检测结果判定，适用时可以使用“Pass (合格) ”、“Fail(不合格)”和“Reference(仅供参考)”语句来表示 5.1.3检测报告附加信息 5.1.3.1当客户或标准有要求及测试结果接近限值时，需包括有关结果测量不确定度的信息。 5.1.3.1需要时，提供样品的照片、测试的程序图表等信息。 5.1.4报告格式需由技术主管批准方可使用。 5.2报告编制、审核和批准 5.2.1打印的报告应由技术主管或报告监督人员核对原始记录，核对无误后由测试人员签字，并交由授权签字人签字。 5.2.2授权签字人将对报告格式、样品信息等进行核验，核验无误后签名，并盖“恒昌涂料（浙江）有限公司检测实验室”章，盖章方式(骑缝章)。经过认可的检测项目，在检测报告左上方加盖实验室认可标志章，并送交发送人发出。
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文件编号 HCL-COP-028 文件名 检测报告程序 页次 3/4 5.2.3 客户凭《测试委托单》在实验室文件管理员处领取检测报告。 5.2.4 如客户要求通过传真或电子邮件发送检测报告（客户须在委托测试申请单中注明），传给客户的电子文件务必将内容格式转换成PDF文档。文件管理员应详细询问客户的名称、地址、电话、传真号码、网址、邮箱等，并认真仔细地核对所填写的内容。 5.2.5 当采用电子邮件、传真等方式发送报告时，应遵守相应的《保密性控制程序》。 5.3.6 重新出具的报告应按报告修改规定进行，并发放所有持有该份报告的单位或个人。 5.3对可疑结果的处理 5.3.1当怀疑、发现报告数据有误时，技术主管应立即查验原始报告和原始测试数据，并组织人员进行原因分析。 5.3.2由实验室经理通知所有报告持有人，停用该份报告。 5.3.3在可能的情况下，征得实验室经理同意，对留样进行复测，并修改测试结果。 5.4检测报告的修改 5.4.1检测报告发放后，如发现有误、不完整或客户遗失并要求补出，应及时另行编制符合要求 的检测报告，并按原流程发放，但应在报告编号后标注以与原报告区别；具体做法如下： R——表示重出，与原报告无区别； C——表示补充完整件，原报告遗漏信息，本报告补充完整，以本报告为准，原报告收回； M——表示修正，纠正原报告的错误，以本报告为准，原报告收回； 5.4.2检测报告的修改应用相关的修改记录，并长期保存。 5.2 检测报告的解释 5.2.1 检测报告客户需要时提出解释时，应提出检测结果的解释： a．需要给出被检测物品的参数符合或不符合要求或技术规范的声明。 b．检测方法或检测环境偏离技术标准（规范）要求时，包括客户指定方法和环境要求。 c．客户有要求时。 d．当需要给出测量不确定度评定时。 5.2.2下列情况必须给出测量不确定度的解释 a．测量不确定度与检测结果的有效性或者与应用有关时。 b．客户有要求时。 c．当不确定度影响到对技术规范/标准/规程限值的符合性时。
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文件编号 HCL-COP-028 文件名 检测报告程序 页次 4/4 5.2.3当需要在检测报告中给出被检测物品的参数是否符合要求或技术规范时，应当指出某项参数或技术指标符合或不符合某规范的条款。 5.2.4当各检测方法偏离技术规范规定时，应当指出采用客户同意的偏离测量方法，进行了哪几项参数或技术指标的检测，并说明采用偏离的方法不会影响到检测结果的有效性，并在报告中简明扼要说明客户的要求。 5.2.5 解释应清楚、明了、不被使用者误解。 5.2.6 对客户提出意见和解释，最好通过与客户直接对话交流来进行，但需对相关内容进行记录。 5.2.7报告授权签字人提出对检测报告的解释，不能独立提出解释时由技术主管组织相关人员讨论提出。 5.3检测报告的保存 5.3.1检测报告均保存为电子文档，必要时保存为书面文档，并与原始记录一起保存。 5.3.2由技术主管负责保存，检测报告和原始记录以光盘形式保存，每月刻录备份。 5.3.3检测报告和原始记录的保存期为5年。 6. 相关文件： 6.1 HCL-COP-001 《保密性控制程序》 7．相关表单： 7.1 FL-TL-065 《检测报告修改记录表》 8．附件： 无
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