物业综合管理部办公用品采购作业指导书 

物业综合管理部办公用品采购作业指导书

3.10.1 目的

确保办公用品符合规定的要求。 3.10.2 适用范围

适用于管理处易耗办公用品。 3.10.3 内容 1） 申请购买规定

对于库存及库存之外的物品，会因为实际用量及各部门的工作需要及时补充和购买。为加强有效的成本控制，及安全稳定的供货途径，管理处已对办公文具类物品及工程工具、物料、维修配件等指定了固定供应商，采取统一进货渠道，以保证对物品采购的统一管理。

A、 对于库存物品的补充购买

a、管理处各部门应根据物品使用情况确定所需物品的储备量。

b、综合管理部根据物品库存量核算所需补充的采购量（注：采购量与库存量的总和不得超过储备量），交总物业经理/副总物业经理审批，在得到批准后方可采购。 B、 对于库存之外的物品采购 a、 有指定供应商的物品采购:

由部门主管汇总本部门购买之建议，详细填写《预付费用申请单/采购申请单/请款单/报销单》，经部门经理审核无误后签字，交综合管理部；综合管理部将对物品数量、金额进行核实，在得到指定供货商的正式报价后核算总额，经复查无误后签字，送财务部审核预算，报副总物业经理/总物业经理批准签字后方可购买。

b、 没有指定供应商的物品采购：

由部门采购员汇总本部门购买之建议，对所需购买之物品进行询价，并详细填写：《预付费

用申请单/采购申请单/请款单/报销单》。

单项 采购 低于100元 的物品，直接

购买；

单项 采购100～2000元 的物品，填写

报价单；

单项 采购2000-10000元 的物品，提交

三家供应商报价；

单项 采购10000-100000元的物品，提交

四家供应商报价；

单项 采购100000元以上 的物品，提交

五家供应商报价。

上述表格需准确注明各家商品单价，厂家名称等，并写清购买意向及理由，连同厂家的正式报价单交部门经理审批签字，交财务部审核费用及预算，确认无误后，由总物业经理/副总物业经理批准签字后方可进行购买。

所有购买之物品由财务部统一控制，并由指定供

货商统一供货，任何部门不得在不经批准的情况下私自购买。

2） 采购检验标准

每一项采购都有一定的质量及环境影响，不可能列出所有有益的产品，以下把一些原则作为采购依据。 A、识别采购需求：只购买确实需要的物品，不盲目采购或过量采购。

B、采购应由一个部门统一管理和调配：不造成重复采购，同时便于对供应商管理。 C、确保采购质量和服务质量。

D、就地采购，减少运输费，采购方便减少储存空间。

E、消耗大的物品，可大批量购买，可减少包装及运送的耗损。

F、追求采购简单化，用具、设备、办公用品只需满足其所需功能，便可以增加成本。 G、不追求全方位服务，可借助市场的功能。

H、采购节能产品，能源消耗及需要考虑的要素。 I、评估产品的环境影响，从供应商的环境形象及产品的环保标识。

J、采购可降解、可再生、回用的产品，可降低废弃物等不可回收排放。

K、可租用原则，用次少的应避免采购，可减少资金、场地、维护费。

L、选择合格供应商，选择重视环保，通过环境认证产品或服务的环境影响破坏少的供应商。 M、减少一次性用品采购，废弃物会增加给环境造成压力。

N、减少包装的原则，可减少直接废弃物，包装增加资源浪费。

O、产品入库前应由库管员进行验证。

P、对一般物资的验证项目为外观、产品型号、规格、数量应与计划相符。

Q、对关键物资应对其功能、尺寸、性能进行检验，

必要时提供检验报告。

3） 每月25日前各部门根据所需物品的种类、数量，写成物品需求计划（一式二份），经本部经理审核签字后，报至总物业经理/副总物业经理批准。