帐款。如某个材料，本月进货30万，又退货10万，在月末结帐时，若企业向直接扣掉应付帐款的话，则在应付帐款生成作业时，把退货单也选中，并选择直接扣减应付帐款的话，则在生成的应付帐款中，就变为了70万。当然，这个前提是，退货单必须跟入库单一一对应，否则，就无法顺利完成这个作业。这么处理比较方便，问题是就不利于查询原因，也很难跟踪到这笔退货是否已经扣款等。企业要根据自己的管理需要，选择不同的处理方式。 5、退货要及时进行跟踪，要注意对生产的影响。
退货除了影响企业的应付帐款，关系到企业的资金安全以外，最重要的影响就是对于企业生产计划的影响。若一笔退货不能在企业规定的日期到企业的话，则就会影响企业预定的生产计划， 企业若要重新调整计划的话，可能会造成不小的损失。
所以，ERP系统，为了能够更好的追踪退货的补货情况，故专门有一个退货补货的报表，企业每天运行一下报表，就可以发现，还有多少退货补货的材料还没有到企业，还可以反映出，这些材料的话，什么时候企业需要用到，如此，采购员可以借此工具，方便的对于退货材料进行跟踪(如果企业要求供应商进行补货的话)。
由此可见，退货作业不是一支小作业，若想把这支作业运作完善，企业用户还是需要花费一定心思的。同时，退货作业还是一个跨部门的作业，如跟采购部门、质量部门、仓库部门、财务部门、生产部门等都有直接间接的关系，需要把这支作业运行顺利的话，还是需要各个部门密切配合的，光靠仓库或者采购一个部门，还是不能完成的。部门之间的协作，不光是这支作业，是ERP整个系统运作的基础。
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第十四篇、大话ERP之请购单维护锁定码使用技巧
在ERP中，有很多细小的功能，不被用户所重视。其实，灵活应用这些小功能，可以方便的实现用户很多的需求，减少二次开发的数量，降低ERP项目的实施成本，缩短项目的实施周期。
如请购单中，有个“锁定码”的功能，就被很多用户所忽视。本来可以通过锁定码解决一些问题，但是，他们没有充分应用这个功能，而宁可花点钱让软件提供商进行二次开发，送红包给软件提供商，他们当然乐意了。亏的是企业自己。 所以，在后续的文章中，我会给大家挖掘一些在ERP系统中被大家忽视的功能，最大限度的发掘ERP的潜力，提高ERP项目的使用效益，为大家排忧解难。我相信，这些文章在大家ERP软件使用过程中，会有所帮助。
好了，废话不说了。我先给大家谈谈，如何灵活应用清购单中的锁定码，提高请购、采购流程的效率。相信大家看了以后，一定会有用。 企业应用：
如某个用户，现在想实现如下需求：
1、现有一张请购单，里面有8个原材料，但是，现在还有1个原材料由于价格的原因，还没有确定供应商，所以，在请购单转换成采购单时，只需要转换其中供应商确定的7项物料。还有一项物料要等供应商确定以后，再根据请购单转换成采购单。
2、现有一张请购单，里面有8项物料，由于其中两种物料还可能有所变动，根据公司的要求，先把六项确定的物料下下去，剩余的两项物料等质量报告出来后，再下。所以，用户希望再根据请购单转换采购单的作业中，不要把未确定的两项物料转换成采购单。
3、现有一张请购单，里面有8项物料。物料计划人员在交期维护时，有两项物料的交期还没有确定。所以，他希望采购人员在下采购单时，只下交货日期已经确定的物料。剩下的，要等物料计划人员确定好交期后，采购人员才能够下订单。
ERP解决思路：
不同的ERP在请购流程上有一定的差异。现在以台湾到鼎新ERP为例，来说明ERP中，是如何设计来满足用户的需求的。 ERP请购流程主要如下：
1、请购单生成与审核。请购单有需求部门进行开立，可以根据MRP计划生成，也可以自己手工开立。在生成请购单时，用户可以根据自己的需求，看是否
要指定供应商、采购价格等内容。一般情况下，需求部门是不需要关注这些内容。他只关心我需要什么物料，需要多少数量，什么时候要。其他的内容，需求部门不一定要知道。
2、采购单生成前请购单的维护。当采购人员收到其他部门的请购信息时，必须对请购信息进行必要的审查。如看供应商是否指定、是否需要调整;材料的价格有否错误;数量、交期是否符合实际情况。这些信息都准确无误后，采购员或者物料计划人员就可以根据请购单生成采购单。在请购单上，有个重要的选项，叫做锁定码。有时候，可能在请购时，某些物料的供应商、交期或者数量等可能还没确定，但是，其他物料比较急，不可能为了某些材料而耽搁剩余原材料的采购。所以，采购员在维护信息时，对于那些已经确定可以采购的原材料，可以选定“锁定码”，选定以后，采购员在转换采购订单时，就可以只把“锁定码”选定的材料转换成采购单。而其余的材料就不会转换。
3、请购单转换采购单。这个功能，可以把请购单的内容自动转换成采购单。在转换的过程中，可以选择是全部转换呢，还是只转换选中“锁定码”的原材料。若是后者，就只会把锁定码选中的原材料才会转换成采购单。
4、采购单的维护与审核。采购人员还可以在采购单处，维护相应的信息。如更改供应商、更加价格、更改数量等等。但是，我们一般不建立在采购单处更改这些信息，而都建议在采购单生成前请购单的维护阶段，对相关信息进行维护，这主要是为了跟前置单据进行统一。
从以上流程我们可以看出，采购员可以在两个阶段对采购信息进行维护，一是采购单生成前请购单的维护阶段，另一个是采购单的维护与审核阶段。 企业实际应用：
有了锁定码，就可以很方便的处理用户的如上需求。
如请购单中有个材料价格没有确定时，则可以不选中这项材料的锁定码，请购单转换采购单时，就不会生成这项内容。
如供应商可能会更改时，可以不选中这项可能有所变动的物料，然后请购单转换成采购单时，选择只转换那些选中锁定码的原材料。
说道这，有人可能会问，这些信息我也可以在采购单上进行维护呀?不错，
确实也可以在采购单上进行维护，这主要是用户操作习惯的不同。不过，两者的操作还是存在一定的差异。 如：
我们若设置采购单直接审核，即根据请购单转换成采购单时，为了提高工作效率，我们设置采购单系统自动审核。也就是说，此时，采购人员只需要在“采购单生成前请购单的维护”阶段维护采购信息即可以，不需要在两个地方进行重复维护。此时，就要求采购员，在采购单生成前请购单的维护时，就要确认相关信息。若物料的关键信息还有所变动时，则最好不好生成采购单。否则，只能通过采购变更单变更相关信息，就多了很多不必要的单据操作，降低工作效率。 又如：
有时候，采购员由于某些商业策略，可能会吊“供应商”的胃口，在不影响生产计划的情况下，故意拖延下采购单的时机。此时，若用户在ERP系统中下好采购单，但是不传真给供应商。在这种情况下，采购员很可能会漏掉，以为已经传真给供应商了。而结果是，供应商根本没有收到这份订单。结果是，本来是一个很好的商业策略，反而影响了企业的生产计划，甚至可能交货日期也会拖延，企业是搬起石头砸自己的脚。遇到这种情况，最好通过锁定码来管理。把暂时不需要下采购单的物料，不要选中锁定码，然后，根据请购单转换成采购单时，这些材料就不会下采购单。用户只要通过未下采购订单的请购单或者未锁定的请购物料报表，就可以发现，还有哪些物料还没有下采购单。如此，就可以避免这些漏下采购单情况的发生。
所以，有了锁定码这个功能后，我在ERP实施过程中，都会建议采购用户，最好在采购单生成前请购单的维护阶段，对采购信息进行维护。然后把采购单据设置成为请购单转换采购单时，自动审核。如此，一方面，可以保障采购单不再漏下，二是若下了采购单后，还需要变更相关信息时，都需要通过采购变更单进行变更，如此，采购信息的任何变更，就都有历史纪录，方便后续的查询与跟踪。 不过还是那句老话，实践是检验整理的唯一标准。这种处理方法，是否符合企业的需要，是否真的能够提高企业工作效率，是否能提高ERP的管理效果，还
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