确保纸质档案数字化的质量与信息安全

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确保纸质档案数字化的质量与信息安全

作者：余嘉声

来源：《卷宗》2020年第01期

摘 要：现阶段科学技术发展速度加快，管理档案的模式也有着一定的转变，我国各企业及事业单位档案使用需求量不断增加，原有纸质档案的查阅方式对于各方面的使用需求有一定制约。实现纸质档案的数字化是基层档案相关管理人员应该完成的基本工作，基层档案相关工作人员有效学习档案数字化，掌握数字化的业务流程和技术要领，使数字化工作各个环节更加规范，保证纸质档案数字化的信息安全以及质量。 关键词：基层档案室;纸质档案;数字化工作;信息安全

纸质档案数字化指的是可以更快捷、方便、准确地提供档案信息资源来使用，能够有效共享公开的档案资源及信息，以达到满足社会使用档案的目的。现阶段，纸质档案数字化是各级管理档案部门将档案信息化进程加快的方式，构建数字化档案馆一项较为重要的基础工作。在全面开展纸质档案的数字化工作时，也产生了一些问题，例如确定数字化对象的范围不合理，没有良好的数字化成果，无法使用数字化成果。针对以上这些问题，怎样保证数字化的成果质量以及有准确完整的数字化信息来利用，是现阶段数字化工作中应该重视的问题。 1 基层档案是纸质档案数字化的必要性

相较于其他行业，基层档案出现的时间较晚，尽管档案室储存的信息较为充足。但受到两方面原因的限制，对于使用者的要求无法进行满足，一是没有深度挖掘档案中的信息资源，信息资源较为有限。此外，基层文件在时间的推移下不断增加数量，因此出现了很多记录信息的方式，尤其是自动办公系统及计算机技术，对原有的档案管理方式形成一定的冲击，传统的档案管理方式逐渐不符合社会发展情况。面对这样的问题，基层单位应该尽快实现数字化档案，将档案的使用率提升，并利用保存及检索这些功能，使档案为基层提供更好的服务。另外一个是基层信息很多是分散的，尽管纸质档案全部记录在案，在查阅的过程中还是要耗费很多时间。而纸质档案实现数字化后能将这一问题改善，数字化中的检索功能能够搜到零散的信息，具有快速、高效、便捷的优势，能够让很多人同一时间在数据库中对自己需要的信息进行搜索，实现资源共享[1]。

现阶段基层档案室的管理人员慢慢改变自身观念，不再只是收集档案，而更加重视使用档案，以此来符合时代发展的步伐，同時是档案数字化实现的最快速方式。单位发展会受到管理基层档案能力的影响，从而应认识到档案数字化的重要性，将档案管理水平提升，才可推动单位的可持续发展。

2 基层档案室纸质档案数字化现状