天津华北地质勘查局数字档案管理系统构建研究

天津华北地质勘查局数字档案管理系统构建研究

作者：邓菊华

来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第5期

文/天津华北地质勘查局? 邓菊华

【摘要】本文以天津华北地质勘查局数字档案管理系统建设项目工作实践为基础，对档案管理系统建设中全宗管理、搭建历史库、归档范围确定等关键步骤进行分析，介绍OA办公自动化系统与档案管理系间用户与组织机构信息同步，OA数据自动归档等优化整合方案，为档案工作提供一个更为高效和便捷的管理平台。

【关键词】档案管理系统；中间库；优化整合

为创新局档案信息化管理模式，天津华北地质勘查局（以下简称：华勘局）启动数字档案管理系统建设项目，目标是要统一档案业务规范，统一数据接口规范，统一业务管理流程，统一信息管理平台，规划并设计符合华勘局及各二级单位网络现状及业务需求，实现集中管控、分级负责、统一督导、自主管理、资源共享的管理方式。

一、数字档案管理系统功能模块分析

数字档案管理系统包括12个档案基础分类：文书、会计、地质资料、投融资、合同、设备（固定资产）、基建、科技、重大项目、特殊载体、实物和电子档案。系统建设采用数据库设置在局总部，纸质档案存放在各单位的集中部署，分布存储的管理模式。建立符合档案管理要求、结构合理的文档数据库。其中，全宗管理、搭建历史库、电子文件元数据采集、归档范围确定等环节既是关键步骤，也是本项目的个性化定制模块，故以此作为切入点进行分析论述。

（一）对集团企业进行三级全宗管理。伴随着我局“公益二类”性质的确定，坚持事业单位体制下的企业化经营的制度体系将不断深化，因此，按照“统一领导、分类管理、分级负责”原则，建立档案管理体系，确定为全局22个立档单位，其中局、集团作为一级宗号，下属天津片14个二级单位、六队一校7个共计21个立档单位为二级宗号，二级全宗单位分管负责三级子公司的三级档案管理架构。

（二）搭建历史库。自1952年建局以来，华勘局历经多次较大的机构组织改革，1952年最初名称为重工业部钢铁工业管理局资源勘探总队，经过多年的改革，2001年2月属地化天津后，名称变更为天津华北地质勘查局。其下属的各队各事业单位也经历多次拆分或组合，在不同时期，各职能处室的名称也在变化。各单位全宗数量多，普通用户很难以模糊检索的方式查找到目标文件。因此，涉及历史沿革的各个全宗用户均开发“历史全宗”模块，搭建“历史库”，实现便捷检索的功能。此外，由于2000年及以前文书档案归档整理方法以案卷为单位整理分类，自2001年以后归档文件以件盒级进行归档。因此，对2000年及以前的文书档案也设置历史库，分别设置案卷目录及卷内目录。

（三）电子文件与电子档案元数据采集方案。项目参照国家标准GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范对具有保存价值的电子文件进行收集、整理、归档。在设计电子文件元数据采集方案时，依据我局项目信息化建设实际，参考天津市文书类电子文件元数据规范（天津市地方标准DB12/T692-2016）设计文书档案元数据，借鉴北京市档案局承担的国家级科技项目“电子文件元数据分类与方案设计对策研究”课题中介绍的电子文件和电子档案元数据

两分法（即对象元数据和事件元数据）的管理理论和《北京市电子文件和电子档案元数据分类方案》等重要研究成果，在OA电子公文与档案一体化设计时，利用前端控制原则和全程管理原则，把文件生命周期中各阶段的元数据需求设计在系统中，实现元数据自动采集。

（四）编制归档范围及保管期限表。作为公益二类事业单位，既管理着事业单位档案，又收集归档集团企业档案，由于集团企业的机构变动大，因此，借鉴但不能照搬国家档案局10号令，档案部门需与各业务部门充分沟通，根据各部门职能及业务范围编制归档范围及保管期限表初稿，档案部门汇总并征求意见后，制定归档范围及期限表，将范围表设计在档案管理系统中，并按年度定期调整归档范围内容。针对档案门类判断，主要依据OA电子文件管理系统是否有文书处理流程，这样容易使科技档案项目建设前期的审批文件被误判为文书档案，项目档案被人为割裂并入两个不同档案门类中，因此，档案管理人员需具备一定的档案管理知识及技能，维护档案资源的完整性。

二、档案管理系统与OA协同办公系统优化整合

为符合华勘局信息化现状及业务需求，档案管理系统需与OA协同办公系统优化整合，特色功能包括：实现单点登录，即登陆OA后点击嵌套的档案系统页签即可登陆档案系统，并配置为档案检索页面；待办消息集成；用户与组织机构信息同步OA数据自动归档四项内容，中间库建立在金蝶系统中。本文重点介绍以下三个功能设计：

（一）用户与组织机构信息同步。用户组织机构同步中分组织机构同步与用户同步。档案系统开发商提供用户组织机构相关信息的视图标准，OA系统根据该标准创立并提供该视图及数据库访问信息。采用单向同步的方式进行，根据OA系统提供的用户组织机构信息视图，档案管理系统的用户信息发生增、改、停用等状态不影响OA系统用户组织机构的信息。档案系统的用户、组织基于金蝶EAS系统中的用户和组织进行同步，采用视图方式，由档案信息管理系统开发商主动去OA系统中提供的视图中抓取，档案系统负责提供数据规范，OA系统负责提供视图及数据库连接信息，档案信息管理系统提供自动、手动两种方式进行数据同步，获取组织机构数据。

（二）待办消息集成。针对档案系统中的审批事项，为避免审批人员频繁切换系统操作，提高工作效率，将档案系统中的“待办消息”推送到金蝶OA系统的“待办界面”中，点击

“待办消息”后跳转到档案系统中进行审批操作。建设方案是由档案系统提供Webservice接口，推送审批列表数据，金蝶方负责接收并插入到OA待办列表，需修改金蝶OA系统中的首页、流程中心的两个待办栏目，涉及金蝶公司提供技术开发。

（三）中间库开发及OA数据自动归档。在OA协同办公自动化系统中办结的文档自动推送到中间库中，档案系统从中间库中进行加载，主要传输的数据信息为：单据信息、归档信息、套打信息、附件信息。其中套打信息和附件信息是以数据流存储在金蝶的数据库中，需要金蝶方以文件方式传给档案系统。实现操作界面查看中间表信息，且跟踪分析其传输过程，实现可视化跟踪。如：对增量数据界定，对档案是否导入成功进行判断，建立数据推送任务（每晚24点向中间表进行推送），对导入失败的可进行修正等。

三、结语

精细化的业务标准，自动化流程及合理的档案管理体系是档案管理系统建设的前提，同时需要档案管理体系中各层级单位的有力配合。如何高效利用也是主要问题之一，建议可将系统中的统计功能与绩效管理模块相结合，对各单位归档质量数量进行监督管理。此外，局及集团即管理着事业单位性质的机关部门档案，这类档案以机构分类法进行归档，同时，集团及其下

属的二级、三级公司性质的档案则是以问题分类法进行归档，因此，在系统设计时，需要对每个全宗进行个性化定制。

【参考文献】

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