工程建设档案管理细则

工程建设档案管理细则

工程建设档案管理细则

第一条 为了进一步加强本公司工程建设档案资料的管理工作，充分发挥工程档案资料在工程建设、规划、勘测、设计、施工、管理、科研、抗灾、战备、改建、扩建和维修等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》国家档案局、国家计委1988年联合颁发的对《基本建设档案资料管理的暂行规定》，结合我公司工程建设工作和工程建设档案管理工作的实际情况，为使工程档案完整、准确、安全保管并做到有效利用，特制定本细则。

第二条 本细则参照并结合公司《档案综合管理办法》中的有关内容，对工程建设档案的收集、整理、分类、保存以及使用进行管理，本细则在公司综合部内实行，同时公司相关部门对同类档案在接受、收藏、使用等方面接受本细则的约束。

第三条 按照工程档案资料保存和使用价值的重要性，将工程建设档案按照永久、长期、短期及临时来分类。期限判定标准如下：

一、永久保存档案是指在公司存续期内或需保存年数超过50年，一般为非常重要或为证书批文类文件；

二、长期保存档案是指在需保存年数不足50年但超过15年的文件资料；

三、短期保存档案是指保存年数不足15年但在项目建设期间及项目运营后一定时期内仍需保存的文件资料；

四、临时保存文件仅指在项目实施的某一过程中需要保存的临时文件，随后会被更有效用的正式文件所取代的文件。

第四条 工程档案资料属于企业部门内部文件，无服务公众的义务，故按照工程档案资料保存和使用的权限不同，为保障公司利益，防范其他公司商业侵犯，工程档案资料管理实行分级保存、管理及使用的办法。

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按照工程档案的商业价值的重要性，将工程档案分为绝密、机密、秘密、一般四个级别。高保密级别文件具有一定的保秘期限，在解密后作为低级别或公开资料处理。分级判定标准如下：

一、绝密档案是指仅供董事会及公司高层领导查阅的工程技术经济文件，政府相关部门可在权利范围内无偿借阅，但事先要求征得公司高层许可，档案管理人员也不得以任何借口外借该类档案，绝密档案有最高的保密需求。泄露极可能导致公司利益或声誉遭受重大侵害。

二、机密档案是指可供董事会、公司高层及中层领导及特殊岗位的员工查阅的工程资料，不对普通员工开放，政府相关部门在获得公司中高层领导许可下可无偿借阅，档案管理人员及档案使用者有义务保证机密档案资料内容不外泄。机密档案有较高的保密需求，泄露会损害公司利益，或导致凝聚有公司员工劳动的成果无偿被外界或竞争对手使用。

三、秘密档案是指可供公司所有员工查阅的工程档案，政府相关部门在获得公司中高层领导许可下借阅，在未获得高层许可下员工不得向公司以外的任何企业个人出借及泄露秘密档案内容，企业员工有保守公司档案秘密的义务和责任。秘密档案有一般的保密需求，泄露将会使得员工在档案收集、整理、收藏等过程付出的劳动被他方无偿占有，影响公司的利益。

四、一般档案是指可供所有员工查阅的工程档案，没有保密价值，泄露也不会影响公司利益，有些可以为社会所使用而对公司的经营没有任何影响，这类档案可以公开，可以在中高层领导许可下向其他企业、个人公开，但是一般员工不得在未经许可情况下擅自出借，员工有义务和责任保证一般工程档案的完整性、连续性及真实性。一般档案无保密需求，泄露也不会对公司的利益造成侵害，不含有较高质量的员工劳动，但可对社会生产力水平的上升及科学技术的进步做出贡献的档案资料。

第五条 公司每完成一个项目后，以综合部为主按照档案归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制工程档案保管清册。并将装订成册的工程档案资料移交办公室存档。

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第六条 原则上对工程档案采取永久存放，对超出保管期限的档案可销毁，但所有关于建设项目的权证正副本原件、标书原件、合同文本的原副件，以及孤本文件的副本或复印件均不得销毁。对确实已失去保存价值的档案经过有关领导审批，登记造册后进行销毁。

第七条 公司成立集团或部门发生变更后相关工程档案移交新的工程档案管理部门并由专人签收后实施继续管理。

第八条 工程建设档案是指贯穿于项目实施过程中的包括前期研究、设计规划、工程管理、试运营、竣工验收形成的文件、证书、图纸、图片、签证、报告、资料等档案，主要涉及工程、经济、法律、财务、管理、科研等内容。具体包括：项目可行性研究资料、设计基础资料、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、科学研究文件、涉外文件、试运营文件、财务及器材管理文件、竣工验收资料、项目后评估文件共十三大类。

一、项目可行性研究档案及秘密等级及保管期限，见下表1-1所列示内容： 表1-1 序号 归档文件 1.1 土地分析报告/项目选否 址报告 投资机会分析报告 1.2 否 项目建议书 1.3 1.4 项目建议书批复 可行性研究报告 1.5 - 4 -

是否 必要 是 是 是 秘密 等级 绝密 机密 机密 秘密 机密 秘密期限 取得土地前 项目完成前 项目完成前 项目完成前 项目完成前 保存 期限 长期 长期 永久 永久 永久