集团档案管理制度

集团档案管理制度

第一章总则

第一条为规范全集团的档案管理，充分、合理利用档案资料更好地为公司经营管理服务，特制订本制度。

第二条集团档案是指集团各直属部门、各二级公司在各个历史时期的各项活动中形成的对公司具有凭证和参考价值的各种纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等各种形式和载体的历史记录。

第三条集团档案工作实行统一领导、集中管理，以维护档案的完整、准确与安全为目的，坚持便于利用和保密的原则。

第二章档案管理机构及职责

第四条集团综合办公室及各二级公司综合办是档案管理的职能部门，负责公司档案管理制度的制定、检查、落实。

第五条集团综合办公室设置专职档案管理员，二级公司综合办设兼职档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。

第六条公司档案的所有权归公司所有，任何个人不得将公司的档案材料据为己有。集团各职能部门负责人及二级公司负责人作为归档责任人,归档责任人要重视档案工作并加强对本单位的文件材料积累和归档工作

的领导，督促相关人员及时向二级公司及集团档案管理部门移交文件材

料,确保集团档案工作正常开展。

第三章文件材料的归档范围及归档时间

第七条凡在公司各项经营活动中直接形成的具有保存价值的文件材料（纸质文件、电子文件、图样、照片、实物等），详见附件一《公司文件资料归档范围及保管期限表》，由各直属部门、各二级公司进行整理、汇总，并定期向公司档案管理部门移交归档。

第八条公司行政类、经营管理类文件材料由经办人员处理完毕后向公司档案管理部门移交归档；一项工作由几个部门参与办理，在办理过程中形成的文件材料，由主办部门负责收集，整理并移交公司归档；二级公司归档集团的文件资料由二级公司负责收集、整理后于每年二月份前移交集团综合办公室归档；会计档案，由公司财务部按财务规定执行；项目建设开发过程中所形成的文件材料由经办人员处理完毕后向公司档案管理部门移交归档。

第九条文件材料按年度进行组卷。各部门应积极主动配合，于次年二月份前将留存于本部门的上年度归档材料整理、汇总后向公司档案管理部门移交，档案管理部门于次年三月前完成公司上年度文件材料的组卷工作。科技档案一般在项目竣工验收完成后三个月内组卷归档。

第十条档案交接双方应履行清点签字手续，填写《档案交接单》/《会计档案交接单》（见附件二、三），双方各留一份，作为档案交接的凭证，保存十年以上。

第四章文件材料的立卷、归档要求

第^一条归档案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应符合下列要求：

1） 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整； 2）在归档的文件材料中，应当遵循批复在前，请示在后；正件在前，

附件在后；结论性意见在前，依据性材料在后的排列原则；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列；

3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，

放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在文件内容所针对的第一年立卷；跨年度的总结放在文件内容所针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；其他文件材料的立卷应按有关规定执行；

4）卷内文件应按材料排列顺序，依次编写页码或件号。装订的案卷，

应统一在有文字的每页材料正面的右上角空白处编上页号；不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号；

5） 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内目录》，

对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟定提名，有的虽有题名但无实质性内容的亦应重新填写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整（也可电脑打印）；卷内目录放在卷首；

6）

声像材料应以文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心

内容和责任者;

7）有关卷内文件材料情况的说明，都应逐项填写在备考表内，若无情

况可说明的，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾；

8） 卷内文件材料要去掉金属物，对破损及小于A4幅面的文件材料应

按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；案卷应