中瑞公司行政管理制度

作业文件 ZRUI/WI-05010

中瑞公司行政后勤管理制度

(一)

总 则

一、 为加强公司行政后勤管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

二、 本规定所指行政后勤管理包括行政事务管理、文件档案管理、安全保卫管理、后勤服务管理等。 (二)

行政事务管理

行政事务管理主要负责的工作包括：组织企业文化活动的开展、各项会议的准备工作及记录、来宾接待及对外行政事务处理、各类刊物的订购及管理、福利品的采购与发放、办公用品的采购与发放等。 一、 组织企业文化活动的开展

1、 制订公司年度的开展企业文化活动的计划。

2、 根据计划对每项活动做详细的安排，如活动开展时间、活动项目、具体组织

程序、参加人员、活动地点、奖品安排。

3、 活动的组织与实施，并将活动开展后的结果形成报告归档。 二、 各项会议的准备工作及记录

1、 针对各项会议做会议安排，如参加人员、会议地点、会场设备布置、会议主持、

会议时间等进行组织和通知。

2、 会议的实施，参会人员的安排、会议的记录等。 3、 会议记录的整理、打印、发放、存档等 三、 来宾接待及对外行政事务处理

1、 接到客户参观通知后按类型准备相关的接待程序，确定接待时间及参观地点。 2、 通知相关部门做好接待准备工作如车间、道路、展厅卫生等。 3、 根据需要准备接待用的物品如烟、茶叶、水果、水等。

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4、 确定主接待人员、陪同人员、摄像等相关事宜。 5、 实施接待工作。

6、 进行接待总结、记录并归档。 四、 各类刊物的订购及管理

1、 报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

2、报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。 3、任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经行政部主管批准。 五、 福利品的采购与发放

1、制订年度员工福利品的发放计划。 2、按规定的福利品额度采购。 3、组织发放福利品。 4、对发放的记录归档。 六、办公用品的采购与发放

1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交行政部； 2.行政部指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回；

3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经行政部批准方可领用； 4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

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6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；

7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事。 （三）文件档案管理

文件档案管理包括：文件的分发与回收、文件的归档管理、印鉴的管理。 一、文件的收发及存档管理 1、归档范围：

公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知、各中心、部门的所有文件等具有参考价值的文件材料。

2、 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

3、档案的保存：所有的档案必须分类保存，按其密级程度确定存放方式，对所有的档案进行造册登记，有明晰的素引目录。 4、 档案的借阅与索取：

1）.总经理、副总经理、中心经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

2）.公司其他人员需借阅档案时，要经主管中心经理批准，并办理借阅手续； 3）.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案由中心经理及行政部主管批准方可摘录和复制。

5、 档案的销毁：

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1）.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

2）.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经中心经理批准后方可销毁。

3）.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。 二、印鉴管理

1、公司印鉴由行政部负责保管。

2、 公司印鉴的使用一律由中心经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

3、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

4、 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。 5、 盖章后出现的意外情况由批准人负责。 （四）、安全保卫管理 1、制订安全保卫制度并实施。

2、保证厂区的日常安全，维护正常的安全秩序。 3、安排值班，保证公司财产物资的安全。 4、进行员工出入管理、保证员工安全。 5、进行消防管理、防止火灾事故的发生。 6、定期排查各项安全隐患并及时消除。 7、制订厂区的交通行为规范，并进行管理。 （五）、后勤服务管理