期检查、指导。
三、凡公司及各部门、各单位在工作活动中形成的具有查考利用价值的文件材料，必须按照规定定期向档案管理部门移交，集中管理，任何单位及个人不得据为已有。
第二节 档案保管
一、档案的归档范围：凡是反映公司工作活动，具有查考利用价值的文件材料（公文、合同、电报、薄册、图表、书信、报刊、录音、录像、磁盘、照片等）均属归档范围。
二、档案的保管部门：公司系统文书、项目建设文件、劳动工资、人事档案由公司综合部管理，其它业务档案由公司相关业务部门管理。
三、各部门应设专人统一管理本部门的档案，档案应存放于档案专用柜中，档案柜钥匙由档案保管人一人持有。
四、各部门的档案保管人由各部门负责人指定，档案保管人调离岗位的，应当与继任保管人办理档案完整的交接手续。
五、公司档案属于公司秘密。公司档案按密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。“绝密”级是最重要的档案， “机密”级是重要的档案， “秘密”级是一般的档案。
六、公司所有档案应分门别类进行归档和存放。归档文件要制作目录，清楚记载档案名称，并存放有序，做到“随要随调，举手拿到”。
七、公司综合部应严格来文登记手续。为便于文件的查找与利用，签收之后的来文（特快专递、电报、传真等），在清点、检查、签字、拆封之后，需先登记。在来文签收、登记、附上签阅单后，由专人负责请相关领导批办、批示，领导批示后，如需传阅，要规定传阅时间、传阅人。传阅
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后的文秘人员要及时将领导批示及来文传达给相关部门，并把来文交于公司档案室存档。
八、要严格传阅手续，明确限定阅读时间，要求阅读后签名，以防文件滞留或漏阅。与公司有联系的业务人员查阅公司档案，需经公司总经理及主持日常工作和分管档案工作的副总审查后签字，方可查阅，原则上不予借阅。
九、公司档案保存期限： “绝密”级档案保存期限为永久， “机密”级档案保存期限为16-50年，“秘密”级档案保存期限为15年（含15年）。保存期限届满的档案由公司综合部会同档案保管部门予以销毁，并制作销档记录备查。经办人员应在销档记录上签字。
第三节 档案借阅
一、严格档案借阅手续。调阅“秘密”级档案，须经档案管理部门负责人批准、履行登记手续后办理；调阅“机密”级档案，须经公司分管领导以上领导书面批准；调阅“绝密”级档案，需经公司总经理或主持日常工作的副总经理批准（书面或电话批准；特殊情况事后应补办批准手续），方可借阅。
二、档案调阅人应在资料室就地阅读，不得将档案带出资料室。确需带出资料室的，需经公司领导批准后，方可带出资料室，但需限定借阅时间，借阅时间一般不超过三天，特殊情况例外。
三、任何被借阅的公司档案不准擅自复印或以其它方式复制。确需复制的，按照本制度第一条的规定办理批准手续，并由档案管理人员复制后交档案调阅人。
四、公司公款购买的书籍、资料，由公司综合部登记后备案，参照本
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制度管理。各部门可以根据需要借阅、保存。
第四章 印章管理制度
一、为了加强公司的印章管理，规范用印行为，特制定本制度。 二、印章的种类。公司设公司章、合同专用章、合同会签章和财务章等。
三、印章的刻制。公司各专用章由有关部门以书面形式向公司综合部提出申请（附拟刻制印章图样），报公司总经理或常务副总经理审批后，由公司办公室统一刻制。
四、印章的启用。所有刻制的公章、专用章经综合部下达启用通知，履行登记手续后，方能启用、生效。
五、印章的收缴。有关部门或单位撤、并或更名后，原印章由公司综合部立即收存。
六、印章保管。公司各部门应指定专人保管印章，印章保管人必须与公司综合部负责人签订《印章保管责任书》，在该责任书签订后办理印章领取手续。
七、印章使用。使用印章必须登记，并注明事由、批准人、经办人、日期。
八、印章保管人用印前应对文件、用印书面批准进行严格核查，在确认无疑后，方可用章。印章要端正盖在生效日期的上方，并要做到上不压正文，下压日期年、月、日4—7个字（视印章大小而定）。
九、印章使用必须在办公室内，如有特殊原因需带出办公室时，经公司总经理或常务副总经理批准后，由印章保管人在印鉴登记簿上登记印章领取手续，注明时间，并由领取人签名，方可办理。印章归还时亦在印鉴
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登记簿上登记、签署相关事项。
十、 公司公章的使用和管理。
（一）公司公章由公司综合部指定人员负责保管。
（二）公司公章用于涉及公司对外合同、协议、出资证明、有关章程等带有实质性内容的业务材料、法律文件（包括以公司名义外发的公函、报告、证明或者通知、处理决定、会议纪要、简报、介绍信等），其使用须经公司总经理或常务副总经理批准。
（三）用于在财务部门的职责范围内，向政府、税务、银行等部门上报报表等日常文件，其使用须经公司总经理或常务副总经理批准。
（四）用于外出办事需出具证明、介绍信等一般事务性材料，其使用须经经办人部门领导及分管副总经理批准。
十一、公司各业务专用章的使用和管理。
（一）公司合同专用章由公司综合部指定人员负责保管。
（二）公司合同专用章主要用于签订对外投资、合资、合作经营、工程发包、物资采购等单项业务的协议和合同，其使用须经公司总经理或常务副总经理批准。
十二、如需用印而相关领导不能书面批准的，印章保管人应与其取得电话联系，征得同意后方可用印。印章保管人应在印鉴使用登记簿上备注，事后还应补办书面批准用印手续。
十三、印章保管人不准签发空白介绍信。特殊情况需要使用空白介绍信的，要经相关领导的书面批准，事后经办人要向印章保管人说明使用情况，并将所剩空白介绍信如数交回。
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