秘书怎样做信息工作

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

秘书怎样做信息工作

作者：胡峰力

来源：《领导之友》2014年第03期

日常工作中，信息的存在形式是多方面的。例如，秘书收到的文件及邮件，接听的电话，阅读的报刊，浏览的网页及形成的会议记录等。面对每天接触的各种纷繁复杂的信息，作为秘书，应有效地处理这些信息，保障信息工作得以顺利开展，使之为领导的决策发挥积极作用。苏珊是某公司的执行秘书，她是怎样进行信息工作的呢？ 一、着眼领导工作，做到有效辅助

秘书是近身服务于领导的工作人员，其工作定位必然是以领导为服务对象，以领导及其工作为核心。可以说，秘书辅助领导日常工作是一个常态，因而，那些上传下达、左右疏通、撰写文稿、会议准备、文书处理、电话处理等信息工作都是围绕其间的必要环节。秘书信息工作的基本途径理应是着眼领导工作，做到有效辅助。

这里是秘书苏珊对信息处理的几个有效做法。一是根据主管的口授笔记迅速整理出将上会讨论的事项；二是捡拾出必须由主管过目的航空信件；三是整理备忘录置于主管的签字卷夹内；四是将查阅的资料附在来信之后，置于主管的“速件”卷夹内；五是在行事历上记下主管交办的明天的事项。我们看到，苏珊的一系列务实做法，正是本着为领导服务的宗旨，根据领导的实际工作需求，跟进信息工作。面对一个日理万机的主管，苏珊秉持的信息工作理念是：熟悉并适应主管的行事风格，熟悉公司的业务流程，为主管处理各项事务尽铺垫及善后之责。 毋庸置疑，领导日常工作的每个环节无不和秘书的信息处理紧密相关。譬如，当领导表示出某种意图时，秘书应当注意领会和把握其主要精神，并以此为信息处理的切入点，最终形成决策所需的文本，为解决今后的实际问题搭桥铺路。又如，当领导有外出考察任务时，秘书应当及时传递辅助信息，这其中除了制订明确的计划外，还应竭尽所能提供考察地的相关背景资料，以保障领导出行的实效性，提高其工作效率。 二、放眼日常事务，做到未雨绸缪

作为秘书，除了接听电话、收发文件、迎来送往、参加会议等冗杂的日常事务外，还要经常面对工作中随时可能出现的各种特殊状况。可以说，信息大量涌入、高度密集。一个职业秘书对此应有足够的心理准备，以科学的预见和充分的实战经验，使自己立于不败之地。所以，秘书信息工作的第二个途径应该是放眼日常事务，做到未雨绸缪。

对此，苏珊有这样的说法，“不要以为我每天都要加班工作，我并不是每天如此。只是在绝对必要时才这样做，我认为我必须时时有所准备，以迎接这种情况的发生。”“对于会议议程表，我通常都在较实际需要时间提前几天，以防临时赶不及。”在苏珊的案头始终准备着一本