公司工程部档案管理制度

工程部档案管理制度

目录

第一章 总则 …………………………………………………………………………2 第二章 档案归档 ……………………………………………………………………3 第三章 档案整理 ……………………………………………………………………4 第四章 档案保管 ……………………………………………………………………4 第五章 档案借阅 …………………………………………………………………… 4 第六章 附则 ………………………………………………………………………… 5

档案管理制度

第一章 总则

第一条 目的

为加强公司工程部档案管理工作，有效的保护及利用档案，更好地为公司各项工作服务，特制定本制度。

第二条 释义

本制度所称档案包括公司对外签订的业主合同、材料合同、施工队合同、经营部中标

项目的招标文件、投标文件、中标通知书、图纸、各个项目竣工后的建设资料等。

第三条 管理原则

（一） 集中统一管理原则。 （二） 维护档案完整与安全原则。 （三） 便于利用原则。

第四条 适用范围：本制度适用于公司工程部的档案管理。 第五条 管理职责

1. 及时做好各个项目资料文件的整理及归档工作； 2.督促各个项目部移交相关资料； 3. 定期完成与经营部的档案移交工作； 4 档案管理体系的建设与完善。

第二章 档案归档

第一条 档案归档范围

公司各个项目具有保存、利用价值的各种形式的文件资料合同均须归档。 第二条 归档时间

招投标文件、图纸、中标通知书等文件应在经营部门接到中标通知后及时进行交接；业主、施工、材料合同应在合同签订后即刻归档存档；基本建设类文件应在项目竣工后1个月内归档；项目文件：连同配套照片、磁带、光盘等，在工作结束后1个月内归档。

其他未特别说明的文件材料， 应随时归档。 第三条 归档要求

（一） 归档的文件资料必须完整、真实、准确。

（二） 归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确；分类清楚、归类准确。 （三） 归档时交接双方根据移交清单清点核对归档文件，并在移交清册上签字确认。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

第三章 档案整理

具体见附件《档案整理细则》。

第四章 档案保管

第一条 档案保管规定

（一） 各类档案均须按制度向档案管理负责人移交，集中保管。不得私自留存档案。 （二） 具有永久保管价值的档案原件须进行扫描备份，重要档案须异地备份保存。 （三） 电子档案应定期进行抽样检查，发观问题应及时采取进行修复。 （四） 图纸须平放在专用柜内保存。 （五） 密级档案须存放在加锁档案柜中保管。

第五章 档案借阅

（一） 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

（二） 借阅档案电子扫描件及原件需申请OA流程，待流程通过后扫描件由档案管理员直接发送，原件可选择直接借取或班车发送，借阅原件由档案管理员填写《档案借出登记表》。

（三） 企业员工可直接查阅属本部门业务工作范围内的档案资料。密级档案利用须填写《密级档案查借阅审批表》，经档案归档部门分管领导批准后方可查阅。绝密级与机密级档案须在档案阅览室查阅，禁止复印或借出。

（四） 档案借阅期限一般不得超过 7个工作日，到期归还。如需再借，须办理续借手续。续借最长期限不得超过 30个工作日。

（五） 档案使用者须按照档案密级对档案内容保密，并对档案安全、完整负责，不得标记、污损、涂改、转借档案。

（六） 档案归还时，经档案管理员核查无误后，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

（七） 员工调动、离职时，须将所借阅的档案全部归还档案室，方可办理相应手续。

第六章 附则

附件：

附件1：档案整理细则 附件2：档案整理流程 附件3：档案室管理规定 附件4：档案移交表 附件5：档案借阅登记表 附件6：密级档案查借阅审批表