工程部档案管理制度
目录
第一章 总则 …………………………………………………………………………2 第二章 档案归档 ……………………………………………………………………3 第三章 档案整理 ……………………………………………………………………4 第四章 档案保管 ……………………………………………………………………4 第五章 档案借阅 …………………………………………………………………… 4 第六章 附则 ………………………………………………………………………… 5
档案管理制度
第一章 总则
第一条 目的
为加强公司工程部档案管理工作,有效的保护及利用档案,更好地为公司各项工作服务,特制定本制度。
第二条 释义
本制度所称档案包括公司对外签订的业主合同、材料合同、施工队合同、经营部中标
项目的招标文件、投标文件、中标通知书、图纸、各个项目竣工后的建设资料等。
第三条 管理原则
(一) 集中统一管理原则。 (二) 维护档案完整与安全原则。 (三) 便于利用原则。
第四条 适用范围:本制度适用于公司工程部的档案管理。 第五条 管理职责
1. 及时做好各个项目资料文件的整理及归档工作; 2.督促各个项目部移交相关资料; 3. 定期完成与经营部的档案移交工作; 4 档案管理体系的建设与完善。
第二章 档案归档
第一条 档案归档范围
公司各个项目具有保存、利用价值的各种形式的文件资料合同均须归档。 第二条 归档时间
招投标文件、图纸、中标通知书等文件应在经营部门接到中标通知后及时进行交接;业主、施工、材料合同应在合同签订后即刻归档存档;基本建设类文件应在项目竣工后1个月内归档;项目文件:连同配套照片、磁带、光盘等,在工作结束后1个月内归档。
其他未特别说明的文件材料, 应随时归档。 第三条 归档要求
(一) 归档的文件资料必须完整、真实、准确。
(二) 归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确;分类清楚、归类准确。 (三) 归档时交接双方根据移交清单清点核对归档文件,并在移交清册上签字确认。移交清单一式二份,双方签字后各执一份。
第三章 档案整理
具体见附件《档案整理细则》。
第四章 档案保管
第一条 档案保管规定
(一) 各类档案均须按制度向档案管理负责人移交,集中保管。不得私自留存档案。 (二) 具有永久保管价值的档案原件须进行扫描备份,重要档案须异地备份保存。 (三) 电子档案应定期进行抽样检查,发观问题应及时采取进行修复。 (四) 图纸须平放在专用柜内保存。 (五) 密级档案须存放在加锁档案柜中保管。
第五章 档案借阅
(一) 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定,确保公司机密不外泄,档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。
(二) 借阅档案电子扫描件及原件需申请OA流程,待流程通过后扫描件由档案管理员直接发送,原件可选择直接借取或班车发送,借阅原件由档案管理员填写《档案借出登记表》。
(三) 企业员工可直接查阅属本部门业务工作范围内的档案资料。密级档案利用须填写《密级档案查借阅审批表》,经档案归档部门分管领导批准后方可查阅。绝密级与机密级档案须在档案阅览室查阅,禁止复印或借出。
(四) 档案借阅期限一般不得超过 7个工作日,到期归还。如需再借,须办理续借手续。续借最长期限不得超过 30个工作日。
(五) 档案使用者须按照档案密级对档案内容保密,并对档案安全、完整负责,不得标记、污损、涂改、转借档案。
(六) 档案归还时,经档案管理员核查无误后,及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。
(七) 员工调动、离职时,须将所借阅的档案全部归还档案室,方可办理相应手续。
第六章 附则
附件:
附件1:档案整理细则 附件2:档案整理流程 附件3:档案室管理规定 附件4:档案移交表 附件5:档案借阅登记表 附件6:密级档案查借阅审批表
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