档案管理操作手册（初稿）

档案管理操作手册

2.7 负责档案的鉴定和销毁，按部门、专业成立鉴定小组，对已超过保管期限的档案进行鉴定和销毁；

2.8 兼顾科技资料工作，对重要的科技资料实行集中统一管理； 2.9 负责接收、保管公司各项工作活动中应归档的档案； 2.10 根据上级档案管理部门的要求，组织学习并推广落实档案管理新技术、新方法和先进经验。

3、 档案人员职责

3.1 档案管理人员应具有大专以上文化程度和一定的专业知识。

3.2 专职档案员职责：

3.2.1 认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，坚持四项基本原则，贯彻执行党和国家的方针、政策，增强法制观念，以法治档，忠于职守，遵守职业道德；

3.2.2 热爱本职工作，钻研档案专业知识，熟悉本公司的各项业务和机构演变历史；

3.2.3 掌握档案现代化管理技术，认真贯彻执行档案工作的各项规章制度；

3.2.4 指导、帮助、检查、督促归档部门、单位做好文件材料的形成、积累、立卷、归档工作，督促并协助做好档案的修改、补充工作，提高档案案卷质量；

3.2.5 做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作，熟悉档案保管情况；

3.2.6 保护档案的安全，坚持做好“八防”工作。未经鉴定和批准不得擅自销毁档案；

3.2.7 积极开展档案业务的学习、指导、交流工作； 3.2.8 做好档案利用服务工作，编制多种查找工具，结合计算

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机检索，迅速准确查调档案；

3.2.9 严格遵守保密制度，未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄密档案的机密内容，确保档案机密的安全。

3.3 兼职档案员的主要职责：

3.3.1 负责收集本部门、单位应归的各种门类和载体的文件材料，并按有关规定，及时整理归档，按时移交档案部门，办理交接手续；

3.3.2 严格保管本部门、单位材料，做到不漏、不失、不损、不泄密；

3.3.3 在工作中发现的应归档而未归档的文件材料应及时收集补充归档；

3.3.4 反映档案工作的意见和要求，提供档案利用效果情况。 3.4 档案人员应忠于职守，钻研业务，勤奋工作，以保证工作任务的顺利完成。

3.5 保持档案人员队伍的稳定。在考核时，应根据第八条的有关规定，考核档案员的工作水平和业务能力。

4、 归档文件形成、接收与整理

4.1 建立收、发文登记簿，严格管理文件，确保归档文件的齐全与完整。

4.2 在工作活动中形成的文件材料，一律使用标准A4型或A3型纸张，书写材料一律使用碳黑墨水、蓝黑墨水。

4.3 建立、健全文件材料的立卷归档制度。对应归档的文件材料，按有关规定定期向档案部门移交，集中管理。

4.4 对科研成果、项目技术改造、大型设备开箱和基建工程进行验收时，应有科技档案人员参加，对应归档的科技文件材料进行验收。

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4.5 根据行业、公司各类档案实体分类办法和上级档案部门的工作要求，管理档案应做到分类科学、整理系统、鉴定正确、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。

4.6 文书档案、会计档案，应于次年的上半年前向档案部门归档。公司每年4月为归档月。科技档案的归档，大型基建项目档案，在项目竣工验收后及时办理接收手续，同时协助做好相关材料的积累、收集工作。小型项目全部竣工验收后归档。其它专门档案的归档可在年底向档案部门移交。移交档案时，交接双方根据移交目录清点核对，履行签字手续。

4.7 文书档案一般按年度、机构、问题进行分类整理。科技档案应按照交通部、公司颁发的科技档案分类编号办法进行统一的分类编号。

4.8 案卷进库经系统排列后，放在档案装具内，要绘制库藏档案存放示意图。

4.9 公司合并或撤消，档案向合并后的公司或上级档案部门移交。公司内部机构合并，其档案材料应移交给合并后的部门或单位，或向公司档案部门移交。撤销机构的档案（含临时工作机构），其档案应向公司档案部门移交。

5、 档案的管理

5.1 按照“谁办理、谁立卷”的原则，文书档案由文书承办部门作文件级整理；科技档案由项目主管部门或施工单位按有关规定进行整理立卷，在项目完成后的6个月内，向档案部门移交；会计档案由计划财务部门按业务规定，收集齐全，合理组卷，装订整齐，并拟写案卷目录一式两份，移交档案部门；特种载体档案由经办人员立卷，移交档案部门保存。以上档案移交时均应办理交接手续，由部门、单位领导签字、盖章。

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5.2 各兼职档案员应按档案分类规定将文件材料整理，附上目录清单，移交档案部门。接收档案时，应按移交目录清点核对。对不符合质量要求的档案，档案员有权不予接收。档案员应上门对移交的档案进行指导，如不符合要求的，按规定重新进行整理，并在规定时间内再进行交接。

5.2.1 档案部门接收的档案，应符合下列条件： 5.2.1.1 归档的文件材料齐全、完整，均有目录；

5.2.1.2 归档的纸质文件不破损、不残缺，字迹清楚且不易褪变，文件上无锈蚀的金属物，正式文件的定稿必须由主管领导签发和署名。

5.3 特种载体档案的管理： 5.3.1 收集范围：

5.3.1.1 反映企业主要职能活动和基本历史面貌的照片、录音、录像、电子文档。

5.3.1.2 国家、交通部、省、市领导人、集团主要领导对本公司的视察、指示、调查研究形成的照片、录音、录像、电子文档。

5.3.1.3 企业组织参加的重要横向活动和外事活动的照片、录音、录像、电子文档。

5.3.1.4 与其它载体档案有密切联系的照片、录音、录像、电子文档。

5.3.1.5 企业获得的各种荣誉证书、奖章、奖杯、锦旗和具有保存价值的纪念品等实物。

5.3.1.6 其它具有保存价值的照片档案、电子文档。 5.4 收集时间和要求：

5.4.1 照片冲洗加工后，由摄影者或承办部门整理，活动简介、底片、图片说明齐全，并于1个月内向档案部门归档。其它特种载体档案于次年1月底前移交档案部门。

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