文秘工作手册

文秘工作是一项重要的工作 （一）

一、什么是文秘？文秘工作的范围有哪些？ 文秘工作说到底是一种管理工作，是带有辅助性质的管理（辅助领导进行管理）。它具有政治性（重要性）、 综合性和应用性的特点。 文秘工作的范围：

一是文书和秘书工作。包括公文的收、发、传、查办；印章的管理；领导指示的传达；信息和调研等。

二是文书档案的收集、整理、归档、立卷、保管、查阅利用。 三是接待和行政事务、会议的准备。 四是高层次的工作内容，如对领导指示落实的查办、对各项管理制度执行的检查、对文件要求完成的事项

进行跟踪查办、对上级批复或通知内容的落实等。

下属公司的文秘岗位，还兼带诸如人事、统计、行政后勤等工作。 二、文秘岗位职责和文秘人员职业道德 主要职责：

一是参谋助手。围绕着企业中心任务，开展信息与调研工作，准确、及时、全面地整理编写信息，向领导

提供各种真实新鲜的信息，以供领导决策。在文件起草、校核把关、会议预案的准备中提出预案或意见。

通过办文、办事的经常性的基础工作发挥办事效能，提供参谋服务，又提供事务性服务，成为领导的直接 助手。

二是综合协调。这是文秘的一个主要职能。 三是督促检查。这是文秘岗位的重要职责。

文秘岗位的重要性，要求文秘人员必须具备较高的综合素质。 职业道德：

素质是成事之基，立身之要。在当今现代企业制度框架之下的企业，对文秘岗位的政治素养、专业知识、

综合能力、心理素质、人际关系、思想观念等方面提出了更新更高的要求。 忠于职守：热爱本职岗位，忠诚事业，认真钻研业务。

甘于奉献：牺牲休息、随时候命、召之急来，来之能战、战之能胜。 服从领导：就是要有严格的工作纪律。

实事求是：任何场合必须公正不掺加个人观点；端正文风，恰如其分，不夸大或缩小。

谦虚文明：窗口和门面形象的要求，也是个人素质的综合展现。 保密守纪：保密观念和习惯是必备的素养。

除上述外，还要有能胜任岗位的写作能力；为领导出谋划策的助手能力；有协调左右、沟通上下的处事能

力；有善于调查研究、为领导提供信息的统筹能力；以及热情大方、有礼有节的交际能力。

三、文秘工作实务及要求

（一）公文处理---指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文的种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议

纪要。我们爱华集团现在主要使用的公文种类有：决定、通告、通知、报告、请示、批复、函等13项。

公文处理的基本要求是：迅速及时、准确周密、安全保密、规范统一。 收文。

第一步是签收，第二步是登记，第三步是审核，第四步工作是拟办，第五步是催办和督查，第六是公文归 档。 发文

发文的原则是确有必要，注重效用；部门内设机构除办公室外，不得对外正式发文；向下级的重要行文， 应当抄送集团总公司；请示文件应当一事一请；发文程序包括草拟、审核、签发、复印、缮印、用印、登 记、分发等。 主题词

主题词是一些概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。

主题词为公文的主题意思、中心内容和文种的集中体现，反映了文件的全部实质和形式的内容。

（二）用印管理----是文秘工作最常见也是最主要的工作。不管什么单位，对用印的管理是十分严的。印

章实际是一个法人对所盖章的内容表示全部真实或充分表达真实意思的承诺。用印管理基本原则是：严格

程序、必经审批、用印登记、外出定人、保管保险。

严格程序：用印必须经过批准、登记，财务部门也要建立财务章用印审批和登记制度。

必经审批：审批是用印的前提。 用印登记：登记表不可太粗，尽可能将用印的文件尤其是合同的主要内容登记下来，特别是要注明时间、 份数。

外出定人：因特殊情况公章须带离办公场所的，必须在审批后，由专用人陪同。 保管保险：平时入保险箱保管，切忌在文秘人员个人办公桌里保管。 用印位置在成文日期上侧，要求上不压正文，下要\骑年盖月\。

（三）信息调研---文秘人员能动性工作，也是考核一个文秘人员综合素质最重要的一个依据。信息传递，

上情下达，沟通左右，这是文秘人员最基本也是最基础性的工作。

一是要有这项工作的心。有心才能有思，有思才能有为，有为才能有果。

二是要学会思考。每个信息、每个调研专题都要认真地思考，去伪存真，由表及里，由此及彼。

三是要口勤、手勤、脑勤、脚勤。

四是要乐于奉献。牺牲休息时间，比其他人多一些工作时间，而且信息工作无偿的。

企业常用公文的写作及要求 （二）

公文顾名思义就是公用的文章（公务文书），是一种已经被使用者所认可、形成固定模式和要求的文章，

是具有法定效力和规范性体式的书面材料，是政府机关、企事业单位内部往来和外部交换信息的传递形式。 公文的格式

公文的格式包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关和成文时间。

标题是由发文机关名称、事由和文种组成，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

主送机关即公文的主要行为对象或主要受理单位，顶格写，写作称或规范化简称或同类机关统称。

正文是公文主体或核心内容部分，表述公文内容和制文意图，由开头、主体、结尾组成。

附件是随文附上的有关材料，包括文字、图片、图表、统计数字等，应在正文之后，成文时间之前，注明 附件的顺序和名称。 发文机关即落款或署名，是公文的法定作者。印章除会议纪要外的所有公文都要按规定骑年盖月。

成文时间是成文的年月日，以负责人签发的时期为准。位于发文机关之下，稍偏右错开，一律用汉字书写。 公文语言的特点

准确贴切---公文语言不能用夸张、虚构、渲染、抒情等手法。

简洁严谨---用最少的词句表达最丰富的内容。言简意赅、文约意丰。

朴实庄重---语言端庄稳重、朴实平直。公文的语言必须合乎规范，俗语、俚语都不应写入公文。公文 是处

理公务应该朴实庄重的，而不是个人情怀的表达，不宜体现个人风格。

得体规范---说话做事恰当、合适。不同的文种采用不同的语气就称之为得体。规范就是指符合约定俗成或

明文规定的标准，用字用词、语句、标点符号、数字、缩略语、计量单位都要符合规范。

公文语言运用的方法

第一，选择恰当的词语。多用直义词，少用或不用委婉的词，避免发生歧义。 第二，广泛使用公文惯用词。所谓惯用词即公文中经过不断发展变化沿袭下来和习惯用语以及定型化、规 范化的语言格式。

第三，多有\的\字结构。使语言具有简明、经济的表达效果。

第四，适当选用文言虚词作为公文惯用语，慎用方言、口语。如\之\的使用。 第五，是适当使用模糊词语。如原则上、一定的、尽快、适当、妥善等。但在时

间、地点、人物、情节和

结果等不能使用，而是要求表达精确。

第六，科学地选择句式。公文基本上采用主谓句，有较长的句，用介词结构作修饰语。

企业常用公文主要有下行文的通知、通报、批复、决定和会议纪要。上行文的报告、请示；平行文中的函 等。

一、通知

通知适用于批转各类公文，传达要求下级办理、周知或者执行的事项，任免人员。它是下行文，主送单位 必定是下属。

真叙、明了、开门见山和直截了当是通知的特点。强调各公司的通知都要抄送到集团总部。 二、报告

报告是向上级汇报工作，反映情况，答复上级询问所用的公文，在公文中属于上行文。它的主送单位必定 是发文单位的上级主管。 三、请示

请示用于向上级主管请求指示、批准。用的最多的是人事的聘任、制度的出台以及固定资产的购置等。

请示要求一事一请，不能多事一请。凡请示类文件，在正文下方必须标明联系人及固定电话，上行文必须

有签发人，文件上的签发人与发文原稿中的签发人应该是同一人。 四、会议纪要

会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。具有指导性、纪实性、概括性的效果。

会议纪要的写法大致可分集中概述法、分项叙述法、发言提要法。 五、信息

信息应包含时间、事件、人物、效果以及给人们的提示等，一句话信息或调查研究式的重头文章，都离不 开这些基本的要素。要开动脑筋,善于发现身边的小事和平常事,通过思考来给领导提供信息参谋作用。

各公司必须于每月五号前把上月的动态信息上报到集团办公室，文秘岗位人员就是信息宣传员。 六、会议记录

会议记录是文秘人员的基本功，是一项经常性的工作。

会议记录应包括：时间、地点、与会人员、主持人、记录人、列席人员、请假人等，然后是议题、与会人

员发表的意见和表态，最后是形成的决议或统一意见。 能位相宜要求具有岗位要求的工作能力和工作业绩。

怎样提高写作能力

（三）

写作，作为人们进行交际，沟通思想，传递信息，传播知识的手段，是每一个有文化人都必须掌握的一门

基本技能。写作，是每个企业管理人员\常常用得着的基本工具，\也是搞好本职工作必须具备的一 种起 码的素质。文秘人员作为企管群体中的一部分，是为领导处理日常工作和决策服务的，调查研究，综合情

况，提供信息，撰写文稿，处理文电，这是文秘人员的主要职责。如果没有具备较高的写作理论修养和专

业写作能力，可以肯定地说，那是很难做好岗位工作。 一、文秘写作应具备的条件：

第一要有一定的写作水平。平时要多积累知识，如果没有丰富的知识，那么，把一篇文章写好，那是做不

到的。懂得怎样写文章。如果一个文秘工作者不懂文章的具体写法，那么会出现不分段，或格式不对，或

语句不通，或根本就没有把文章中心意思写清楚。

第二必须遵守党的方针、政策。\笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸。\

这说明了文秘写作的政策性和严肃性。

第三要坚持实事求是，真实地反映客观情况。求实是一切工作的准则。秘书工作是为领导决策提供依据的， 尤其应该实事求是。文秘写作的内容必须从实际出发，真实地反映事情的本来面貌。在使用材料时，要老

老实实，实实在在，成绩就是成绩，缺点就是缺点，不能弄虚作假，张冠李戴，随意编排组合，也不允许 搞什么\合理想象\。

第四要多作调查研究。写文章不进行调查研究是不行的。比如，要一个文职人员写一份产品说明书，如果

不去调查的产品，不去研究这个产品，那么，光凭想象也是写不出的。作为文秘人员，有更多的机会去深

入了解，深入调查一些相关事情，写文章才有材料。 第五要掌握文秘写作范围。如果连文秘写作的范围都不清楚，那就够不上资格当文秘人员。

（一）行政公文：命令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪 要等。

（二）日常应用文：调据类、告启类、书信类、电文类、合同类、公关类、记录类等。

（三）专用文书：包括计划、总结、调查报告、经济合同、经济活动分析报告、简报等。

（四）宣传文稿：新闻消息、通讯、评论和广告等。 （五）法律文书：起诉状、申诉状、答辩状等。 （六）学术论文（经验交流文章）。