（一）公文格式标准化是公文的性质所决定的。
行政公文由法定的作者制成和发布，代表法定机关发言，在现实执行中具有法定权威，由此也产生法定效力，这是行政公文区别于其他文字材料的最根本的特征。对公文的法定效力，我们可以作以下几点理解：
其一，行政公文之所以具有法定效力，是由于公文的制发机关是依照国家法律成立并被授予相应行政职权的机关，其基本职权之一就是制发国家机关公文。因此，行政机关制发的公文具有法定效力。
其二，行政公文的法定效力必须在各自的职权范围内发挥，不能失职也不能越权。
其三，行政机关公文的法定效力具有强制性。如果没有强制性，法定效力就是一句空话。行政机关公文的法定效力如果得不到执行，行政机关则有权依法对拒不执行者予以行政制裁或者提交司法机关进行法律制裁。
（二）公文格式标准化是公文处理所需要的。 国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号，以下简称《办法》）要求，公文处理要实现制度化、科学化、规范化。公文格式的标准化是实现这“三化”的重要形式保证。可以说，公文格式的每一项内容，都有其存在的必要性，都是为保证公文处理所设立的。例如，公文的份数序号用于显示公文的制发份数，这就能准确掌握公文特别是带有密级的公文的数量，防止和及时发现公文的丢失；紧急程度用于告知公文的办理时限；秘密等级用于警示公文的阅读范围和保管等级；公文标题会提示公文的主要内容和行文方向等。总之，公文处理的规范化要求公文格式的标准化与之相适应，公文格式的标准化又保证公文处理的规范化。
（三）公文格式的标准化是顺应社会发展而产生的。
在中国共产党领导下，我国的政治、经济形势前景很好。在国内，随着政治体制改革和经济体制改革的不断深人，党中央、国务院推出了一系列以政府机关改革、国企改革、农村工作改革为主要内容的重大措施；在国际，我国与世界各国的政治、经济交流不断扩大，政治地位稳步提高，特别是加入WTO，标志着我国经济将融入世界经济发展的大潮中。在这种形势下，国家行政机关的公文处理也必然要与之相适应。目前，国家机关公文格式首先实现了行政机关公文纸张大小从16开型向国际标准A4型的转变，使公文格式与国际接轨，这对我国政府机关与世界各国政府机关在公文方面的交往起到了促进作用。
总之，行政机关的公文之所以要有规范化的格式，主要是为了保证公文的完整性、准确性和有效性，提高办事效率，给公文处理工作提供便利。
四、现行国家行政机关公文格式
现行国家行政机关公文格式，指公文的书面格式，即公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。
我国现行国家行政机关公文格式的标准，是《国家行政机关公文格式》（《中华人民共和国国家标准》GB／T 9704－1999）。（参见P.216）
通常将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。 眉首（亦称文头）：公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称； 主体：红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称； 版记（亦称文尾）：主题词以下的各要素统称。 （一）眉首
眉首的特点是位置相对固定，一般由公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人等部分组成。
1．公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，作用是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。
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并不是所有的公文都需要编制份数序号。带有密级的公文必须编制份数序号，用阿拉伯数码（应不少于两位数），顶格标识在版心左上角第1行。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。
2．秘密等级和保密期限
秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。密级由高到低分别为“绝密”、“机密”和“秘密”。国家行政机关的公文应按要求标识秘密等级。
保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。秘密等级和保密期限间用“★”隔开。如：绝密★3个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密。
3．紧急程度
紧急程度是对公文送达和办理时间的要求，有“特急”、“急件”两等。电报的紧急程度分为“特提”、“特急”、“加急”、“平级”等四种。
4．发文机关标识
发文机关标识应使用小标宋体字，一般用红色标识。有3种形式： 发文机关全称或规范化简称＋“文件（电报）” “函”：只标识发文机关全称或规范化简称，不加“文件（电报）”字样； “命令（令）”、“会议纪要”：发文机关全称或规范化简称＋文种 联合行文时，主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排放；如联合行文机关过多（曾发现过有14家联合行文），必须保证公文首页显示正文，可将发文机关字号、行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止（还要考虑留出发文字号、主送机关、标题的位置）。
联合行文的同级别机关，一般按党、政、军、群的顺序排列。 5．发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，一般在发文机关标识下居中排布，但函、命令（令）、会议纪要的发文字号排布有异。联合行文，只标明主办机关发文字号。
发文字号的作用主要有：一是统计发文数量，便于文件的管理；二是在查找和引用文件时可以作为文件的代号使用。
机关代字，是该机关名称中最具特征、最精练、最集中的概括，反映发文机关或部门的性质。如“中”，代表中共中央；“国”，代表国务院；“国办”，代表国务院办公厅。
发文机关和机关内各部门组织的代字，应由机关的办公厅（室）统一编排，并注意名称相近的单位机关代字不能重复或雷同。机关代字一经确定，就不能轻易改变。
机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。代字后加“发”字的，多用于下行文；加“文”字的多用于上行文；加“函”字的多用于平行文。
年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不用虚位（即1不编为001），不用“第”字。
6．签发人
重要文件上标注签发人姓名，是表示文件生效并对文件内容郑重负责。
上报的公文需标注签发人姓名，如联合行文还需标注会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧，如有多个会签人，主办单位签发人姓名置于第1行。
（二）主体
主体的长短依公文内容而定。主体一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等要素组成。
1．标题
公文标题是对公文中心内容的高度概括与提炼，一般由发文机关、事由、文种三部分组成，通常称为公文标题“三要素”。
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从语法结构上看，公文标题是以文种为中心词，以发文机关、事由为限定修饰成分的偏正词组。其中，在作者与事由之间，通常用“关于”、“对”等介词连接，组成一个介词结构。
有时，公文标题的某些要素可以省略：
其一，省略发文机关名称，只写事由和文种。有三种情况：一是一些法规性公文的标题一般不加发文机关；但正式公布这些法规类公文时，仍要使用完整的公文标题。二是电报、专题会议纪要的标题只写事由和文种。三是机关内部使用的公文，在落款处已明确写上发文机关的，在标题中可省去发文机关名称。
其二，省略事由，只有发文机关和文种。有些文件内容单一，正文部分文字较少，标题中“事由”部分可以省略，以求庄重简练。
其三，省略发文机关名称和事由。这种多见于公布和张贴性的公文，如机关的通知、通报、启事、公告和通告等，以求醒目，利于扩大传播范围。
应注意：在任何情况下，标题都不能省略文种。公文标题不是完整句子，不能使用句末点号。除法律、法规、规章名称加书名号外，标题中一般不使用标点符号。公文标题如果字数偏多，则分行排列，分行时不求各行等长，不得将两个字以上的词（语句、语意群）拆开，要做到语意完整、排列对称、间距恰当。
2．主送机关
主送机关又称送达机关和行文对象，是指发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关和单位。
标识主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称；应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或级别的机关之间用顿号，不同性质或级别的机关之间用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号。
主送机关的确定：
①除批复外，下行公文一般有两个以上主送机关。文件发送范围越大，主送机关就越多； ②向上级机关请示只写一个请示机关，不能多头主送，不要越级主送； ③公布性文件不列主送机关，如通告、公告、布告、命令等。
主送机关的位置，应在正文之上，公文标题下空一行，无论一行或多行，均靠左顶格书写。 3．正文
正文表述文件的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。在逻辑结构上，正文应遵循的规律是：提出问题—分析问题—解决问题。
正文的写作要求是：
第一，正文的内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规。提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；
第二，正文反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法必须切合工作实际，切实可行；
第三，内容涉及的有关部门要经过协调、会商，取得一致意见；
第四，在文字表达上要概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号；
第五，用数字表示多层次结构序数，第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1．”，第四层用“（1）”。
4．附件
附件：用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数。
在内容上，附件是对正文的有关问题起补充和参考说明作用；在形式上，附件是公文的一个组成部分而不可随意分开，有附件的公文，附件就同正件一起组成一个完整的公文。
5.成文日期
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成文日期是指文件的制成时间。 成文日期的确定有以下几种情况：
第一，在一般情况下，公文的成文日期以领导人签发日期为准； 第二，经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；
第三，两个以上机关的联合发文，以最后签发机关的领导人签发的日期为准； 第四，电报，以发出日期为准；
第五，法规性文件以批准日期为准，法规性文件的发布日期与施行日期不一致时，应在正文中同时注明施行日期。
6．印章
印章指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。
除会议纪要、电报、翻印件外，公文均应加盖发文机关印章。
用“令”发布行政法规、规章，按照法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项的议案，少数函件：可用签名章。
联合上报的公文由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。公文所盖的印章一定要与发文机关一致，因故需用别的印章代替时，应注明“代”字。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期并加盖印章。联合行文需加盖多个印章时，应保证印章排列整齐，两印章间互不相交或相切，相距不越过3 mm。主办机关印章在前，每排最多盖3个印章。在当页空白处不足以容纳时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面。
7．附注
附注一般是对公文的发放范围、使用时应注意的事项等情况的说明，如“此件发至县团级”、“此件可登报”等。排在成文日期下一行。
经批准可在报刊、电台、电视台刊登、播发的文件，同内部印发的正式文件具有同等效力，应与正式文件一样依照执行；同时，由司法机关按照正式文件格式印发少量份数，供有关单位存档备查。
机关的“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 （三）版记
版记位于公文最后一页（亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。版记一般由主题词、抄送机关、印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。
1．主题词
（1）主题词的概念。主题词是揭示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。
文件标注主题词，是为了实现办公自动化的需要，它有利于文件管理的规范化、科学化。我国1985年以来逐步推行按照统一规范标注主题词的制度，这标志着我国已进入计算机管理文件的阶段。
（2）主题词是一种人工语言。其特点是：第一，单义性。即一个词或词组只表达一个词义，一个词义只能用一个词或词组表述。第二，规范性。主题词揭示文件主要内容不是随意性的，而是按照一定的规范要求，由自然语言转化而来。这也是由主题词的单义性所决定的。
（3）文件标注主题词的作用。主要有以下三大作用：
第一，文件标注主题词可以大大提高文件的检索、查询的速度，有利于提高整个机关的办事效率。一是快。使用主题词，可以解决在记不住文号、标题的情况下，凭借记住的大概内容，很快地通过计算机检索调出文件。二是准。如果文件不使用主题词，就只能用手工检索，容易将文件抽错，常常需要反复查找。而微机使用主题词检索，能够很快、准确的调出文件。如果一个文件使用多个主题词，查找就更快更准。三是全。微机使用主题词检索，能够轻而易举地将某一方面的文件系统查找出来。
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