文书档案管理 - 纲要1

拟办是文秘部门负责人对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。

拟办的意见，是一种参谋性意见或建议，协助领导及时、有效地处理文件，为领导节省时间和精力，提高办文效率。如果对一份文件有两种以上的处理方案，要一并提出，同时提出自己的倾向性意见及理由。

拟办意见要写在文件处理单上，要署上拟办人姓名和日期，不可在文件上写、画。 （五）批办

批办是领导人对来文由谁办理及如何办理作出决定并批示。

批办文件，要求单位领导人认真阅读文件，琢磨拟办意见，作出指示。批示中要给承办部门指明办理原则、办理要求和注意事项，并将文件迅速退交承办部门及时处理。

（六）承办

承办是指有关部门或人员，根据领导人对某一文件的批办意见，对来文进行具体处理。承办包括两方面的工作内容：

1.办事。具体执行或办理针对来文所提出的事项。 2.办文，即根据领导批办意见办理复文。（这也是本机关发文处理的起始） （七）催办

文秘人员对文书办理情况的督促、检查，防止漏办或延误。

催办是公文处理中一项必要的制度和必不可少的环节，是解决文件积压和延误，加快公文运转的有效措施。

（八）注办

由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后，在文件处理单上注明文件办理情况、需要说明的问题和办理结果等情况。

第三节 文书的整理归档 文书整理与归档是文书工作的最后一个环节，是文书工作与档案工作的结合部，包括对已办文件的初步整理、系统整理和归档三道主要程序。

一、文书整理归档的内涵和意义

文书整理归档，是将办理完毕的具有一定查考利用价值的文件材料，按其相互联系分类整理、装盒，定期向档案部门移交的工作过程。

按照有关规定，现行机关的文书由文书处理部门整理归档，定期移交。这意味着，文书办理之后，移交档案部门之前，在文书部门还有一个收存、保管的阶段。因此，文书整理归档工作具有两方面意义，一是便于文书部门在档案移交之前保管和利用，二是为档案部门整理和管理档案奠定良好的基础。

二、文书整理归档工作的改革

文书整理工作，在2001年之前通称“文书立卷工作”。所谓立卷，是将办理完毕的具有查考利用价值的文书材料组合成案卷，并定期向档案部门移交。

2000年12月6日，国家档案局在总结文书档案工作实践经验的基础上，发布了《归档文件整理规则》（以下简称《规则》，参见附录），规定从2001年起，以“件”取代“卷”，以“案盒”取代“案卷”。

“整理”与“立卷”差别不在本质，而在于形式——案卷制作的不同。 （一）以“件”取代“卷”

归档文书以“件”为单位，体现的是“文件级”管理思想。

“件”的界定有四种情况：一是以“自然件”为一件；二是文件正本与定稿，正文与附件，原件与复制件，转发文与被转发文为一件；三是报表、名册、图册（本）等为一件；四是来文与复文合为一件。“自然件”是基本件，而后三种情况实质是“自然件”在外延上的适度延伸，是具有自然、

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内在、有机联系的“组件”。“件”是文书制发、传递、处理的基本单位，同时也是文书归档的基本单位。

我国文书整理工作的这一改革举措，其优点是： 1．以客观标准取代主观标准

2．文书整理更简便易行和具有确定性 3．有利于整理手段的现代化 （二）以“案盒”取代“案卷” 1．方便文书档案的借阅和查找 2．方便档案的复制与保密 3．简化了装订手续

三、文书整理归档的范围和原则要求 （一）文书整理归档的范围

文书整理的范围是指机关在工作活动中形成的文书材料哪些可以归档。

确定文书整理的范围是为了避免归档的文书有遗漏和不必要的重复，避免造成“玉石不分”的现象。为保证归整文书的完整和精练，正确地划分文书整理的范围是十分必要的。

文书整理归档的重点应该是以本机关单位直接产生的文书为主，着重归整记载和反映本机关主要职能活动的、具有重要的长远查考价值的文书。

★应该整理归档的文件材料

文书整理的范围，概括起来说，就是本机关在工作活动中形成的、办理完毕的、具有查考价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、本机关编印的出版物原稿以及编制的图表、簿册等需要整理归档的文书。具体包括：

1．上级机关来文：包括针对本机关的指示性、指导性的文件，本机关必须贯彻执行的文件，或与本机关业务有关、需要参照办理的文件。

2．本机关文件：包括反映本机关主要工作职能活动和基本情况及今后工作还需要查考的文件材料。

（1）党政工团会议文件、记录、讲话和为参加上级机关召开的重要会议准备的文件。

（2）本机关编制的反映主要职能活动的工作计划、总结、报告，调查研究材料及本机关填报或汇总的统计表和统计材料。

（3）对下级机关的指导性文件及与有关机关协商工作的来往文件。 （4）本机关专业活动形成的专业文件材料。

（5）外事活动形成的文件材料（包括请示、报告、计划、总结、重要简报、会谈记录、照片、来往文书及与外方签订的合同、协议等）。

（6）本机关或本机关批准的关于区域变化、征用土地的文件材料。

（7）本机关和本机关批准的关于机构成立、合并、撤销、更改名称、启用印信的文件。

（8）干部任免及干部、职工的录用、转正、定级、调资、评定职称、退职、退休、离休、奖惩、抚恤、死亡等有关文件材料。

（9）本机关的组织规则、规章制度、人员编制，干部、职工、党团员名册，干部年报表，干部、职工转移行政、党团组织关系介绍信存根。

（10）本机关的历史沿革、大事记及反映本机关重要活动的剪报、照片、录音带等。 （11）本机关财产、物资、档案等的交接凭证及产权材料。

（12）重要的人民来信和处理人民来信来访的记录、摘要单、处理报告等。

3．下级机关来文：向本机关报送的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动及反映较长时间内全面情况的文件。

4．同级或非隶属机关的来文：其中与本机关业务有关的、有参考价值的文件。

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5．其他文件资料。 “文电统一归档”：电报也是机关文书的一种，只是传递的方式不同。文件和电报都是在机关工作活动中形成的，都是反映机关工作活动的文字记录，应同等看待，实行文电统一整理归档。

★无需整理归档的文件材料 1．重份文件

2．未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿

3．事务性的、临时性的、没有查考价值的文件材料

4．与本机关或本部门主管业务无关的文件及非隶属的机关送来的参考性文件 5．内容被其他文件所包括了的文件材料 6．一般机关来往发文的信封

上述无需整理归档的文件材料，也可进行简单整理、登记，按规定经本机关的办公厅（室）主任或单位负责人批准后销毁。文件销毁涉及机密的，应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失，不漏销。其中，销毁绝密文书（含密码电报）应当进行登记。

四、文书整理归档的基本原则和质量要求 （一）文书整理归档的基本原则 1．遵循文件形成的客观规律 2．保持文件之间的有机联系 3．区分文书的不同价值 4．便于保管和查找利用

（二）文书整理归档的质量要求 1．整理归档的文书应齐全完整

齐全完整一方面是指所收集的文书材料应齐全、完整，没有缺漏，特别是有关重要文书材料应尽力收集齐全，否则就会造成损失。另一方面是指收集到的文书材料没有漏页及破损等情况，漏页的应找齐，破损的应予以修整，字迹模糊或易退变的文书应予以复制。

2．整理归档的文书要符合档案保护的要求

这主要指整理归档的文书材料所使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合经久、耐用等要求，以利于能够妥善的保管。

3．整理归档的文书材料的保管期限应界定准确

根据文书档案保管期限的规定，文书的保管期限分为永久、长期、短期三种。在文书的整理工作中，要根据《文书保管期限表》的规定，正确判定保管期限，将不同保管期限的文书分别整理。判定保管期限是一个主观标准，应该正确把握，界定准确，以方便今后档案的鉴定留存与销毁。

五、文书整理归档的方法和步骤

文书整理的方法步骤主要包括编制分类方案类目、初步整理、系统整理和归档四个环节。 （一）编制分类方案类目

分类方案类目是按照文书整理的原则拟制出来的归档文书的类别和条目。 类别的编制大体有三个步骤：

1、按保管期限分类 保管期限一般分为永久、长期、短期三个期限。在每个期限内根据预测形成文书的数量，准备一定数量的档案盒。归档文书一般先按保管期限分开整理，然后再考虑其他分类。

2、按组织机构分类 即按机关部门名称划分，可直接采用各个组织机构的名称作为类名。 3、按问题分类 即按工作性质及有关事项的不同进行划分，如综合类、组织类、宣传类、政法类、技术类等等。按问题分类不受机构的限制。按问题分类要注意各类之间应划分清楚，不能互相包含，类名应该清晰明确。类与类之间可按重要程度和系统性排列。采用问题分类的，如果机关的职能和任务没有明显的变化，可以长期使用，某年增加某项临时工作任务的，可以另外增加有关类

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别。每类同样可以编制一些具体事项条目，如果每类形成的文件不多，也可不分条目。

按组织机构分类和按问题分类两种方法，各机关可视具体情况进行选定。

文书整理分类方案应与本机关档案室的分类相适应，否则，不便于归档后档案室对档案的编制整理。目前，文书部门与档案部门实行共同整理归档或者由档案部门指导整理归档。

（二）初步整理

初步整理就是平时整理，即平时把逐步形成的应归档文书，依据文书分类方案，以“件”为单位装订，随时归整到相关类目，装入案盒。

平时归整的目的，就在于把文书整理的基础工作放到日常来做，使平时能有计划地收集文件，分门别类进行管理，为年终的整理归档奠定基础。同时，也便于平时工作的查阅利用。

平时文书整理要注意两点：

1、及时收集已经处理完毕的文书材料 2、定期检查 （三）系统整理

即在平时归整的基础上，进一步系统整理与编制目录。文书的系统整理应按照国家档案局2000年12月6日发布的《归档文件整理规则》进行。

1、确定案盒内文书

确定案盒内文书是指在平时归整的基础上，详细检查每个案盒内积累的文件，按照文书整理归档的原则和要求进行调整，并进行案盒内文件的排列、编号，最后确定案盒内归档文书。

2、填写案盒事项 盒（卷）内文件目录表 备考表 案盒（卷）封面、盒（卷）脊 （四）归档

文书经过整理后，形成了系统的案盒，这时应向机关档案室进行移交。归档就是指文书部门将系统整理后的案盒文件向档案室进行移交以便集中保管。移交时要注意办理好移交手续。

国家档案局发布的《机关档案室工作业务规范》具体规定了文书的归档制度，主要包括归档范围、归档时间及案盒质量要求。

1、归档范围

归档范围即文书整理的范围，凡属整理归档范围的文件，一律归档；不属于文书整理归档范围的文件，不需归档。不归档的文件可按制度销毁。

2、归档时间

文书部门或相关的业务部门，一般应在第二年的上半年向档案室移交全部案盒档案，对一些专门性的文书或驻地比较分散的个别业务单位的文书，为便于日常查找和利用，也可根据实际情况商定适当的归档时间。

3、归档质量要求

应归档的文件材料收集齐全、完整。

按照文件之间的有机联系和保存价值，科学地整理归档。 归档的案盒应符合文书整理归档的各项质量要求。

编制移交目录，至少一式两份；交接双方经过清点案盒，履行签字手续。

第六章 档案工作概述 文件经文书部门整理归档，就正式转化为档案，进入一个新的运动阶段。

档案工作也称档案管理工作，就是用科学的原则和方法管理档案，为社会各方面服务。

第一节 档案工作的性质和内容

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