文书档案管理 - 纲要1

一、档案工作的性质

档案管理，就其本质来说，它是通过管理，提供档案材料直接为社会的政治、经济、文化、科学等活动服务的工作。因此档案管理具有管理性、服务性、政治性、机要性等特征。

第一，管理性。档案工作是一项管理性、科学性的工作。它与其他管理工作有区别，是对历史文献的科学管理工作，属于一种独立的专业，是国家科学文化事业管理的组成部分。档案工作，确切地说，也就是档案管理工作。

第二，服务性。从档案工作同其他工作的关系来说，档案工作属于一项服务性的工作，它通过提供档案文献资料来为各项工作服务。档案部门管理档案工作的目的，就是为了满足社会主义事业对档案利用的社会需要，为各项工作准备资料。同时，档案工作的服务性，又是档案工作赖以生存和发展的基础，离开了服务性，档案工作就失去了存在的意义。

第三，政治性。在阶级社会里，档案主要产生于一定阶级的思想、言论和行动，体现着一定的社会制度和阶级关系，因而具有很强的政治性。当前，为建设现代化的、高度民主的、高度文明的社会主义强国服务，是我国档案工作的一项政治任务，也是档案工作政治性的体现。

第四，机要性。档案工作由于具有很强的政治性，因而也就同时具有机要性。档案涉及国家的政治及各种利益，有些档案在一定的时间和范围内就需要适当地保密，以维护国家的安全和人民的利益。因此，档案工作者必须树立保密观念，采取各种措施，保护党和国家的机密。

二、档案工作的内容

广义的档案工作，即整个档案事业管理，包括：档案室工作、档案馆工作、档案事业行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作五个方面内容。

狭义的档案工作，即档案管理业务，基本内容包括：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等八个环节。这些业务工作主要由各机关档案室和档案馆承担。

档案管理的八项工作内容是一个统一的、有机的整体，各个环节之间互相制约，互相促进。他们的基本关系是：收集工作是后面各环节的基础，提供利用是前面各环节的目的，同时又都直接影响着档案的提供利用。

第二节 档案工作的原则 《中华人民共和国档案法》：“档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。”

（一）集中统一地管理国家全部档案。

我国的全部档案由各级档案机构分级集中管理，并实行党政档案的统一管理。各机关党、政、工、团等组织的档案，均由机关档案室集中管理，不得分散保存；其中需要长期保存的，由各级档案馆集中保管。全国的档案工作，由各级档案事业管理机构统一的分级、分层、分专业负责进行指导和监督。全国的党政档案工作，统一于党和政府的直接领导之下，各级档案管理机构既是党的机构，又是政府机构，列入政府编制序列。

1.组织原则：统一领导。 2.管理体制：分级管理。

（二）维护档案的完整与安全。

这是档案工作的基本要求。只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。 1.维护档案完整：从数量上保证档案的齐全，从质量维护档案的有机联系和历史真迹。

2.维护档案的安全：从物质上力求档案不遭受损坏，尽量延长档案的寿命，从信息上保护档案的机密，防止档案被盗窃。

完整和安全是互相联系、互相作用的，只有维护档案的完整，才能有效地保证档案的安全；也只有维护档案的安全，才能确保档案的完整。

（三）便于社会各方面的利用。

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这是档案工作的根本目的。档案工作各个环节的工作，都应从利用档案的需要和方便着眼。档案工作的好坏，应该以是否便于社会各方面利用为主要衡量标准。

档案工作基本原则的三个方面是辩证统一的，前两者是手段，后者是目的。没有前两者，就没有便于可供利用的物质基础；离开了后者，实行集中统一管理、维护档案的完整与安全便失去了意义和方向。

第三节 档案工作的组织机构 一、档案工作机构 主要有三类机构： （一）档案室

档案室是各机关、团体、企事业单位等统一保存和管理本机关档案的内部组织机构。一方面，它是机关秘书部门的组成部分，属于机关的机要部门；另一方面，它又是最基层档案工作机构，是档案事业的最小细胞。

档案室的作用主要有两个方面：一方面，它是机关工作的助手，它为机关的领导和各部门的工作提供作为参考和依据的档案材料，为机关工作和生产活动创造条件。另一方面，档案室是整个档案工作的基础。它是国家档案不断补充的源泉；它是首先提供利用，发挥现实作用的前哨；它是先期保管档案的过渡性机构，为档案馆工作创造条件。

档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关的全部档案，为本机关各项工作和生产服务，并定期将具有长远保存价值的档案向档案馆移交。

档案室一般有五种类型：即机关文书档案室，科技档案室，人事档案室，会计档案室，影片、照片、录音、录像等特种档案室等。

（二）档案馆

档案馆是党和国家集中保管档案材料的基地，是国家法定的永久保管档案的专门机构。它在性质上是属于各级党委和政府的科学文化事业机构，档案馆事业是科学文化事业的重要组成部分。

档案馆的基本任务是：收集党和国家需要长远保管的档案和有关的资料，加以整理、编目、保管和研究并提供利用。

在我国，档案馆基本上是按地区并结合其他特点（如专业、时期等）来设置的，分为中央级档案馆、地方各级档案馆、专业档案馆。

（三）档案事业管理机构

档案事业管理机构主要是指各级档案局、处等，是党和国家指导和管理档案工作的部门。在我国，党、政档案工作实行统一管理，因此，档案事业管理机构既是党的机构，又是国家的机构。

档案事业管理机构的基本任务是：在统一管理党、政档案工作的原则下，分级负责地掌管全国档案事务，对全国档案工作进行指导与监督。

二、档案工作的组织领导

由于设有专门的档案事业管理机构，因此，档案工作是在党和国家的领导下，通过档案事业管理机构进行统一领导和管理的。

档案事业管理机构对档案工作的组织领导的职责主要体现在：拟订档案工作规章、办法，建立国家档案工作制度；指导和监督各机关、单位的档案工作；规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作；研究和审查有关档案保存价值、保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁；组织和指导档案工作业务经验的交流，档案工作干部的专业教育和档案科学的研究以及党和国家领导机关交办的有关档案工作的其他事宜。

第七章 档案的收集与鉴定 30

第一节 档案的收集 档案的收集工作，即按照国家有关规定，通过例行接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、组织和个人手中和散失在社会各处的档案，分别集中到档案机构管理。

〔意义〕收集工作是档案工作的起点及第一个环节，收集工作的质量对于整个档案管理工作具有奠基的意义。

收集工作是实现档案集中统一管理的重要措施，也是档案机构和社会各方面发生联系的重要环节，要求注重政策性，工作方法要灵活多样。

一、收集工作的内容

档案的收集，包括对档案的“收”（接收）和“集”（征集）两方面。

接收，是档案机构（室、馆）依据档案法规和相关制度，收存机关单位和团体的档案材料的工作过程。这是档案收集的主渠道。

征集，是档案机构依据国家有关规定，征求和采集散存于社会和个人的档案和文献史料。这是积累和补充国家档案全宗的必要途径。

1、档案室对本单位需要归档的档案的接收。

2、档案馆对业务辖区内现行机关和撤销单位的具有长久保存价值的档案的接收。 3、档案机构对历史档案的接收和征集工作。 二、收集工作的基本要求

收集工作是档案部门获得工作对象，积累档案的基本方式。收集工作的直接目的是为了丰富馆（室）藏。为实现此目的，必须做到：

1、加强档案馆（室）外调查和指导。 2、积极推行入馆（室）档案的标准化。 3、保证归档和入馆档案的齐全完整。 4、维护全宗和全宗群的相对完整性。 三、档案室的收集工作

机关档案室的收集工作，是与文书部门的文件整理归档工作紧密联系在一起的（参见“文书整理归档”部分）。

四、档案馆的收集工作 档案馆收集档案的范围：

1、本级各机关、团体及所属单位移交的具有永久保存价值的档案。省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案。

2、属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案。 3、属于本馆应当接收的历史档案。 4、档案馆之间交换的档案。

第二节 档案的鉴定 档案的鉴定，包括两方面含义，一是鉴别档案的真伪，二是判定档案的保存价值。鉴定工作的结果是决定档案实体的存毁。换言之，鉴定工作的作用是区分档案价值，提高馆藏质量，提高档案管理效益。

鉴别档案真伪的工作，主要发生在征集历史档案方面。档案机构经常开展的鉴定工作，主要是对馆藏到期档案保存价值的判定。

一、档案鉴定工作的内容 档案鉴定工作的基本内容是：

1、制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表； 2、具体判定档案材料的价值，确定其保管期限；

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3、拣出失去保管价值或保管期满的档案，按规定销毁或作相应处理。 二、影响档案价值的因素

判定档案的价值，首先要明确档案的保存价值是由什么决定的。 （一）档案自身的特点和状况是决定档案保存价值的基础。

如档案的内容、形成者、时间、文种、外形特点、可靠性、有效性、保存状况等。 （二）社会利用需要是决定档案保存价值的重要因素。 社会利用需求的广泛性和阶段性。 三、鉴定档案价值的原则

必须从国家和人民的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。 （一）全面的观点

1、把档案自身的特点和社会利用需要结合起来，全面评价档案的价值。

2、全面分析档案的各种因素，综合分析相关文件的联系，辩证地看待档案的价值。 3、尽可能全面地预测社会对档案利用的各种需要。 （二）历史的观点（今世赖之以知古）

即要尊重历史。档案的形成总是与一定的历史条件相联系的，分析档案的价值就必须把档案放在特定的历史环境中，具体考察其内容和形式以及与其他文件的相关联系，并结合现实需要判定保存价值。

（三）发展的观点（后世赖之以知今）

保管档案，既是为了维护历史，更是为了面向未来。判定档案的价值和作用，要有发展的眼光，要看到将来的需要。

（四）效益的观点

保存档案这种社会文化财富需要成本，必然产生效益的期望。不计成本地保存所有文件是不现实的。档案管理工作应以“社会效益为重，兼顾经济效益”作为鉴定档案价值的原则。

四、鉴定档案价值的标准

为保证档案鉴定工作的质量，必须建立明确的鉴定标准。

客观存在的档案价值构成，是档案价值鉴定标准的基础；档案的特征及其对社会需要的意义，则是档案价值鉴定标准的依据。

（一）档案来源标准

档案的来源，指的是档案的形成者。档案形成者的社会地位、作用和职能会影响（甚至决定）档案的价值。

对机关档案室而言，一般情况下，本机关文件的保存价值大于外机关来文。在本机关文件中，决策机构和重要部门制成的文件，保存价值大于一般部门的文件；在外机关来文中，有隶属关系的机关来文，其保存价值大于非隶属机关的来文。

（二）档案内容标准 主要考察：

1、档案内容的重要性 2、档案内容的独特性 3、档案内容的时效性 （三）档案形式特征标准 主要分析的因素有 1、文件的名称 2、文件形成时间 3、文本类别

4、文件的制作特点

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