文书档案管理 - 纲要1

（四）相对价值标准 1、档案整体的完整程度 2、档案内容的可替代程度 3、是否向档案馆移交 五、档案保管期限表

（一）档案保管期限表的类型

档案保管期限表，是以表册的形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性文件。它是鉴定档案保存价值，确定档案保管期限的依据和标准。其类型有：

1、通用档案保管期限表：由国家档案行政管理机关编制，俗称“通用表”。 2、专门档案保管期限表：由国家档案行政管理机关会同有关主管部门编制。 3、同系统机关档案保管期限表：由主管领导机关编制。

4、同类型机关档案保管期限表：由档案事业管理机关或主管领导机关编制。 5、机关档案保管期限表：各机关根据本机关档案的具体情况编制，专供本机关鉴定档案时使用。 （二）档案保管期限表的结构

由顺序号、条款、保管期限、附注及总的说明等部分组成。 （三）档案保管期限的划分

对于普通的文书档案来说，保管期限分为三种：永久（50年以上），长期（15年以上，50年以下），短期（15年以下）。

各种专门档案的保管期限划分各有不同。 （四）档案的销毁

1、档案的销毁必须严格按照有关规定进行。 2、编制档案销毁清册（一式两份）；

3、报批时附上立档单位和全宗简要说明； 4、销毁方法：监销和核销。

第八章 档案的整理与保管 档案的整理是建立档案实体的管理秩序，是档案管理工作的核心环节。档案的保管是维护档案实体良好状态，使档案管理工作得以有序进行。

第一节 全宗理论 我国的档案工作是以全宗为基本单位进行管理的。全宗理论是我国档案管理工作的重要理论。 一、全宗概念及含义

全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。 含义：

1、全宗是一个有机整体。同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

2、全宗是在一定历史活动中形成的。全宗整体具有客观性，全宗的整体性，是由其内部的历史联系所决定的。

3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。全宗以产生它的机关、组织和个人为单位而构成，这为全宗确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。

二、全宗构成者——立档单位

其档案构成一个全宗的单位称为“全宗构成者”。这个单位又叫立档单位。一个单位成为“全宗构成者”的条件是：

A、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；

B、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；

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C、设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。

三个条件中，第一条最重要。判断一个单位是否立档单位，不能只依单位人数、级别大小来确定的，而是以第一个条件来判定。

三、全宗的类型和补充形式 （一）全宗的基本类型 1.机关全宗 2.人物全宗

人物全宗是著名人物在其一生社会活动中形成的档案整体。 注意两点：

1、不得收入官方档案原件。

2、一个人一生无论其身份、经历、政治立场如何变化，档案只构成一个全宗。

个人在公务活动中形成的文件，原件应放在立档单位全宗中，复印件或附件可归入个人全宗；个人在非公务活动中形成的文件，原件应归入个人全宗。

（二）机关全宗的补充形式

全宗的补充形式，使用一个全宗编号。 1.联合全宗

因两个或几个关系密切的立档单位形成的档案难以区分，而统一整理的档案联合体。

形成原因：有密切继承关系的机关，文件彼此混杂；职能互有密切联系的机关，合署办公，“一套人马两块牌子”。

2. 汇集全宗（全宗汇集）

由档案数量很少的若干全宗，按照一定的特征组成的档案集合体。

形成原因：从相同类型的基层单位选择接收的，具有代表性的若干小全宗；残缺不全的一些全宗。如“××××时期××地区工矿企业全宗汇集”。

3.档案汇集

由不明所属全宗的零散档案按照一定的特征或联系组成的档案混合体。如“××地区民国时期私盐贩运问题档案汇集”。

〔注意〕三种补充形式的异同

①它们的构成不同。联合全宗的档案之间有着密切的联系，档案难以区分，其组建的客观依据较强；汇集全宗、档案汇集则是人为地把数量少的小全宗汇集、互有联系的档案文件集中在一起，便于保管和统计，主观性较大。

②它们的性质不同。联合全宗是永久性的单位，整理之后不再变动；而全宗汇集是暂时性的，其中某个全宗增加了大量的档案，就可从中分出去，另立全宗。档案汇集虽是人为建立的零散档案混合体，但专题性强，比较稳定，即使再有同类文件发现，也少又建立全宗的可能。

四、全宗群

全宗群是具有某些历史联系的若干全宗组成的群体。

第二节 档案的整理 一、档案整理工作的内容

档案整理工作的内容，视档案的具体情况而定。

现行机关的档案整理工作，主要是文秘部门承担的“文书整理归档”，实现“文书”向“档案”的转化。

档案管理学所说的“整理”，一般是指档案馆的整理工作。

在档案馆，对档案的整理幅度，也不是一刀切，而是根据全宗的情况，或做局部整理，或做全

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面整理。

全面的整理工作包括以下工作环节：

区分全宗→全宗内分类→组卷→案卷装订或装盒→编制案卷目录

对现行机关的档案室而言，全宗是明确的，不存在“区分全宗”的问题。而且，档案整理的许多工作，事实上已经在“文书整理归档”时先期介入，一并进行。例如全宗内档案的分类，已落实在文书归档的“编制分类方案”环节。（参见p.197-）

档案馆的整理工作，则可能涉及许多环节。例如，对于征集到的历史档案，就有“区分全宗”的问题；对于保管期满的档案鉴定之后，可能需要进行重新分类、组卷并编制新的案卷目录。

二、档案整理工作的原则

1.保持档案文件之间的历史联系 2.充分利用原有的整理基础 3.便于保管和利用

三、全宗内档案的分类方法 （一）分类的一般方法 1、时间分类法 Ａ、年度分类法 Ｂ、时期分类法 2、来源分类法

A、组织机构分类法 B、作者分类法 C、通讯者分类法 3、内容分类法 A、问题分类法 B、实物分类法 C、地理分类法 4、形式分类法

A、按文件种类分类 B、按载体形态分类 C、按形状规格分类

（二）复式分类法及其选择

1.年度－组织机构分类法 适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。 2.组织机构－年度分类法 适用于撤销机关档案。

3.年度－问题分类法 多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用它。

4.问题－年度分类法 多适用于撤销机关档案和历史档案。 四、案卷（盒）目录（见p.204） （一）作用

1.固定分类体系和案盒（卷）排列次序；

2.反映案盒（卷）成分，既是基本的检索工具，又是编制其他检索工具的基础条件； 3.档案登记的基本形式，是档案统计的基础。 （二）结构与内容

封面－序言－目次－目录表－备考表 五、档号（见p.205）

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全宗号－案盒（卷）目录号－案盒（卷）号－页号或件号

第三节 档案的保管 一、保管工作的内容和任务 （一）内容： 1、库房管理

2、档案流动过程中的保护 3、保护档案的专门措施 （二）任务：

1、防治档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。 2、延长档案的寿命；

3、维护档案的政治安全，防止泄密。 二、保管工作的基本要求： 1、以防为主，防治结合。 2、加强重点，照顾一般。 3、自力更生，勤俭节约。 4、立足长远，保证当前。 三、全宗盒（卷）（见P.210） （一）概念：

全宗盒（卷）是由管理某一全宗过程中所形成的记录性材料组成的专门案盒（卷）。它是全宗的“档案”，即档案管理的“档案”，而不是全宗内的档案。

（二）作用： 可以加强对全宗的管理。 有助于档案工作人员尽快熟悉全宗和立档单位的情况。 可以澄清事实，明确责任。 （三）内容：

包括在收集、整理、鉴定、保管、统计和利用环节产生的记录性材料。

第九章 档案的检索与利用 档案的检索，是指对档案信息进行存储和查检的过程。档案的利用，又称档案的提供利用，是指通过一定的方式方法向利用者提供档案信息服务。

第一节 档案的检索 一、档案检索概述

1、检索是提供利用的先期工作。

2、检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段。 二、档案著录和档案标引

档案检索包括档案信息的存储和查检两部分。要查检信息，必须先存储信息。著录就是存储信息的工作。

档案著录是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。赋予其分类标识的过程，称为分类标引。赋予其主题标识的过程，称为主题标引。

三、《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》 （见P.221）

四、档案检索工具

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