公司档案编号规则

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公司档案编号规则

一、目的

为了规范公司档案管理，在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。

本规则规定了企业档案的分类整理、类目标识、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。

二、档案编号规则

档案编号：由四个部分组成，分别是一级目录、二级目录、三级目录（年月）、流水号

1、一级目录

根据企业的情况，一级目录以部门为划分

例如：人事部（RS）、 财务部(CW)、物流部(WL)。 2、二级目录

以档案的类别为划分：取类别的拼音的首个字母。 如：项目（XM）、合同（HT） 3、三级目录（年月）

因考虑到很多档案都是日累月积的，并且查找的时候也大多是以时间为依据的，故取文件形成的年份和月份为档案编号的三级目录，年份取后两位数字，月亦为两位数，如果不能确定具体月份则以00表示

如：2013年3月—1303，2013年12月—1312，2013年—1300 4、流水号

四位数字为流水号，如0001，0033 5、例子

人事部2013年6月5日签订的办公楼装修合同：RS-HT-1306-0021 三、档案排架规则

排架顺序以档案字母为序，按字母前后顺序排例，具体档案架排序，以二级目录的字母顺序为序。

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