秘书实务案例分析及答案
【篇一：秘书实务试题及答案】
>第二部分 工作实务 一 15分
便条 李丽：
公司将针对第三季度的销售工作召开总结会议，届时将有来自全国某个办事处的某名销售主管及经理参加。请你列出选择会址应考虑的因素。另外，新来的秘书小王不太会起草“请示”，请你列出拟写请示应注意的事项（应包括格式和语言方面的内容）。 谢谢
行政经理：苏萌 年 月 日 二 15分 便条 李丽：
公司因为业务发展需要，刚刚招聘来一位秘书，安排其专门负责公司内、外的日常信息传递工作。请你向她提供一份包括以下几个问题的说明。
1． 信息分类工作的原则 2． 信息传递的基本形式 3． 信息传递的注意事项 谢谢
行政经理：苏萌 年 月 日 三20分 便条 李丽：
以下是我下星期一 年 月 日要参加的一系列活动： 上午10：15－11：15召开董事会，所有的经理都参加； 上午11：30－12：00给参加员工培训课的新员工讲话； 中午12：30与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐；
下午14：00－15：00前往阳光公司拜会市场开发部经理高原； 下午15：45会见丽康公司的销售部经理张建。
请你抓紧时间为我制作一份工作日志。另请向我说明制作工作日志时应注意的问题。 谢谢
行政经理：苏萌 年 月 日 2005年11月四级 一、参考答案
（一）选择会址应考虑的因素：（6分） 1.交通便利，使与会者便于前往；
2.会场的大小应与会议规模、主题相符，销售工作总结会是小型会议，会场大小应相符； 3.场地要有良好的设备配置，如投影仪、多媒体设备、电子白板、扩音设备等，以便于销售主管汇报时使用； 4.应尽量避免闹市区，场地应不受“外界干扰”，要求会场隔离设备较好； 5.有无停车场；
6.场地租借的成本必须合理
（二）写好请示应注意的事项（9分） 1.要遵守行文规则。 （1）不要滥用请示。
（2）请示应当坚持一文一事。涉及其他部门应当协商，未能协商一致时应当在请示中写明。 （3）请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级。
（4）一般不得越级请示，不要多头请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
（5）受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。
2.请示的目的要明确，理由要充分，要求要合理。
（1）陈述理由，主要应说明做某件事的必要性和可行性。 （2）如果是请求帮助的，还要说清楚自己的困难所在。 （3）理由越充分，请示的目的越容易达到。 3.格式要正确，语言要得体。 （1）标题一般用“事由加文种”的形式。
（2）正文按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。 （3）落款。 （4）语言要得体、谦虚、委婉。 二、参考答案
1.信息分类工作应遵循以下原则（4分）
（1）在分类中注意科学性、系统性、逻辑性和实用性 （2）要确定分类体系，确定分类层次和各层次的分类标准 （3）要把信息归入最符合其实际内容的类别 （4）子类之间界限要清楚，不互相交叉和包容。
2.信息传递的基本形式是双向的，即内向传递和外向传递。（7分） （1）信息内向传递的形式有信件、备忘录、通知或告示、传阅单、企业内部刊物等。 （2）信息外向传递的形式有信件、新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、直接邮件等。 3.信息传递的注意事项（4分） （1）区别对象按需传递信息 （2）做好例行信息的传递工作。 （3）加强非例行信息传递工作
（4）运用现代化信息传递方式
三、参考答案
2.注意事项（5分）
（1）在早上要预留一小时的时间处理日常工作
（2）应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求。尽量不要在星期一的早上安排上司的约会。
（3）在前往其他公司拜会他人，应该预留半小时左右的时间在路途上。 （4）安排约会时，时间上不要过于紧凑，注意酌留弹性。 （5）应确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅。
（6）要保持自己的工作日志与上司的日志一致和准确，若上司有了新安排，应立即补充，并且每天要进行检查和更新。
（7）秘书应熟悉上司用餐和休息的时间，以便安排约会避开上司的休息。
2006年11月四级 工作实务 一，15分 便条 钟苗：
公司对于文件的收集和整理有规范的要求，请你将会议文件收集的内容和要求、会议文件立卷归档的意义以备忘录形式提供给我。 谢谢！
行政经理 年月日 二，15分 便条 钟苗：
档案分类采用年度分类法比较简单，但要求判定档案文件所属年度，把档案归入相应的
年度内。请你写一份关于如何正确判定档案文件所属年度的文字材料，发到网上，供大家学习交流。 行政经理 年月 日 三，20分 便条 钟苗：
安装在电脑上的刻录机坏了，公司准备再购买一台。请你介绍一下刻录机的主要性能指标，并且说明一下刻录机使用的注意事项。
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