关于竣工文件材料立卷归档工作有关事宜的通知

关于竣工文件材料立卷归档工作

有关事宜的通知

各施工、监理单位：

天定高速公路建设项目各参建单位的合同内容已基本完成，计划于2010年12月20日前完成交工验收工作，同时项目进入试运营阶段，各参建单位所施工工程随之进入缺陷责任期。但是目前部分参建单位的竣工文件材料整理归档工作进展缓慢，质量参差不齐，为确保竣工文件材料的收集归档工作与工程建设同步完成，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全，根据交通运输部交公路发【2010】65号《关于印发公路工程竣（交）工验收办法实施细则的通知》、交办发【2010】382号《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》等文件精神，为进一步加强天定高速公路竣工文件材料立卷归档工作，确保项目档案质量，现就有关事宜通知如下：

1、各参建单位由项目总工或副高级驻地负责，加大人力、物力的投入，务必于2010年11月30日前完成本单位竣工文件材料的整理归档工作；

2、各监理单位在做好本单位竣工文件材料整理归档工作的同时，切实负起责任，安排专人对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目办提交项目档案质量审核意见；

3、为确保项目档案编制质量，项目办委托甘肃立圆公路工程咨询有限公司在项目档案编制过程中进行技术服务，对各参建单位的竣工档案进行检查验收。各单位将整理完成的竣工文件材料移交立圆公司，由该公司进行进一步核查、完善，统一编排、归档；因目前市场销售

的档案盒格式及规格与交办发【2010】382号《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》要求不符，项目办决定由立圆公司为我项目统一订做竣工文件档案盒。各参建单位在竣工文件材料编制过程中，可以分部移交，以利于问题的及早发现，及早解决，避免大量的返工，以确保竣工档案的按期完成。具体移交方法请各参建单位与立圆公司协商确定；

4、立圆公司于2010年12月20日期完成项目档案施工文件部分的编排，及时联系相关单位进行档案初验。初验合格后，方可进行复印件及电子档案制作工作；

5、各参建单位在进行竣工文件材料收集整理的过程中，严格执行项目办下发的《天定高速公路竣工文件编制办法》，监理单位与施工单位及立圆公司及时沟通，确保项目竣工文件材料如期准确、保质保量的完成；

6、合同段未完成项目档案整理的，项目办将不组织交工验收，所施工的工程不得进入缺陷责任期。

7、立圆公司在项目纸质档案通过初验后，制作电子档案管理系统，确保纸质档案与电子档案完全一致，以实现项目档案的电子化管理与使用。

请各单位接到通知后，积极准备，采取切实有效的措施，抢抓有利时机，确保项目竣工文件材料的整理归档工作满足交工验收条件。

附甘肃立圆公路工程咨询有限公司联系方式如下： 联系人：毛帅魁 联系电话：13893221750 电子邮箱：515629652@qq.com

二0一0年十一月七日

会议通知

各施工、监理单位：

项目办定于11月12日早晨9点在项目办召开会议，就项目交工验收、施工总结报告、监理总结报告等相关事宜做出安排，并就《天定高速公路竣工文件编制办法》中重点部分进行讲解并现场讨论解答各单位对该办法存在的疑问，要求各施工单位项目经理或总工，各监理单位驻地高监或副高监参会，如果各单位已经制定专人负责竣工文件编制的，该负责人也一并到会。

特此通知

天定项目办