水泥厂采购控制程序

水泥厂采购控制程序

（文件编号：RHSN／B04-2009A）

1 目的

对公司的所实施的采购过程和活动以及相关的供方进行有效控制，确保所采购的物资符合规定的要求，特制定本程序。 2 范围

适用于公司原材料、备品备件、设备及维修材料的采购以及相应供方的选择、评定和控制。 3 职责

3.1 供销部负责制定大宗原材料及地方材料的《物资采购计划表》，分配各部门上报的备品备件及维修材料的《物资采购计划表》，执行采购作业；

负责组织对供方进行评定，建立供方档案，并对供方的供货业绩进行跟踪检查。化验室参与供方评定，并负责进行样品测试。 3.2 化验室负责编制《原材料内控标准》和《过程控制指标一览表》，规定采购物资的分类；

3.3 化验室、供销部负责对购进的物资进行检测或验证； 3.4 总经理或经营副总经理审批《采购计划表》、《临时采购申请表》及《供方能力评价表》。 4 工作程序 4.1 采购物资的种类

4.1.1 化验室制定《原材料内控标准》，规定采购物资的分类。根据采购物资对最终产品性能的影响程度以及所涉及的产品质量特性等级，将其分为以下二类，依次对采购物资实行分类控制： 第一类：涉及关键质量特性，直接影响最终产品使用或安全性能的，可能导致顾客投诉的重要物资：如熟料、矿渣、石膏等。 第二类：不涉及关键或重要的质量特征，只是用来包装或在生产过程中起辅助作用的辅助性物资：如磨机铸球、设备润滑油等。 4.2 供方评定

4.2.1 供方提供物资的评定原则

a) 符合采购所要求的质量和技术条件；

b) 供方具有足够的保证质量的生产能力，能够严格按照交

货期供货；

c) 供方具有保证所供物资质量稳定性的能力，已经建立了相应的管理体系；

d) 符合国家有关产品质量的适用于产品的法律法规要求； e) 供方物资价格在公司现阶段可以接受范围之内。 4.2.2 建立合格供方名录

a) 供销部根据《原材料内控标准》和公司发展需要，通过与同类物资供方质量、价格和交货期作比较，并征询各部门意见，初步确定候选供方，并将有关资料填入《供方能力评价表》。

b)对于初次与公司有业务往来的第一类物资供方，应由供方出具相应的书面证明性材料，如合格的质量能力评估报告，或者《质量认证证书》、《生产许可证》等，以证实其具备良好的质量保证能力。第一类物资在采购时还需要经过样品测试。对于样品测试合格的供方，经总经理或经营副总经理批准后，列入《合格供方名录》。

c) 对于初次与公司有业务往来的第二类物资供方，经样品测试合格，经总经理或经营副总经理批准后，即可列入《合格供方名录》。

d) 过去一直与公司有业务往来的供方，经供销部评定合格后，经总经理或经营副总经理批准列入《合格供方名录》。外包过程参照本条款的要求进行控制。

e) 供销部应保存公司的《合格供方名录》并及时更新。公司相关部门应持有该名录的副本。 4.3 采购

4.3.1 编制采购计划

供销部根据公司生产部编制的《月生产计划》和各部门上报的备品备件维修材料计划编制《物资采购计划表》，经总经理或经营副总经理批准后作为采购的依据；如有物料需临时采购，相关部门应填报《临时采购申请表》，经经营副总经理批准后交供销部采购。 4.3.2 采购执行

a) 供销部根据《物资采购计划表》和《临时采购申请单》，按照化验室编制的《原材料内控标准》和《合格供方名录》之要求，选择公司的合格供方进行采购；

b) 向合格供方采购大宗物资时，需与其签订《工矿产品购销合同》（以下简称“采购合同”），由供销部提供相应的技术标准或采购条件，明确物资质量要求、技术标准、验收条件和违约责任等相关内容，以及对供方的组织结构、程序、过程、资源等方面的要求；此外,有关物资名称、品种、规格型号、等级数量、交货期、单价、技术标准、检验规程和验收标准等事项也应在合同附件或有关的采购文件中注明。

对于长期的供货单位，也可按年度签订合同，每次采购只下

达确认订单即可。 4.3.3 采购物资的验证

a) 化验室及供销部应按合同的规定对采购物资进行验证／验收，填写《采购物资验收记录》。要求公司到供方货源处进行验证时，应由供销部和供方在采购合同中明确说明验证的具体事项，以及产品放行的方式，并通知化验室及供销部实施验证。 b) 当顾客或其代表要求在供方处或公司对供方的物资进行验证时，供销部应在采购合同中规定预期的验证安排和物资放行办法。

4.4 供方业绩的评定和监视

4.4.1 供销部负责编制年度“供方业绩评估报告”，报总经理或公司董事会阅示。其内容包括：

a)供方每批供货物资的质量状况； b)进货/交货合格率； c)交货期是否符合公司要求；

d)生产过程以及最终检验中发现的质量问题； e)顾客反馈中所涉及到的进货物资的质量问题； f)公司要求供方进行整改的通知； g)供方采取纠正和改进措施的情况。

4.4.1应制定选择、评价和重新评价的准则。评价结果及评价所引起的任何必要措施的记录应予保持（见4.2.4）。