会议室管理制度

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会议室规范简章

1. 目的

为了合理管控、规范及维护公司会议资源的使用，特制定该流程作业指导。

2. 范围

鹤壁天海所有会议资源

3. 关键角色及应负责任 序号 角色 应负责任 1. 统筹管理公司会议资源，指导并监控各部门会议资源的使用； 2. 负责对公司所有会议资源进行统一管理，对会议001 会议室管理员 资源进行例行化以及非例行检查，并相应做好记录，对于违规记录进行登记和月度汇总； 3. 负责日常会议资源协调、设备整理、纠纷调节等管理工作。 1. 会议资源钥匙由会议管理员、保卫科、清洁工各保管一套； 002 其他情况 2. 清洁工负责清扫时间会议室开关门； 3. 保卫科负责节假日及17：30分以后会议需求的开关门。 1. 会议资源预订者，对部门内部会议资源需求协调，填写会议资源申请； 003 会议资源预定者 （文员、助理） 2. 对部门内部会议时间进行建议与控制； 3. 对部门内部进行会议室使用规范宣传与设备操作指导； 4. 与部门员工沟通，对不需要的资源及时释放。 004 会议室使用人 1. 会议资源维护者之一，会前会后会议室6S整理、会议设备爱护者； 页脚内容

精品整理 2. 合理使用会议室（时间管理、设备等）、会后及时关闭投影、电脑等； 3. 会议资源使用人协助监督者，对会议室前后使用情况进行监控。 005 IT设备管理员 IT部相关责任人对会议室设备进行全面检查，每周一次。 4. 内容描述 4.1 会议资源申请

4.1.1 根据部门业务需求，通过行政部进行会议资源预定；

4.1.2 预定者预定成功后向需求人反馈预定情况，并指导部门员工对会议设备的正确操作方法，提醒其遵守会议资源使用管理规定，并督促会议组织者在会议结束后做好会议室6S工作；

4.1.3 如遇紧急会议或接待需协调会议资源,由部门文员负责资源协调；

4.1.4 日常会议资源预定可提前三天填写申请表，适用于内部会议、公司级会议、接待、电话会议等会议；

4.1.5预定视频会议：请请按需求选择第三会议室，并在会前通知IT进行技术指导； 4.1.6预定电话会议：请按需求选择第二第三会议室； 4.1.7 请尽量预定没有门禁限制的第一会议室、第二会议室。 4.1.8 会议室优先权：

展厅会议室：优先政府接待及重大接待使用；

第三会议室：原则上只用于视频会议，为缓解日常会议和接待所需会议室，可临时供所有会议使用，但如果有视频会议需要召开，必须由优先视频会议使用。 第四会议室：优先研发项目使用且仅限研发锁定使用。

4.2 会议资源使用 4.2.1 会议前：

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4.2.1.1 会前10分钟到会议室进行确认准备，若会议室没开门则向管理员申请打开门锁或借用钥匙开门；

4.2.1.2 当会议室椅子不够用时，可借用员工椅，但会议结束后务必将椅子归还至员工椅区相应的位置并摆放整齐；

4.2.1.3 会议如需使用较大的设备仪器，请对会议桌面做好保护措施，如：在桌面上放置较厚的胶皮等，轻拿轻放、搬动时不能在桌面上拖拉挪动，避免划伤桌面； 4.2.1.4 如会议不能正常召开，请在原计划会议时间前告知文员对会议资源进行释放； 4.2.1.5 当会议资源发生协调时，会议室预定人应该及时反馈管理员对预定信息进行更改，否则会议室使用时发生的不良记录，将记录原预定人部门。

4.2.2 会议中：

4.2.2.1 使用会议室时，所有与会人员必须自觉遵守会议资源使用管理相关规定； 4.2.2.2 与会人员应保持会议室整洁、不乱丢垃圾、不用在桌椅上乱写乱画，不用坚硬的物品划花桌面和皮椅；

4.2.2.3 与会人员应做好时间管理，在自己所预定的时间内完成会议，不能占用和延用他人资源时间。

4.2.3 会议后：

4.2.3.1 会议结束后，必须关闭投影仪、电脑电源，将遥控摆放好，关闭会议室照明灯，不带走会议室线材、遥控、白板笔及白板擦等会议室标配物质； 4.2.3.2 将借来的员工椅归还到原来的位置，并摆放整齐；

4.2.3.3 会议提前结束（较预定时间提前30分钟以上）请及时通知部门文员对资源信息进行释放。 4.3 会议室设备配置表

会议室 名楼层 投影 称 一楼 二楼 展厅 第一 √ √ 电话会议 视频会议 电视 电脑 VGA视频链接线 （二套） （一套） √ √ 按需 按需 按需 按需 页脚内容

精品整理 第二 第三 第四 √ √ √ √ √ √ √ √ 按需 按需 √ 按需 √ √ 4.4 巡查及惩处办法

4.4.1管理员不定期对会议室使用情况进行巡查（以上所有内容），并对检查情况根据表02《会议室检查表（日常使用情况）》进行登记记录； 4.4.2 会议室清洁人员协助监控（以上所有内容）；

4.4.3 管理员对会议室物质进行检查，保障基本设备的基本配置，并对检查情况根据表01《会议室巡查表（硬件设施）》进行登记记录；

4.4.4 IT设备管理员每周对IT设备例行巡查一次，并做好相应的记录；

4.4.5 所有人员都有权对会议室使用情况进行监督，对因会议资源影响到会议正常召开的情况均可反馈到管理员邮箱；

4.4.6 上述人员反馈的信息经核实属违规行为后，将记当次会议资源预定人员不良一次（如当天预定多个会议室均未使用且未通知释放，将按会议室个数记不良次数） 4.4.7 对于月累计两次以上（包含两次）不良记录的会议室预定人，将取消该预定人员预定权限一个月。

5支撑表单

表单编号 01 02 表单名称 会议室巡查表（硬件设施） 会议室检查表（日常使用情况）

保存时限 1年 1年 保管部门 行政部 行政部 页脚内容