《风力发电企业科技文件归档与整理规范》
NB/T 31021-2012
1 范围
本标准规定了风力发电企业科技文件归档与整的技术要求。 本标准适用于风力发电企业科技文件的归档与整理。 2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件、
GB/T 11821 照片档案管理规范
GB/T 11822 科学技术档案卷构成的一般要求 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范
DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T 42 企业档案工作规范
DL/T 5191 风力发电场项目建设工程验收规程 3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1 科学技术文件 scientific and technological records 记录和反映企业科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器检修维护等活动中形成的文字、图表、声像等不同形式文件的总称，简称科技文件。 3.2 科学技术档案 scientific and technological archives
国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应归档保存的科技文件，简称科技档案。 3.3 文件归档 filing lf document
风力发电企业在生产运营、科学研究、项目建设和设备仪器检修维护工作完成后，各职能部门及有关单位具有保存价值的文件经系统整交档案部门保存的过程。 3.4 整理 archives arrangement
按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编日，使之有序化的过程。
3.5 分类 classification
根据档案的来源、形成时间、内容、形成等特征对档案实体进行有层次的分类。 3.6 档案移交 transfer of records
企业各职能部门及有关单位将整理完毕的档案，经部门负责人及有关质量监管单位审核后，按程序交给档案部门归档保存的过程。 4 总则
4.1 风力发电企业各职能部门以及有关单位应按照国家、行业有关档案管理要求，将其在生产运营、科学研究，项目建设和设备仪器检修维护工作中形成的科技文件收集、整理后移交档案部门归档。
4.2 风力发电企业应按DA/TA 42的规定制定相应的档案管理制度和业务规范，对各职能部门以及有关单位科技文件的归档与整理工作进行检查与指导。
4.3 风力发电企业科技文件归档与整理工作应有归口管理部门并有专人负责。 4.4 风力发电企业科技文件形成部门以及有关单位应对科技文件的质量负责，符合文件归档要求。
5 科技文件归档要求 5.1 归档职责
5.1.1 风力发电企业在生产活动中形成的科技文件应由相应的职能部门或职能主管部门负责收集、整理，移交档案部门归档。
A）运行、检修等规程、规范，运行系统图册等文件 B）技术改造、检修等项目形成的文件;
C）风力发电场的各种检测、测量及试验文件，技术监督文件。
A）本企业立项研发的科研项目各阶段文件，以及成果鉴定、申报、获奖文件； B）合作研发项目中由本单位承担部分的科研项目文件，以及成果鉴定、申报、获奖文件； C)科技创新、技术进步形成的科技成果文件。
5.1.2 风力发电场项目建设活动中形成的科技文件应按照DA/T28的规定，由各参建单位负责收集、整后交错交建设或业主单位档案部门归档。 5.2 归档范围
5.2.1 风力发电企业应将生产运行、科技研究、项目建设、设备仪器检修维护等业务活动中形成的不同形式的文字、图表、声像等具有保存价值的科技文件纳入归档范围。 5.2.2 风力发电企业归档范围参照附录A，但不限于附录A。 5.3 归档时间
5.3.1 风力发电生产技术、运行文件应在每年3月由文件形成单位将上一年度形成的文件收集整理后移交档案部门归档。
5.3.2 科技研究及科技成果文件应在项目鉴定、评审结果公示后1个月内，由成果研发负责人或科技主管部门收集整理后移交档案部门归档。
5.3.3 技术改造、设备检修等项目文件应在工程竣工后的45天内，由项目承包单位收集、整理完毕，经项目负责人及具有质量监督职能的部门审查合格后移交档案部门归档。 5.3.4 风力发电场项目形成的文件应在项目完工后3个月内，由建设单位、总承包单位或工程管理单位汇总整理完毕，经监理单位审查合格后移交档案部门归档。周期长的可分阶段、分单项移交。
5.3.5 设备仪器文件应在设备开箱检验后及时收集登记归档。 5.3.6 照片应在工作结束后由形成单位或部门及时收集整理归档、 5.4 归档份数
5.4.1 归档文本文件宜一式一份，图样文件宜两份。 5.4.2 对于利用频繁需要培加份数的，应在合同中约定。 5.4.3 有对于电子文件的纸质文件，可归档一份。 5.5 归档文件质量
5.5.1 科技文件应齐全、完整，签章手续完备;其内容应真实、可靠，能反映风电生产、科研、项目建设、设备维护等活动的真实情况。 5.5.2 科技文件应原件归档。因故无原件归档的永久保存文件，应在复印件首页加盖原件存放单位的公章。
5.5.3 科技文件应字迹清楚，图样清晰，其记录戴体和记录方式应符合档案耐久、可靠性保存的要求。
5.5.4 用于记录的专业施工与验收的表格式文件，应符合相关技术标准的要求，没有填满内容的空白格应划线或加盖“以下空白”章。
5.5.5 风力发电场建设以及技术改造项目形成的竣工图，应接DA/T28的规定加盖并签署竣工图章。
6 科技文件的整理 6.1 基本要求
6.1.1 风力发电企业科技档案应着遵循由文件形成单位收集整的原则。 6.1.2 需要闭环的文件，在整理时应编制相对应的闭环文件。
6.1.3 对具体业务活动形成的科技文件应归入“专属”类目。对于一类目下文件内容具有共性且涉及多个类目的，或内容来源有交叉的，宜归入“综合”类目。
6.1.4 案卷使用的卷皮、卷内表格规格和制成材料应符合GB/T11822要求。 6.2 分类
6.2.1 分类原则
6.2.2 类目设置
6.2.3 分类说明及档号构成
“一“分隔，二级类目、二级类目等不同级分类号，中间直接连接不设分隔。
例：
“电力生产“和第7大类“科学技术研究”目录号用年度号标识，跨年度完成的科研项目年
度号应为课题立项年度。
“项目建设”和第9大类“设备仪器”目录号由工期号和机组号组成，第一们数代表“工期号”，后三位数代表“机组”，各期工程的机组号连接。
例： A）工程公用部分前一位表示：工期号，后三位表示公用部分。如：一期公用部分为“1000”，二期公用部分为“2000”，以此类推。 B）机组部分前一位表示“工期”，后三位表示机组号。如，一期工程机组为1001,2号机组为1002,依次类推。 C）同一工程以几个机组为一组共用一套公用部分的，公用部分宜采用首台机组序号标识，案卷题名应明确所包含的机组号。
D）不同工期合并在一起扩建的工程，工期号宜采用后一工期号标识。案卷题名应明确所含的工期。
6.2.4 分类及保管期限划分
风电企业科技档案分类及保管期限划分见附录A。 6.3 组卷
6.3.1 组卷要求 6.3.2 组卷方法
A）生产技术文件，应按专业、问题、文件特性等组卷。 B）生产运行文件，应按专业结合文件形成时间组卷。
C）技术改造、设备检修维护等项目文件，应按专业、项目结合文件形成的特性组卷。 D）各项试验、检测、测量文件以及技术监督文件，应按专业结合问题、文种组卷。 A）本企业立项的科研项目文件，应按课题结合阶段组卷。
B）合作研发的科研项目文件，以本单位为主的应按课题汇总全套文件分阶段组卷，作为合作作方参加的应按课题整理本单位承担的部分。 C）科技创新、“四新”应用以及一般科技成果等文件应按问题组卷。
A）项目前期、项目管理、生产准备、竣工验收等项目文件、应按问题、文件的重要程序组卷。
B）招设标文件中工程招投 标文件应按标段组卷，设备仪器招设标文件应岔气招投标方式，可按设备台件组卷，也可按招投标批次组成综合卷。 C）监理文件应按专业结合文种组卷。
D）施工文件应按单位工程组卷，单位工程划应符合DL/T5191的规定。 E）调试文件应按专业、阶段、系统组卷。 F）施工图、竣工图应按专业、卷册号组卷。
G）设计更改文件、原材料质量证明文件应根据现场管理情况，或按单位工程组卷或单独组卷。设计更改文件按专业组卷，原材料质量证明文件材料种类，型号组卷。 6.4 案卷及卷内文件排列
6.4.1 案卷排列应按分类表类目顺序依次排列，相同内容组成多卷的案卷号顺延。卷内文件应按文件形成规律，结合问题、时间（阶段）或重要程序排列。文件的排列应文字在前、图纸在后，译文在前、原文在后，正文在前、附件在后，批复在前、请示在后。 6.4.2 电力生产类案卷及卷内文件排列如下：
A）生产技术文件，应按问题结合时间或重要程序顺序排列。 B）生产运行文件，按时间顺序排列。 C）技术改造、设备检修等项目文件，异彩按综合管理文件、施工记录，原材料质量证明，竣工文件的顺序排列。
6.4.3 科学技术研究类案卷及卷内文件，应按研究阶段及课题内容排列。 6.4.4 项目建设类案卷及卷内文件排列如下：
A）管理性文件按问题、时间（阶段）或理要程序排列。 B）设计文件按照设计单位提供的图纸目录顺序排列。
C）施工文件按综合管理、施工记录与相关检测、检验文件，施工质量验收文件排列。 D）监理文件应按管理文件、监理日志、监理记录、监理月报、监理会议文件、监理总结顺序排列。
E）原材料质量证明文件，应按质量跟踪记录、原材料进场报验单、出厂质量证明文件、复试委托单及复试报告顺序排列。
6.4.5 设备仪器类案卷及卷内文件，应按出厂质量证明文件、开箱验收、设备技术文件及随机图样、安装调试（测度）和运行记录顺序排列。 6.5 案卷编目
6.5.1 案卷编曲目应包括：文件页号、案卷封面、案卷脊背、卷内目录、备考表。其编制与填写要求应符合GB/T11822的规定。
6.5.2 卷内目录页数的填写，应根据装订方式分别填写。装订成卷的，页数应填写每份文件起始页编号，最后一个文件填写文件的起止页编号，按件装订的，应填写每份文件的页数。 6.5.3 案卷封面档号由“全宗号（风电场代号）”、“类目号（工程代号）”、“分类 号”、“案卷号”构成。企业自行管理档案的可不设代号，档号此项为空。 6.6 案卷装订
6.6.1 案卷装订应美观牢固，宜采用不锈钢钉或三孔一线关符合GB/T11822的规定。 6.6.2 案卷装订可装订成卷，或以件为单位装订装盒。按件装订的应在每份文件首页上端空白处加盖档号章，按GB/T11822的规定填写档号章。
6.6.3 超出卷盒的科技文件应按A4纸规格折叠装盒，图纸可不装订。 7 照片与电子文件的整理 7.1 照片的整理
7.1.1 照片整理应保持照片之间的有机联系，区分不同的价值，以便保管和利用。 7.1.2 照片应按张整理、编目，填写文字说明。文字说明应按GB/T11821的规定填写。 7.1.3 照片档案宜采用年度－问题分类法，可按问题勤专题归入每类楼案一级类目的综合类。
7.1.4 对数码相机拍摄的照片归档时，应将数码照片储存到符合DA/T38保管要求的载体（光盘）上与纸质照片一起移交归档。 7.2 电子文件的整理
7.2.1 电子文件形成部门应按归档范围把符合归档要求的电子文件，按GB/T18894规定的格式将电子文件脱机存储（拷贝）至耐久性好的载体（光盘）上，向档案部门移交。
7.2.2 电子文件应按件整理。应按纸质档案分类或按电子文件类别代码集中组织存储载体。其整理应符合GB/T18894的规定。
7.2.3 电子文件归档时，应提供电子文件的技术环境，相关软件、版本、数据类型、格式等相关信息。 8 档案的移交 8.1 称交要求
8.1.1 风力发电建设、技术改造、设备检修、科研课题等项目档案移交时应编制归档说明，对归档内容和整理基本情况作简要说明。 8.1.2 照片档案、电子文件移交时应编制文字说明，备考表应填写与纸质档案相对应的互见号。
8.1.3 采取区域性集中管理档案的风电企业，移交单位应以风电场为单元编制全宗卷，全宗卷可单独管理。
8.1.4 纸质档案移交宜一式两套，一套为正本，一套为副本。电子文件移交应一式三套，一套封存，一套异地保管 ，一套提供利用。 8.2 移交程序
8.2.1 档案移交前应经各职能部门负责人和有关审核签字，审核合格后才能移交。 A）各职能部门形成的档案应经部门负责人审核签字。
B）技术改造 、设备检修项目形成的档案应经具有质量监督职能的部门审核签字。 C）科研项目及科技创新等科技成果形成的档案应经科技主管部门审核签字。 D）项目建设形成的档案应经监理单位审核并签署意见。
8.2.2 经职能部门负责人审核合格捂的生产技术、运行、科研成果等档案，应由移交人填写《科技文件交接登记表》，与档案部门办理交接手续。《科技文件交接登记表》的格式见附录B。
8.2.3 经具有质量监督职能的部门审核合格捂的技术改造、设备检修项目档案，应由移交部
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