中国高科档案管理手册 - 图文

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一级类目 代号 名 称 代号 二级类目 名 称 代号 1 行政事务 2 劳动人事 三级类目 名 称 上市文件 证券业务 信息披露 其它 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 1. 2. 3. 3 4 1. 1. 1. 2. 3. 4. 归 档 范 围 外来文件中属本公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通报、函 外来文件中的非本公司主管业务的文件 本公司、二级公司关于机构成立、合并、撤消、更改名称、启用印信、办公迁址等文件 公司发文（本公司颁发的规章、制度、决定、条例、规定、办法、任免等） 行政各项日常工作的计划、报告、总结、通知等 公司内部刊物 政府相关部门关于人事政策、法规性文件、规定、办法、条例、通知等 本公司领导干部任免文件 每年的员工名册 本公司薪酬制度、福利制度、绩效考核办法、员工手册等 本公司组织机构设置、部门职能、岗位描述等材料 本公司、二级公司关于员工处分、撤消处分请示报告及批复 本公司关于员工培训材料、员工信息、员工考核材料 本公司关于员工医疗费补贴、劳保待遇、工伤护理疗养费等规定、办法、通知 关于固定资产申请调拨、报废、封存的请示、报告及批复：重要的 (设备除外 ) 一般的 固定资产登记表、清单等 千元以上除设备以外固定资产的说明书、使用手册等配套材料 本公司有关办公用品的登记、申请、批示、情况统计等 本公司用印单及重要文件的复印件 有关行政管理方面的合同、协议 本公司信息中心软件开发标准 本公司开发或委托开发的计算机系统的全套资料（用户需求、系统说明、用户手册等） 各类信息数据(若以磁盘、光盘形式保存则归入14类电子档案) 股票发行的申报材料及相关内部文件 内部职工股股利 股利分配 筹资再融资 公司历年来发布的季报、中报、年报、公告 管理部门行文、审计署审计等 企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等 总裁办公会议纪要 其它重要会议纪要 各部门工作计划 16

保管期限 长期—短期 短期 永久 永久—长期 短期 长期—短期 长期 永久 永久 长期 长期 长期 长期—短期 长期 永久—长期 短期 短期 至设备报废 短期 长期—短期 短期 短期 长期 永久—长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 3 行政管理类 3 资产管理 4 后勤管理 5 信息管理 1 2 6 上市管理 4

经营管理类 1 经营决策 三茅招聘管理软件，永久免费，HR都在用

一级类目 代号 名 称 代号 二级类目 名 称 代号 三级类目 名 称 1. 2. 3. 4. 5. 1 资金管理 6. 7. 8. 归 档 范 围 政府相关主管部门关于财务管理、财政纪律检查、外汇管理、税收工作规定、制度、办法、指示、通知等 本公司关于财务管理、财政纪律检查的规定、制度、办法、通知等 本公司财务工作计划、预算、编制说明、总结 本公司关于提取各类基金、控制社会集团购买力的规定、办法及通知 本公司有关外汇管理、收入支出办法等有关问题的意见、规定及申请使用外汇的来往文书 本公司有关财务工作会议报告、总结、汇报材料等 本公司有关税收、税收工作的意见、通知 经济合同及协议书 资金借款合同、协议等 保管期限 长期—短期 长期—短期 长期—短期 长期—短期 长期—短期 长期—短期 长期—短期 长期—短期 长期 长期 长期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 长期 短期 长期 长期 长期 短期 短期 2 财务管理 9. 10. 资金担保合同、协议等 11. 银行承兑汇票、商业承兑汇票、支票、本票等有关票据的复印件 12. 互保单位基本资料 1. 2 成本管理 2. 3. 1. 3 经济核算 2. 3. 1. 1 投资管理 2. 3. 4. 5. 3 投资管理 2 3 项目管理 清欠帐款管理 清企管理 (按企业设置) 物资供应 1. 2. 1. 2. 1. 2. 3. 1. 2. 成本定额管理文件 成本分析文件材料 其它 经济核算及其依据材料 经济活动分析文件材料 有关经济核算的组织机构与规章制度等 公司有关投资协议、章程 股权变更、转让协议、中介机构的审计评估报告 集团公司资产管理相关文件 二级公司经营责任书等 二级公司经营情况有关资料 项目可行性研究报告、合同、协议等 项目资料、介绍等 疑难应收款的管理制度、办法、操作程序等 疑难应收款各类统计表 企业注销方面的申请与批复文件 有关企业清算的决议、清算报告及相关的审计报告、财务报表等 清企各类资料（如：企业证照、公司及财务公章、会计凭证、帐簿等） 物资政策及货源状况的调查材料 物资供应计划。物资申请或采购计划。 4 经营管理类 4 4 物资管理 1 一级类目 二级类目 三级类目 17 归 档 范 围 保管期限 三茅招聘管理软件，永久免费，HR都在用

代号 名 称 代号 名 称 代号 1 2 3 5 其它 名 称 物资供应 仓库保管 废旧物资管理 3. 1. 2. 3. 1. 1. 2. 3. 1 1 产品销售 市场-销售 (按产品设置) 4. 5. 6. 7. 8. 1. 用户档案 (按用户设置) 2. 3. 4. 1. 2. 2 经营贸易 按项目设置 3. 4. 5. 3 商标管理 1 安全与能源 2 质量管理 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 4. 市场调查报告及调查所得材料等。 市场预测方面的报告、计划、分析等 产品销售计划及其编制依据材料 有关销售策略以及考核等文件材料 产品销售合同、协议的履约管理台帐、统计表 产品广告、样本、展销等宣传材料 产品销售及发运记录、台帐、统计表。 产品销售服务文件材料。 用户资料(包括用户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等) 产品购销合同、协议 售后服务文件材料 其它 售货确认书或有关销售的合同、协议 货物发票、运单、装箱单、提单、保险单 进出口贸易的各类单证 客户资料(包括客户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等) 其它 商标设计文件 商标报批和注册文件 商标管理和应用文件 安全生产的法规、计划和条例及教育材料。 工伤事故处理文件材料。 能源管理制度与标准、计划、执行及培训等文件 质量计划、质量管理制度 质量管理教育材料及质量管理活动文件 各类质量达标、认证文件(如：ISO、GMP文件等) 标准化管理工作，各种标准化档案。(如：国家、行业、企业内部标准等) 物资合同（订货、采购）、物资运输及到货台帐等。 存货管理文件材料。 验收入库文件。 物资发放凭证。 废旧物资回收、修理、利用方面形成的记录。 长期—短期 长期 短期 短期 短期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 短期 短期 长期 长期 长期 长期—短期 长期 长期 长期 长期 短期 永久 永久 永久—长期 长期—短期 长期 长期—短期 长期 短期 长期 长期 4 经营管理类 4 物资管理 5 营销贸易类 2 6 生产管理类 一级类目

二级类目 三级类目 18

归 档 范 围 保管期限 三茅招聘管理软件，永久免费，HR都在用

代号 名 称 代号 名 称 代号 3 科技管理 4 其它 1 2 产品 1 (按产品种类设) 名 称 前期准备阶段 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 1. 技术发展的计划文件。 技术引进项目管理文件。 技术协作项目计划、协议等 技术改造文件。 科技成果管理(包含技术服务或转让或推广生产)。 科研年度总结、技术会议记录、报上级领导试验报告等。 各种计量检测工作。 环境保护检测与控制，污染治理等。 调查研究、计划决策文件及产品设计和工艺准备方面文件。 产品试制文件。 产品试验文件。 产品鉴定文件。 产品批生产记录 产品批检验记录 生产(QA)控制记录 产品评优从申报直至批准的全过程文件 包括批检验记录、物料供应厂商资质证明 课题选择、开题论证、课题评审等文件 科研项目试验大纲与规程、各项试验原始、记录报告、技术经济性能测算材料、阶段小结、报告等。 科研报告、鉴定会议记录、经专家签证的科研成果鉴定书等文件 成果专利和奖励申报与审批材料，专利证书，获取经济效益和社会效益的证明文件等。 课题推广应用计划，应用效果调查，反馈信息及改进意见等。 购置、验收、调试文件 使用维修文件 旧设备处理文件 购置、验收、调试阶段相关文件 使用维修阶段产生文件 更新改造阶段文件 旧设备处理文件 长期 长期 长期 长期 长期 长期—短期 短期 短期 长期 长期 长期 长期 长期—短期 长期—短期 长期—短期 长期—短期 短期 长期—短期 长期—短期 长期—短期 长期—短期 长期—短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 6 生产管理类 1. 试制、试验 2. 阶段 3. 1. 正式生产阶段 评优 按材料种类 设置 科研准备阶段 试验研究阶段 总结鉴定阶段 成果和奖励 申报阶段 推广应用阶段 按设备种类设 2. 3. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 2. 3. 1. 7 产品类 3 4 2 原辅包材 1 2 8 科学技术类 按研究课题 设置 3 4 5 1 办公设备 9 设备仪器类 (按设备性质设置) 2 生产设备 按设备种类设 2. 3. 4. 3 4 科研设备 其它 按设备种类设 按设备种类设 归档范围同生产设备 如：本公司有关车辆管理的材料（采购过程、产权证、保险单、维修记录等） 一级类目 二级类目 三级类目 19 归 档 范 围 保管期限