安全社区档案管理制度

安全社区档案管理制度

1、目的：为规范创建安全社区的档案管理，做好创建安全社区过程中相关材料的统一管理、收集、保存、开发和利用，特制定本管理办法。

2、适用范围：本管理办法原则上适应于办事处辖区内各级各类安全社区的创建过程中形成档案的管理，各社区可根据本办法制定管理实施细则。

3、管理职责：创建安全社区促进委员会办公室应设置一名专(兼)职安全社区档案管理员负责档案管理。

4、管理内容与管理方法

(1)归档范围：创建安全社区过程中主要工作所形成的文字材料、图片图纸、音像制品等。

(2)归档要求

①归档文件材料应完整，准确，签批手续完备。 ②归档文件的形成和书写材料，须易于长期保存，一般使用黑色碳素笔书写。

③归档文件的材料整理应符合入档条件。

④归档文件材料须经过创建安全社区的促进委员会主任或该社区内机关、部门、单位负责人审核签字。

⑤应归档材料应于次年3月底前，向安全社区促进委员会办公室档案室移交归档。

⑥各类应归档材料一般归档1份，特殊材料应归档2-3

份。

(3)归档分类

①分类原则：根据创建安全社区过程中形成材料内容与形成特点进行分类，保持各类之间有机联系，便于检索和查阅。

②档案分类：所有创建安全社区过程中形成的应归档材料分为一级八大类；二级；三级类别由各社区根据工作进程，从一级，二级中分设并保持与上一级的联系。

（4)归档案卷的存放排列

①档案按大类分别在档案橱架排列，小类应紧靠大类依次排列，即一级→二级→三级。

②档案的存放年限排序：同一大类的案卷首先按年度分别排列，在各年度内，先按保存期限永久、长期、短期的顺序排列，再将同一保管期限的案卷按顺序排列。

(5)档案号的编制

①档案的档案号由分类号、案卷号组成。

②同一年度内按三个不同保存年限分别编写件号(一年三位自然顺序号)。

(6)归档手续：各类文件材料归档前，应填写移交目录一式两份，经规定负责人审定并在目录上签字后，向档案部门移交。交接时，双方经清点无误后，均在目录上签字，移交目录双方分别保存。

(7)档案的借阅：档案借阅须履行严格手续，填写借阅申请单，经分管档案的负责人和档案管理员双人签字后方可借阅，借阅期已到，延期不还者每延期一天罚款50元，依次累计。

5、相关规定

（1）档案专兼职管理员变动，须办理相关关交接手续。档案鉴定5年进行一次。

（1）催交：创建安全社区委员会办公室对应归档的材料进行审查，对未及时归档、归档不齐者，限期在规定时间到期后一周内移交，对未及时归档、归档不齐者按社区部门工作目标责任书考核，兑现处罚。

6、档案管理记录

应根据本管理办法要求，结合办事处实际，统一设计办事处各级各类安全社区档案管理的相关记录

7、本管理办法自发布之日起试行，每年完善修正一次，每3年修订一次。

安全社区促进委员会