公司备用金管理制度

公司 备用金管理制度

1 目的意义

为了加强各个部门备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

2 适用范围

本制度适用于所有公司及相关部门。

3 责任

本制度由财务管理部负责本制度的管理和操作，各业务部门及相关人员配合本制度执行，财务管理部负责本制度的监督和检查。实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。

4 权限

本制度由财务管理部编制和审核，总经理会议审议，总经理批准实行。

5 定义

备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等小额、经常性、消耗性、事务性支付项目等以现金方式借用的款项。某项费用不是经常发生、不以现金结算或者费用的支付已经通过合同约定了明确的支付时间、支付方式，不在备用金定义的范畴，按现有制度的规定办理。

6 内容

6.1 员工需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式三联，(其中:先将三联由出纳处保存，第一联作为借款时记账用，第二联作为销账时记账用，第三联待销账后交由借款人作为销账凭据。)借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，由借款人签章，预计还款日期，按审批权限经部门主管和总经理审批，并由财务部主管审核手续完备后，向财务部出纳办理借款手续。。

6.2外地公出的差旅费借款，应填写“外地出差借款单”(一式三联，流转程序同“借款单”)，注明出差人数、事由、地点、估计天数，由借款人签章，按审批权限，经部门主管和总经理审批后，由财务主管审核手续完备后，向出纳办理借款手续。差旅费借款前款未清，不得再发生借款。

6.3借款使用后，应及时报销清账，一般在月底前结清（所借备用金除外）。如不能及时清账的，由财务管理部通知相关部门负责人，并由部门负责人说明情况并提供情况说明后准予跨月清账。

6.4借款人提供发票办理销账手续时，出纳应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应让支款人重新办理报销手续，并及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。 6.5因业务原因长期借用备用金的人员，,由财务部根据实际情况核定，以2000元为标准，超过2000元的需要该部门提供情况说明，由总经理签字批准；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。

6.6财务部出纳员应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

6.7借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部办事处发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部办事处将从下月起直接从借款人奖金中抵扣，不再另行通知。跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，冲销年借款。

7 附注

7.1本制度由公司财务管理部负责解释和修订。 7.2本制度自下发之日起实施。